Ylermi Yrittäjä haluaa yksinkertaistaa ostolaskujen käsittelyä sekä maksuun laittamista Yleisyritys Oy:ssä. Laskuja ei haluta kierrättää hyväksymiskierron kautta, vaan ohjelmaan saapuneet ostolaskut halutaan laittaa maksuun mahdollisimman vähillä klikkauksilla ja toimenpiteillä. Ylermi haluaa kuitenkin ilmoituksen sähköpostiinsa aina, kun Procountorissa on laskuja odottamassa maksua. Mitä vaihtoehtoja Ylermillä on tässä tilanteessa?
Taustatiedot:
Procountoriin saapuvien ostolaskujen tiedot tulee tarkistaa joka tapauksessa ennen kuin laskuja laittaa maksuun. Vastuu maksamisesta ja maksussa käytettävien tietojen oikeellisuudesta on maksajalla. Varsinaista hyväksymiskiertoa ei välttämättä tarvitse kuitenkaan kytkeä käyttöön, jos riittää, että yksi henkilö tarkistaa ja tarvittaessa korjaa laskujen tiedot.
Yleisyritys Oy:n tapauksessa halutaan kaiken kaikkiaan seuraavat asetukset:
- Aina, kun ohjelmaan saapuu ostolasku, saa Ylermi tästä ilmoituksen sähköpostiinsa.
- Ylermin kirjauduttua ohjelmaan voi hän kätevästi kerralla nähdä maksua odottavat ostolaskut, myös Kesken, Vastaanotettu tai Asiatarkastettu-tilassa olevat ostolaskut.
- Ylermi voi laittaa maksua odottavat ostolaskut kaikki kerralla halutessa maksuun, myös Kesken, Vastaanotettu tai Asiatarkastettu -tilassa olevat ostolaskut.
Ratkaisu:
Sekä yrityksen yleisissä asetuksissa että yrittäjän oman käyttäjätunnuksen ja henkilökohtaisen Procountor-näkymän asetuksissa tarvitaan muutamia määrityksiä.
Yleiset asetukset:
Aluksi Ylermi Yrittäjä, tai muu käyttäjä kenellä on kaikki oikeudet yrityksen perustietoihin, käy tekemässä seuraavat määritykset kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta:
- Käytä hyväksymiskiertoa Ostolaskuilla -kohdassa on täppä.
- Joko Asiatarkastaja 1 tai Hyväksyjä 1 -kenttään käydään valitsemassa Ylermin tiedot alasvetovalikosta. Tieto jommassakummassa kentässä riittää, molempia ei tarvita.
- Kohdassa ”Salli maksaminen vasta kun lasku on hyväksytty” ei ole täppää, sillä yritys haluaa laittaa maksuun myös suoraan laskuja, jotka ovat Kesken, Vastaanotettu tai Asiatarkastettu -tilassa.
Kaikki muut asetukset näkymälle tulee määrittää juuri yrityksen haluamalla tavalla eli sen mukaan, miten oikeassa käyttötapauksessa halutaan toimia.
Lisätietoja Hyväksymiskierron hallinta -näkymästä löytyy tästä artikkelista.
Käyttäjän omat asetukset:
Ylermi Yrittäjä asettaa Procountorissa kohdassa Ihmiskuvake (oikeassa yläreunassa) > Omat tiedot ja asetukset täpän kohtaan ”Haluan ilmoituksia esim. tarkastettavista laskuista”.
Tämän lisäksi Ylermi voi määrittää Procountorin etusivulle sellaisen widgetin kuin Maksamattomat ostolaskut. Maksamattomat ostolaskut -widgetissä näytetään maksamattomat ostolaskut, jotka ovat tiloissa Kesken, Vastaanotettu, Osittain maksettu, Hyväksytty ja Asiatarkastettu.
Jos widgetti ei ole jo valmiiksi etusivulla, saadaan se lisättyä etusivulle näin:
Painetaan etusivulla tervehdystekstin alla olevaa painiketta Muokkaa etusivua.
Valitaan haluttu widgetti ja raahataan se haluttuun kohtaan etusivulla.
Painetaan Tallenna ja sulje.
Widgetin kautta on mahdollista laittaa suoraan maksuun yksittäisiä laskuja valitsemalla siitä haluttu rivi ja klikkaamalla Maksaminen. Tämä painike vie laskun Maksaminen-näkymälle, jossa voidaan Maksa-painiketta painamalla tehdä maksu.
Huomioitavaa on kuitenkin jo aikaisemminkin mainittu tekijä, että laskun tiedot tulee tarkistaa ja tarvittaessa korjata ennen maksun tekemistä. Maksamattomat ostolaskut -widgetin kautta päästään suoraan Lasku-näkymälle halutessa painamalla Lasku-painiketta.
Maksamattomat ostolaskut -widgettiä voi olla kätevä käyttää silloin, jos Ylermi Yrittäjä käy Procountorissa usein eli esimerkiksi aina, kun saa sähköpostiviestin saapuneesta ostolaskusta. Widget ei mahdollista useiden ostolaskujen maksamista kerralla.
Yleisyritys Oy:llä oli tarve myös laittaa useita laskuja kerralla maksuun. Myös sellaisia laskuja, jotka ovat Asiatarkastettu-, Vastaanotettu- tai Kesken-tilassa. Ylermi Yrittäjän kannattaa tätä varten tallentaa itselleen valmiiksi sellainen hakunäkymä, jossa kaikki maksamista odottavat ostolaskut tullaan listaamaan. Haun lisääminen onnistuu seuraavasti:
- Mennään kohtaan Haku > Tositteiden haku.
- Tyhjennetään päivämäärä kohdasta ”Laskut välillä”.
- Asetetaan ”Haun tyyppi” -kohdasta tyypiksi Maksettavat laskut.
- Valitaan ”Tositelaji”-kohdasta tositelajiksi Ostolaskut.
- Tila-valikossa tulisi automaattisesti olla tämän jälkeen määriteltynä seuraavat tilat: Kesken, Vastaanotettu, Asiatarkastettu, Hyväksytty, Osittain maksettu.
- Klikataan Tallenna haku, nimetään haku halutulla tavalla ja klikataan OK.
Tallennettu haku löytyy jatkossa vasemman reunan Haku-valikon alta alimmaisena.
Kun Ylermi Yrittäjä valitsee kyseisen kohdan jatkossa, näkee hän suoraan jo valmiiksi haluttujen hakuehtojen mukaiset laskut hakutuloksissa. Laskut voidaan laittaa sitten maksuun joko yksitellen tai useita laskuja kerrallaan. Usean laskun maksaminen -toiminnolla maksettaessa on maksutapa aina Tilisiirto, eli esimerkiksi ulkomaanmaksuja ei kyseisen toiminnon kautta voida tehdä.
Huomioitavaa on myös tässä tapauksessa, että laskujen tiedot tulee tarkistaa ja tarvittaessa korjata ennen maksun tekemistä. Laskun tietoihin pääsee tältä näkymältä porautumaan tarvittaessa esimerkiksi klikkaamalla laskuttajan nimeä hakutuloksissa tai valitsemalla laskurivin aktiiviseksi ja painamalla Siirry > Lasku.