Yleisyritys Oy käyttää osalla myyntilaskuistaan ulkopuolista rahoitusta. Rahoitusyhtiönä tässä toimii Puro Finance eli Kassaturva. Ylermi Yrittäjä haluaa tietää, mitkä myyntilaskut ovat vielä tällä hetkellä avoimena näistä rahoitusyhtiöön toimitetuista laskuista ja kuinka suuri on tämä avoin saldo yhteensä. Miten Ylermi saa Procountorista tämän tiedon?
Ratkaisu:
Ylermi tarkistaa aluksi kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Rahoitussopimukset, mikä Kassaturvan rahoitussopimuksen numero on. Tämä tieto näytetään Sopimusnumero-sarakkeessa.
Seuraavaksi mennään kohtaan Haku > Tositteiden haku. Ylermi määrittää hakuehdot seuraavasti:
- Tyhjennetään päivämäärä kohdasta ”Laskut välillä”.
- Määritellään ”Haun tyyppi” -valikosta hakuehdoksi Laskut.
- Valitaan ”Tositelaji”-valikosta hakuehdoksi Myyntilaskut.
- Valitaan ”Tila”-valikosta hakuehdoksi ne tilat, mitkä liittyvät avoimiin myyntilaskuihin: Lähettämätön, Lähetetty, Hyväksytty ja Osittain maksettu.
Lisäksi Klikataan auki Tarkennettu haku -valikko ja valitaan ”Rahoitussopimus”-alasvetovalikosta Kassaturvan rahoitussopimus hakuehdoksi.
Klikataan Hae laskut.
Tämä tuo hakutuloksiin ne laskut, jotka kyseisellä hetkellä ovat avoimena ohjelmassa ja joilla on käytetty Kassaturvan rahoitussopimusta. Jos laskut ovat kokonaan avoimena, vastaa kirjanpitoarvo avointa saldoa ja Ylermi Yrittäjä näkee kokonaissumman näkymän alalaidasta.
Hakutulokset voi myös ottaa Exceliin valitsemalla Tulostettava listaus > Suppea Export -tuloste -tulosteen. Siinä näkyy laskujen avoin saldo omassa sarakkeessaan. Excelissä saldon voi kätevästi laskea sitten yhteen. Tämä vaihtoehto on erityisen toimiva, jos laskut ovat Osittain maksettu -tilassa, sillä laskujen kirjanpitoarvo ei silloin vastaa avointa saldoa.
Lisätietoja Procountorin tämän hetkisestä logiikasta avointen myyntilaskujen hakuun liittyen:
Procountorissa kohdassa Haku > Tositteiden haku löytyy Tarkennettu haku -valikon kautta hakuehto Rahoitussopimus. Jos siitä valitaan haluttu rahoitussopimus ja klikataan Hae laskut, tulee hakutuloksiin listaus laskuista, joissa kyseistä rahoitussopimusta on käytetty. Aivan siis, kuten yllä kerrottiin.
Tämä hakuehto ei kuitenkaan toimi silloin, jos haun tyypiksi ”Haun tyyppi” -valikosta määritellään Avoimet laskut. Eli suoraan ei voida Procountorissa hakea avoimia myyntilaskuja käyttäen rahoitussopimusta hakuehtona. Jos määritellään haun tyypiksi Avoimet laskut, on siis mahdollista nähdä vain kaikki avoimet laskut, mukaan lukien ne laskut millä on käytetty rahoitussopimusta ja ne millä ei ole.
Tästä johtuen, jos halutaan hakea avoimet laskut, joilla on käytetty rahoitussopimusta, joudutaan ”Haun tyyppi” -valikosta valitsemaan Laskut ja määrittää laskujen tilan avulla se, että hakutuloksiin tulee vain avoimia laskuja. Tämä hakutapa toimii vain, jos halutaan tietää sen hetkinen tilanne, eli ei esimerkiksi, jos haluttaisiin tietää menneisyydessä ajankohtana x avoimena olleet laskut, joilla on käytetty rahoitussopimusta.