Kerttu Kirjanpitäjä on tekemässä asiakasyrityksensä tilinpäätöstä. Kertulla on tapana tarkistaa ja varmistaa tilinpäätöshetken ostovelkojen tilanne ja oikeellisuus siten, että hän vertaa toimittajakohtaisia avoimien ostolaskujen listoja koko yrityksen avointen ostolaskujen yhteissaldoon. Tällä kertaa Kerttu huomaa, että avointen ostolaskujen yhteissaldossa on eroa toimittajakohtaisiin ostolaskujen listojen yhteenlaskettuun kokonaissaldoon. Mistä ero johtuu, ja miten Kerttu voi korjata tilanteen?
Ratkaisu:
Kerttu katsoo ensin avointen laskujen kokonaistilannetta valitsemalla Procountorin päävalikosta Haku > Avoimet ostot. Avoimia ostolaskuja on viisi kappaletta, ja ne muodostavat kokonaissaldon 5 557,50 euroa:
Kerttu on valinnut hakuehtojen päivämäärätakarajaksi tilikauden viimeisen päivän (tässä tilanteessa 31.12.2020), jotta hakutuloksiin ei tule mukaan vuoden 2021 puolelle päivättyjä, avoimia ostolaskuja. Kerttu voi käyttää myös Tarkennettu haku -osiosta löytyvää Maksutapahtumat saakka -hakuehtoa, jonka avulla maksutapahtumat huomioidaan vain annettuun päivämäärään saakka:
Seuraavaksi Kerttu siirtyy katsomaan toimittajakohtaisia avoimien laskujen listauksia. Kerttu valitsee päävalikosta Rekisterit > Toimittajarekisteri, ja valitsee toimittajan listasta.
Toimittajan perustiedot -näkymän yläpalkissa on Hae laskut -painike, josta pääsee siirtymään toimittajakohtaiseen avointen laskujen listaan:
Toisen toimittajan kohdalla tilanne on Kertun tarkistuksissa oikein, mutta Toimittajan A kohdalla jostain syystä toimittajakohtaiseen listaukseen tulee vain kaksi laskua, vaikka yleisestä avoimien ostolaskujen listauksesta päätellen laskuja pitäisi olla kolme:
Toimittajan A laskujen yhteissumma toimittajarekisterin kautta katsottuna on 1 982,50 euroa, Toimittaja B:n vastaava summa puolestaan 2 875,00 euroa. Yhteensä nämä tekevät 4 875,50 euroa, missä on 700,00 euron verran eroa avoimien ostolaskujen kokonaissaldoon, 5 557,50 euroa. Toimittajan A rekisterilistasta puuttuva lasku on suuruudeltaan 700,00 euroa. Laskuja ja toimittajia voi tilanteesta riippuen olla huomattavasti enemmänkin, mutta sama perusperiaate pätee myös tällöin.
Kerttu voi korjata tilanteen käyttämällä Tositteiden haun Lisää toimintoja -painikkeen alta löytyvää Kohdista liikekumppanille -valintaa, kun hän on ensin hakenut esille tämän kohdistumattoman laskun normaalisti Tositteiden haun kautta:
Kerttu valitsee halutun toimittajan, ja kohdistaa laskun tälle toimittajalle:
Kun Kerttu menee tämän jälkeen tarkastelemaan tilannetta uudestaan toimittajarekisterin kautta toimittajakohtaisesta avointen laskujen listauksesta, on vastikään kohdistettu lasku täällä mukana, oikean liikekumppanin alla. Kerttu saa näin varmuuden ja selkeyden tilinpäätöstilanteen reskontraan, ja kaikki laskut on raportointiakin hyödyttäen varmasti kohdistuneet oikeille toimittajille.
Verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta tulleiden laskujen kohdistumattomuuden tai virheellisen kohdistumisen taustaan ja syihin voi perehtyä tarkemmin tämän ohjeen avulla.