Kerttu Kirjanpitäjä on tekemässä asiakasyrityksensä tilinpäätöstä. Kerttu tarkistaa avoimien myynti- ja ostolaskujen listausta vertaamalla laskujen yhteissaldoa myyntisaamis- ja ostovelkatilin saldoihin. Ostojen kohdalla saldot täsmäävät, mutta myyntien kohdalla on eroa. Mistä tällainen ero voi johtua, ja miten siihen päästään kiinni?
Kerttu on hakenut avoimet myyntilaskut esille valitsemalla Procountorin päävalikosta Haku > Avoimet myyntilaskut. Kerttu on asettanut Tositteet välillä -kenttään loppupäiväksi tilikauden viimeisen päivän (tässä tapauksessa 31.12.2020), jotta mukaan tulee vain päätettävän tilikauden myyntilaskut:
Samoin Kerttu on käyttänyt Tarkennettu haku -osiosta löytyvää Maksutapahtumat saakka -hakuehtoa, jotta seuraavan tilikauden puolella tulleita maksusuorituksia ei huomioida reskontralistaa muodostettaessa:
Näillä hakutuloksilla esiin tulee kuusi myyntilaskua, joiden yhteissumma on 10 264,08 euroa:
Kun Kerttu tarkastaa myyntisaamistilin saldon Kirjanpitotilit ja viennit -raportin (jolle siirrytään valitsemalla päävalikosta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit) kautta, on tilin 1700 saldossa eroa myyntilaskujen yhteissummaan:
Kerttu on tarkistanut, ettei myyntilaskujen kirjauksia ole tehty millekään toiselle myyntisaamistilille, tai muutenkaan muille mahdollisille tilinumeroille. Mistä ero voi siis johtua?
Kun Kerttu käy tarkemmin läpi kyseiset myyntilaskut, huomaa hän seuraavaa: yhden myyntilaskun kirjanpitosivun Tositepvm-kenttään on syötetty 01.01.2021, jolloin laskun kirjanpitotilivaikutus menee seuraavan tilikauden puolelle:
Tämä tarkoittaa sitä, että kyseisen laskun saldo ei näy tilikauteen 2020 rajatussa haussa Kirjanpitotilit ja viennit -raportilla, vaan laskun kirjanpitovaikutus tulee näkyville raporteilla vasta 1.1.2021.
Myyntilaskun laskunäkymällä oleva Laskun päivä -kenttä puolestaan määrittää sen, millä hakuehdoilla kyseinen lasku nousee avointen myyntilaskujen listaukseen:
Kerttu muuttaa joko laskun päivää tai kirjanpidon tositepäivää riippuen siitä, kumman muutos on oikein ja tarpeen kyseisen laskun kohdalla. Kun päivämäärät muutetaan samaksi, ei tilikauden viimeiselle päivälle synny enää eroa kirjanpitotilin saldon ja avointen myyntilaskujen listauksen yhteissaldon välillä.
Sama periaate käy toteen myös ostolaskujen kohdalla, jos laskun päivä ja kirjanpidon tositepäivä eroavat toisistaan.