Mikä on tase-erän tunniste?
Tase-erätunniste voi olla vapaamuotoinen, numeroita ja kirjaimia sisältävä yksilöllinen tunnus. Tunnisteiden avulla voidaan seurata kirjanpidon tilin saldossa olevien eri kohteiden avoimia saldoja. Tunnisteiden käyttäminen taseen kirjanpitotilien kirjanpidon tapahtumilla helpottaa tase-erittelyiden tekemistä. Tase-erittelyn Hae avoimet tase-erät -haku hakee kaikki tilillä käytetyt vientien tunnisteet ja laskee niitä vastaavat avoimet taseen saldot. Tase-erän tunniste otetaan käyttöön Käyttöasetuksissa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Tase-erät kirjanpidon vienneillä.
Käyttöönoton jälkeen Tase-erä-kenttä näkyy kirjanpidon näkymillä ja tiliotteen oletustiliöinneillä. Tase-erän tunnisteita ylläpidetään Tase-erätunnisterekisterissä.
Tase-erätunnisterekisteri
Tase-erätunnisterekisteri (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tase-erätunnisterekisteri) on luotu helpottamaan tase-erien käyttöä ja hallintaa. Rekisterissä käyttäjä voi luoda uusia tase-erätunnisteita, nimetä uudelleen, passivoida tai poistaa olemassa olevia tase-erätunnisteita. Tase-erätunnisterekisteri näkyy Kirjanpidon tiedot-valikossa, vaikka tase-erätunnistetta ei olisi asetettu käyttöön kirjanpidon näkymille.
Tase-erätunnisterekisteri-näkymä
Tase-erätunnisterekisterin sarakkeet
- Tase-erän nimi
- Vapaamuotoinen, voi sisältää numeroita ja kirjaimia
- Aktiivisuus
- Tarpeettomaksi käyneet tase-erätunnisteet voidaan asettaa passiiviseksi poistamalla tämä valinta
- Käyttömäärä
- jos tase-erätunnistetta on käytetty, sitä ei voi enää poistaa
- Lisätietoja
- vapaamuotoinen tietokenttä
- Laatija, luontiajankohta, muokkauksen tekijä, muokkausajankohta
- Ohjelma tekee merkinnät tallennuksen yhteydessä
- Vanhat tase-erätunnisteet, jotka on luotu järjestelmässä ennen rekisterin julkaisua eivät sisällä laatijatietoja
Tase-erätunnisteen luominen
Uusi tase-erätunniste luodaan Uusi Tunniste-painikkeella. Uuden tunnisteen luonnissa tulee nimen olla uniikki. Erilaiset variaatiot nimestä isoilla ja pienillä kirjaimilla käsitellään samana tase-erätunnisteena. Tunnisteen uudelleen nimeämisessä uusi nimi päivitetään kaikkialle, myös suljetuille seurantajaksoille ja tilikausille. Tämä mahdollistaa mm. virheellisen tase-erätunnisteen nimen korjaamisen.
Tase-erätunnisteiden tuonti CSV-tiedostolla
Tase-erätunnisteita on mahdollista tuoda tase-erätunnisterekisteriin CSV-tiedostolla.
Tuonti tapahtuu Tuo-painikkeella. Painikkeen pudotusvalikosta voi valita myös mallitiedoston, jota voidaan käyttää tuodessa tase-erätunnisteita rekisteriin.
Tuonnissa vaadittavat kriteerit:
- Nimi ei saa olla jo olemassa rekisterissä
- Tuontitiedostolla ei voi tuoda €-merkkiä
- Nimen enimmäispituus on 255 merkkiä
- Tuotitiedostossa voi olla enintään 100 tase-erätunnistetta
- Tuontitiedoston pitää olla csv-muotoinen
Tase-erätunnisteen passivointi ja poistaminen
Rekisterissä on mahdollista poistaa tase-erätunniste vain, jos sitä ei ole käytetty ja jos sitä ei ole lisätty tiliotteen oletustiliöinteihin. Muissa tapauksissa voidaan poistamisen sijaan tase-erätunniste passivoida. Passivoitu tase-erätunniste ei tule näkyviin tase-eräkentän pudotusvalikossa kirjanpidon näkymillä. Passivoitua tase-erätunnistetta ei ole mahdollista tallentaa kirjanpidon vienneille.
Tase-erätunniste-kentän pudotusvalikko
Tase-erätunniste-kentän pudotusvalikko auttaa valitsemaan oikean tase-erätunnisteen ja vähentää mahdollisten virheiden määrää tase-erätunnisteen nimissä, kun sen saa valittua pudotusvalikosta.
Pudotusvalikossa on kaksi otsikkoa: Suositut ja Kaikki.
- Suositut-otsikon alla löytyvät kaikkein käytetyimmät tase-erätunnisteet ja tästä on helppoa valita usein käytetyt tase-erätunnisteet.
- Kaikki-otsikon alla näkyvät kaikki tase-erätunnisteet.
Tunnisteen valinta
Tase-eräkenttään voi alkaa kirjoittamaan halutun tase-erätunnisteen nimeä ja valita sitten haluttu nimi pudotusvalikosta tai nimen voi etsiä suoraan pudotusvalikosta. Tietenkin on myös mahdollista kirjoittaa nimi kokonaisuudessaan kenttään.
Uusi tase-erätunniste
Tase-eräkentässä on mahdollista luoda uusi tase-erätunniste, joka sitten tallentuu tase-erätunnisterekisteriin. On hyvä huomata, että toisen käyttäjän luoma uusi tase-erätunniste saattaa näkyä pudotusvalikossa n. 10 minuutin viiveellä, johtuen tietokannan tallennussyklistä. Kirjanpidon näkymillä pudotusvalikossa näytetään tase-erätunnisteita 20 000 kpl asti, tiliotteen oletustiliöinneissä näytettävien tase-erätunnisteiden määrä on 5 000 kpl asti.
Tunnisteen passivointi ja poistaminen
Tase-erätunnisteen passivointi ja poistaminen on mahdollista tehdä vain tase-erätunnisterekisterissä (Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tase-erätunnisterekisteri).
Passivoi-painikkeella on mahdollista passivoida useampi tase-erätunniste samaan aikaan.
Tase-erätunnisterekisteri ja pudotusvalikko toimivat myös konsernilaskennassa.
Tase-erätunnisteen käyttösuositus
Tase-erätunnisteen käytöstä on mahdollista asettaa muistutus kirjanpidon näkymille ja tallennustyökaluun. Tase-erätunnisteen käyttösuosituksen saa käyttöön vain uusia tilikarttoja käyttävillä ympäristöillä, eli jos yrityksellä on pääsy Tilikartta (uusi) näkymälle.
Tase-erätunnisteen käyttösuositus tasetilille pitää ottaa käyttöön kahdessa eri paikassa:
- Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Tase-erät kirjanpidon vienneillä > Näytä huomautus tase-erätunnisteen käytölle
- Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikartta (uusi) > Tasetilien asetukset tase-erittelylle > Tase-erätunnisteen käyttösuositus. Käyttösuosituksen voi laittaa tieleille, joille on valittu käytettäväksi Hae avoimet tase-erät asetus
Tase-erätunniste tase-erittelyllä
- Tase-erätunnisteelle on oma sarake tase-erittely näkymällä. Sarakkeessa näkyy tase-erätunniste erikseen manuaalisen tai automaattisen erittelyn jälkeen
- Tase-erätunniste sarake näyttää tase-erätunnisteen vain Hae avoimet tase-erät, Hae viennit ja Tuo ed. tilikauden tase-erittely toimintojen kanssa
- Tuo ed. tilikauden tase-erittely toiminnon käytön jälkeen tilillä näkyy tase-erätunnisteen omassa sarakkeessaan, jos vienneille on laitettu tase-erätunniste
- Jos käytetään Yhdistä rivit toimintoa, uudella yhdistetyllä rivillä ei näy tase-erätunnistetta
Tase-erän tunniste hakutekijänä
Tase-erätunniste hakutekijänä on näkyvillä vain uusia tilikarttoja käyttävillä ympäristöillä, eli jos yrityksellä on pääsy Kirjanpidon raportit (uusi) näkymälle.
Tase-erätunniste hakutekijänä voi löytää Kirjanpito > Kirjanpidon raportit (uusi) > Pääkirja > Lisävaihtoehdot -kohdasta.
Tase-erän tunnisteet kirjanpidon vienneillä-kohdassa on kolme erilaista tase-erätunnisteen hakua pudotusvalikossa:
- Viennit tileillä, joilla on tase-erätunnisteen käyttösuositus
- Viennit, joilla on tase-erätunniste
- Viennit joilta puuttuu tase-erätunniste
Yksittäistä tase-erätunnistetta voi hakea kohdassa Lisävaihtoehdot > Tase-erätunnisteet: Haku halutuille tase-erätunnisteille, josta voi valita halutut tase-erätunnisteet.
Huomio koskien tase-erän tunnistetta Jaksotustyökalun kautta muodostetuilla muistioilla
Kesällä 2021 toteutettiin muutos siihen, millä tavoin tase-erän tunnisteet muodostuvat automaattisesti muistioille, joita muodostetaan jaksotustyökalun avulla.
Procountorissa kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset on mahdollista tehdä siis valinta, käytetäänkö tase-erän tunnisteita tositteiden kirjanpitosivulla vai ei. Valinta tase-erän tunnisteiden käytöstä tehdään asettamalla täppä kohtaan "Näytetäänkö kirjanpitosivulla tase-erien tunnistetiedot".
Aikaisemmin, vaikka yrityksen käyttöasetuksissa ei ollut tätä asetusta tase-erän tunnisteiden käytöstä määriteltynä, muodostui jaksotusmuistioille silti piiloon taustalle tase-erän tunniste, jossa mainitaan tositelaji ja alkuperäinen laskunumero, mihin jaksotus tehtiin. Vaikka tase-erän tunniste ei näkynyt muistion rivitiedoissa, on ollut mahdollista tehdä tase-erittelyä käyttäen Hae avoimet tase-erät -toimintoa, sillä jaksotusmuistioilla on tämä tieto ollut kuitenkin olemassa.
Nykyisin taas Procountor vaatii sen, että käyttöasetuksissa on sallittuna tase-erän tunnisteiden näkyminen, jotta jaksotusmuistioille muodostuu tase-erän tunniste automaattisesti. Tase-erän tunnistetta ei enää muodostu jaksotusmuistioille, jos käyttöasetuksissa ei ole täpättynä kohtaa "Näytetäänkö kirjanpitosivulla tase-erien tunnistetiedot" muistioiden muodostushetkellä. Jos tase-erän tunnistetta ei ole tositteen tiedoissa, ei ole mahdollista eritellä tällaista tositetta tase-erittelyssä Hae avoimet tase-erät-toimintoa käyttäen. Muita vaihtoehtoja erittelyyn on edelleen mahdollista käyttää normaalisti, kuten Hae viennit -toimintoa.