Teppo työntekijä ihmettelee, miksi perintä- ja viivästyskulut eivät muodostu automaattisesti asiakkaiden laskuille, eikä Perintä- ja viivästyskuluraportille nouse mitään tietoja.
Syy ja ratkaisu:
Procountorissa on mahdollista ottaa käyttöön automaattinen perintä- ja viivästyskulujen laskenta, jonka myötä ohjelma laskee automaattisesti kertyvät kulut myöhässä maksetuista laskuista ja ehdottaa niitä lisättäväksi kyseisen asiakkaan seuraavalle laskulle.
Jotta ohjelma osaa laskea viivästyskuluja taustalle, tulee viivästyskulujen tuote olla valittuna käyttöasetusten Perintä- ja viivästyskulut -osiossa. Ja kun myyntilasku menee tilaan Maksettu/Maksettu muualla (ja Maksettu myöhässä), niin tässä vaiheessa ohjelma ottaa talteen tiedot viivästyskuluista ja vasta tämän jälkeen tiedot voi tulla sitten seuraavalle laskulle.
Tässä tulee kuitenkin huomioida se, milloin nuo perintä- ja viivästyskulu tuotteet on perustettu kyseiseen ympäristöön. Jos tuotteet on perustettu vasta jälkikäteen, ei laskentaa ole tätä ennen laadittujen laskujen osalta tapahtunut, vaikka Perintä- ja viivästyskulujen Onko automaattinen perintä- ja viivästyskulujen käsittely päällä? -valinta onkin ollut jo tätä ennen rastitettuna käyttöasetuksissa.
Kun ohjelman automaattinen laskenta kerää tietoja viivästyskuluista talteen, niin taustalle muodostetaan valmis laskurivi, joka sitten voidaan viedä seuraavalle laskulle, eli siinä on valmiina mukana viivästyskulujen tuote. Näin ollen, jos tuotetta ei ole määritetty, ei taustalle muodostu viivästyskulu-riviä.
Kun tuote on määritetty, tulisi jatkossa laadittavista laskuista muodostua viivästyskulurivit ohjelman taustalle. Jos laskuja maksetaan myöhässä, niin näitä sitten ehdotetaan lisättäväksi asiakkaiden seuraaville laskuille.
Tulee myös ottaa huomioon, että joukkolasku- toiminnon kautta muodostetuille myyntilaskuille ei tuoda automaattisia perintä- ja viivästyskuluja. Sekä se, että jos Perintä- ja viivästyskulujen asetuksissa Laskettavan viivästyskoron minimisumma- kohdassa arvo on liian pieni verrattuna laskujen viivästyneistä maksuista laskettujen kulujen summiin, ei viivästyskuluja tällöin kerry.
Ratkaisu:
Automaattisen perintä- ja viivästyskululaskennan käyttöönoton ensimmäinen vaihe on perintä- ja viivästyskulujen tuotteiden perustaminen myyntien tuoterekisteriin ja seuraava vaihe on aktivoida Onko automaattinen perintä- ja viivästyskulujen käsittely päällä? -valinta käyttöasetusten Perintä- ja viivästyskulujen asetukset -osiossa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset).
Jotta ohjelma osaa laskea viivästyskuluja taustalle, tulee myös viivästyskulujen tuote olla valittuna Käyttöasetusten Perintä- ja viivästyskulut –osiossa.
Tulee kuitenkin huomioida se, milloin perintä- ja viivästyskulujen tuotteet on perustettu kyseiseen ympäristöön. Jos tuotteet on perustettu vasta jälkikäteen, ei laskentaa ole tätä ennen laadittujen laskujen osalta tapahtunut, vaikka Perintä- ja viivästyskulujen Onko automaattinen perintä- ja viivästyskulujen käsittely päällä? -valinta olisi ollut jo tätä ennen käyttöasetuksissa valittuna.
Teppo Työntekijän tapauksessa ongelma löytyi tuoterekisterin tiedoista.
Tuoterekisteristä on nähtävissä, että tuotteet on tallennettu ympäristöön seuraavin aikaleimoin:
- Viivästyskorko- tuote on luotu tuotekortin mukaan: 1.6.2021
- Maksumuistutus- tuote on luotu tuotekortin mukaan: 1.6.2021
Esimerkkinä asiakkaan X Myyntilasku nro. X.
Tässä Perintä- ja viivästyskulujen tuotteet on perustettu 1.6.2021, eli vasta sen jälkeen, kun kyseinen lasku on asetettu 1.4.2021 Maksettu muualla- tilaan.
Kun myyntilasku menee tilaan Maksettu/Maksettu muualla (ja Maksettu myöhässä), niin tässä vaiheessa ohjelma ottaa talteen tiedot viivästyskuluista ja vasta tämän jälkeen tiedot voi tulla sitten seuraavalle laskulle.
Kun ohjelman automaattinen laskenta kerää tietoja viivästyskuluista talteen, niin taustalle muodostetaan käytännössä valmis laskurivi (joka sitten voidaan viedä seuraavalle laskulle), eli siinä on valmiina mukana viivästyskulujen tuote. Näin ollen, jos tuotetta ei ole määritetty, ei taustalle muodostu viivästyskulu-riviä.
Eli näiden tietojen perusteella vaikuttaisi siltä, että tuotteet olisi tallennettu vasta jälkikäteen, joka estää perintä ja viivästyskulujen nousemisen laskuille, sekä Perintä- ja viivästyskuluraportille.
Kun tuotteet on määritelty tuoterekisteriin, niin laadittavista laskuista tulisi jatkossa muodostua viivästyskulurivit ohjelman taustalle, jos laskuja maksetaan myöhässä ja näitä sitten ehdotetaan lisättäväksi asiakkaiden seuraaville laskuille.