Ohjeet uudelle käyttäjälle
Avaa ohje suuremmaksi tästä!
Ohjeen polkua seuraamalla saat Procountorin käyttövalmiiksi. Ohjeeseen on upotettu linkit polun jokaiseen vaiheeseen.
Vinkki: Suosittelemme ohjeen jakamista muillekin organisaatiosi käyttäjille. Procountor Taloushallinnossa käyttäjätunnukset ovat veloituksettomia.
Oletko uusi tilitoimiston käyttäjä? Siirry tilitoimistokäyttäjän lisäohjeisiin tästä linkistä.
Ohjevideot: Helppo aloitus Procountorin käyttöön
Osa 1. Kirjaudu sisään
Ohjevideossa käymme läpi, miten saat kirjautumistunnukset Procountoriin ja miten kirjautuminen ohjelmaan tapahtuu.
Osa 2. Perustiedot
Ohjevideossa käymme läpi, miten lisäät yrityksesi pankkitilitiedot ja asetat sopivat käyttöasetukset Procountoriin. Lisäksi tarkistamme verotustiedot, lisäämme tilikaudet sekä käymme läpi ohjelman ALV-oletukset.
Osa 3. Luo rekisterit
Ohjevideossa käymme läpi, miten asiakas- ja tuoterekisterit luodaan Procountoriin.
Osa 4. Vinkkejä
Ohjevideossa käymme läpi, miten palkanmaksutiedot asetetaan Procountorissa, mistä löytyy pankkiyhteysvaltuutukset ohjekirjassa sekä miten lisätään uusia käyttäjiä ohjelmaan. Lisäksi lisäämme Procountoriin uusia käyttäjiä ja tarkistamme mistä Procountorin laskut löytyvät.
Ensimmäinen kirjautuminen
Käyttäjätunnuksesi perustaa yritys tai tilitoimiston edustaja, jolla on oikeus Procountorin käyttäjähallintaan. Kirjautumistunnukset toimitetaan sinulle sähköpostin ja tekstiviestin välityksellä tai vaihtoehtoisesti käyttäjätunnuksen perustaja välittää ne sinulle suoraan.
- Kirjaudut Procountoriin osoitteesta www.procountor.com ja valitsemalla yläriviltä Kirjaudu > Procountor.
- Ensimmäisellä kirjautumiskerralla tarvitset käyttäjätunnuksen (lähetetty sähköpostina) ja henkilökohtaisen salasanan (lähetetty tekstiviestinä).
- Varmista, että ponnahdusikkunat ovat sallittuna selaimessasi.
- Lataa puhelimeesi sovelluskaupasta Procountor Avain -mobiilisovellus, jolla vahvistat kirjautumisen Procountoriin. Vaihtoehtoisesti voit ottaa käyttöön kertakäyttösalasanalistan.
- Jatkossa Procountoriin kirjaudutaan käyttäjätunnuksen ja henkilökohtaisen salasanan lisäksi vahvistamalla kirjautuminen joko Procountor Avain -mobiilisovelluksella tai kertakäyttösalasanalla.
- Kuvalliset ohjeet ensimmäiseen kirjautumiseen: Ensimmäinen kirjautuminen
Ohjeita käyttöönottoon
Yrityksen Procountor-ympäristö on aluksi Koekäyttö-tilassa ennen tuotantokäyttöön siirtymistä. Koekäytön aikana on käytettävissä osittain rajoitettu määrä Procountorin toimintoja. Ympäristö poistuu koekäytöstä, kun sopimus Procountorin kanssa ympäristön siirtämisestä tuotantoon on tehty sopimuksessa ilmoitetulla päivämäärällä.
Ohjattu käyttöönotto ja käytön aloitukseen liittyvä ohjeistus
Voit käydä joko itse ohjeistuksen läpi tai tilitoimistosi voi hoitaa käyttöönottoon liittyvät asiat puolestasi. Näin varmistat ohjelman tehokkaan käytön. Käytön aloitukseen liittyvän ohjeistuksen löydät sähköisestä ohjekirjastamme:
Pankkiyhteysvaltuutus
Huolehdithan pankkiyhteysvaltuutuksen kuntoon. Maksatusta sekä tiliotteiden ja viitesuoritustietojen vastaanottamista varten tarvitaan toimiva yhteys pankin ja Procountorin välillä. Apua valtuutuksen täyttöön saat tilitoimistoltasi tai asiakaspalvelustamme.
Pankkitilin liittäminen Procountoriin on helppoa ja turvallista. Sinun tarvitsee vain toimittaa pankkikohtainen lomakepohja allekirjoitettuna pankkiin tai pankkeihin. Oman pankkisi lomakepohjat löytyvät ohjekirjastamme:
Tarkista asetukset
- Pankkitilinumero tulee olla lisättynä Procountoriin, jotta ohjelmassa voidaan luoda myyntilaskuja. Pankkitili lisätään ohjelman kohdassa: Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet
- Myyntilaskun pohjaa ja myyntilaskun numerointia on mahdollista muuttaa ohjelman kohdassa: Hallinta > Yrityksen tiedot > Laskupohjan asetukset
- Kun käytössä on automaattinen liikekumppaneiden perustaminen, ohjelma perustaa uudet asiakkaat ja toimittajat automaattisesti liikekumppanirekisteriin ensimmäisen laskun tallennuksen yhteydessä. Asetuksen saa käyttöön ohjelman kohdassa: Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Liikekumppaneiden perustaminen
- Oikean yläkulman Hahmo -ikonin takaa pääset Omat tiedot ja asetukset -näkymälle. Varmista, että yhteystietosi ovat oikein. Kohdassa sähköpostiviestit Procountorista, suosittelemme, että tilaat Procountorin uutiskirjeen. Uutiskirje sisältää ajankohtaista tietoa Procountorista mm. ohjelman uusista ominaisuuksista, veloituksettomista koulutuksista ja webinaareista.
Ilmoitukset uusista laskuista
Procountorista on mahdollista saada sähköposti-ilmoitus, kun sinulle on saapunut uusi ostolasku tarkastettavaksi.
Näin otat ilmoitukset käyttöön ohjelmassa
- Tallenna ajantasainen sähköpostiosoitteesi kohtaan Omat tiedot ja asetukset. Merkitse rasti kohtaan Ilmoitukset esim. tarkastettavista laskuista, jonka löydät Viestintäasetusten alapuolelta.
- Siirry Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle ja merkitse rasti kohtaan Käytä hyväksymiskiertoa - Ostolaskuilla. Valitse lisäksi oma käyttäjätunnuksesi Laskun asiatarkastaja -valikkoon.
- Jatkossa saat ilmoitukset tarkastettavista ostolaskuista sähköpostiisi. Sähköpostiviestit lähetetään osoitteesta no-reply@procountor.com.
Laskutuksen aloittaminen
Asiakasrekisterin ja tuoterekisterin käyttö mahdollistavat myynnin raportoinnin, jolloin sinun on mahdollista nähdä mistä yrityksesi myynti koostuu ja kuinka se jakautuu esimerkiksi tuotteittain ja asiakkaittain. Voit myös ryhmitellä tuotteitasi ja asiakkaitasi esim. yksityis- ja yritysasiakkaat. Rekisterit myös nopeuttavat laskutustasi jatkossa. Toki voit aloittaa laskutuksen myös ilman rekistereitä.
- Perusta asiakkaat asiakasrekisteriin ohjelman kohdassa Rekisterit > Asiakasrekisteri
- Voit tuoda asiakasrekisterin myös csv-muotoisena tiedostona
- Perusta tuoterekisteri ohjelman kohdassa Rekisterit > Myyntien tuoterekisteri
- Perusta kaikki laskuttamasi tuotteet tuoterekisteriin
Tämän jälkeen olet valmis laskuttamaan.
- Luo uusi myyntilasku ohjelman kohdassa Uusi > Myyntilasku
- Hae asiakas rekisteristä Hae asiakas -painikkeesta
- Siirry laskun luomiseen Luo uusi lasku -painikkeesta
- Hae tuotteet tuoterekisteristä Rivitiedot-osion Hae tuote -painikkeesta
Jos tarvitset apua myyntilaskun luomisessa, Käyttöapu Etusivun ylälaidassa opastaa laskun tekemisessä.
Olethan muistanut hankkia yrittäjän eläkevakuutuksen?
YEL-vakuutus eli yrittäjän eläkevakuutus on osa jokaisen yrittäjän sosiaaliturvaa. Vakuutus kannattaa ottaa heti, kun vakuuttamisvelvollisuus täyttyy, mutta pakollinen viimeistään kuuden kuukauden kuluessa yrittäjän eläkelain mukaisen toiminnan aloittamisesta. Aloittavana yrittäjänä saat YEL-maksuusi automaattisesti 22 %:n alennuksen ensimmäiseksi neljäksi vuodeksi!
Ostolaskujen käsittely
Ostolaskut saapuvat sähköisesti Procountoriin ja pääset tarkastamaan, hyväksymään ja maksamaan niitä ohjelmasta suoraan.
- Löydät ostolaskut Etusivun Tarkastettavat laskut -osiosta.
- Tarkastaminen ja hyväksyminen
- Ostolaskun laadinta
Uuden käyttäjän lisääminen Procountoriin
Procountor Taloushallinto -tuoteversioissa käyttäjätunnukset ovat maksuttomia. Täältä pääset tutustumaan siihen, miten pystyt lisäämään käyttäjiä ja muokkaamaan käyttäjäoikeuksia halutuille henkilöille:
Procountor -mobiilisovellus
Procountor mobiilisovellus on Procountorin mobiiliversio, joka säästää aikaasi taloudenhallinnossa. Saat kuittihallinnan, matka- ja kululaskut sekä ostolaskut kaikki samassa helppokäyttöisessä sovelluksessa.
Ohjelman käyttötuki
Koulutukset ja ohjeet
Seuraavista linkeistä löydät yrityskäyttäjien veloituksettomat etäkoulutukset, Procountorin ohjekirjan sekä ohjekirjasta löytyät ohjevideot:
Asiakaspalvelu
Ohjelmiston käyttöön liittyvissä kysymyksissä voit olla suoraan yhteydessä asiakaspalveluumme yhteydenottolomakkeella tai puhelimitse.
- Asiakaspalvelun yhteydenottolomake
- 020 787 9840 ma-to 8.30-16, pe 8.30-14
Uuden käyttäjän tärkeimmät lisäpalvelut
- Tutustu Procountor -mobiilisovellukseen, joka on kehitetty helpottamaan ja tehostamaan yrittäjän taloudenhallintaa sijainnista riippumatta. Sovelluksella voit muun muassa kuvata kuitteja, laatia matka- ja kululaskuja sekä hyväksyä ja maksaa laskuja.
- Procountor Tili -palvelu on yrityspankkitili, jonka avulla säästät helposti pankkikuluissa.
- Kassaturva on laskurahoitus- eli factoring-palvelu, jonka avulla yritys pystyy rahoittamaan kaiken kokoiset myyntisaatavat. Lähettämällä laskusi Kassaturvalla, saat rahat myyntilaskuistasi heti tilillesi.
- Allekirjoitus on sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka avulla voit helposti lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi.
- Laadi sopimukset helposti ja nopeasti valmiiden asiakirjojen ja pikavalintojen avulla Sopimuskoneella.
Saatavilla oleviin lisäpalveluihin pääset tutustumaan myös Procountorin oikean ylälaidan Procountor Store-painikkeesta.
Ohjelmistointegraatiot
Procountoriin voi liittää erilaisia ohjelmistoja ja automatisoida tiedonsiirtoa ohjelmistojen välillä. Katso, mitä valmiita integraatioita Procountoriin on toteutettu tai pyydä yhteydenottoa integraatio-osaajiltamme täältä: