Ohjeita uudelle tilitoimistokäyttäjälle

Muistilista uuden asiakkaan perustamista varten

Ympäristön perustaminen

1. Perusta ympäristö Procountoriin, lisää yrityksen käyttäjät ja määrittele heille käyttöoikeudet. Lisätietoja saat ohjekirjan artikkelista Ympäristön perustaminen.
   1. HUOM! Valitse ennen perustamista Tilitoimiston oma ympäristö käyttöösi, jotta ympäristö kirjautuu tilitoimistosi alle.
   2. Ympäristö tulisi perustaa viimeistään siinä vaiheessa, kun tilaus on lähetetty asiakkaalle / allekirjoitettu.
   3. Lisää asiakas ympäristöön. Mikäli sovitte asiakkaan lisäämisestä ympäristöön vasta myöhemmin, huolehdithan, että ympäristöön saapuvat laskut maksetaan käyttäjän toimesta tai toimitetaan asiakkaalle.
2. Täytä pankkiyhteysvaltuutus ja pyydä siihen asiakkaan allekirjoitus. Toimita pankkiyhteysvaltuutus tämän jälkeen pankkiin.
3. Kirjautuessasi ensimmäisen kerran Procountoriin, avautuu sinulle Ohjatun käyttöönoton tehtävälista -toiminto, joka auttaa ohjelman käyttöönotossa.  Huomioithan myös seuraavat asiat uuden ympäristön perustamisessa.
   1. Lisää yrityksen pankkitilitiedot Procountoriin kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Pankkiyhteydet.
   2. Täytä verotustiedot kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Verotustiedot.
   3. Tarkista varmenne asetukset Tulorekisteriin ja Verohallintoon ilmoittamista varten.
   4. Laadi toimittajailmoitus verkkolaskujen vastaanotosta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet.
   5. Löydät lisäohjeita uudelle käyttäjälle täältä.

 

Tilauksen tekeminen

1. Laske asiakkaalle sopiva hinnoittelupaketti tarjouslaskurilla.
2. Täytä Procountorin tilauslomake ja lähetä se asiakkaalle allekirjoitettavaksi.

 

Tilauksen allekirjoittaminen asiakkaan puolesta

Jos allekirjoitat tilauksen asiakkaan puolesta, tee siitä aina valtakirja asiakkaan kanssa (valmiin pohjan löydät Procountorin tilitoimistotyökalujen tiedostopankista: (Procountor-sopimuspohjat > Procountor_valtakirjapohja).

Valtakirjalla asiakas antaa tilitoimistolle valtuuden tilata ohjelma asiakkaan puolesta. Säilytä valtakirja tai toimita se tilauksen tekemisen jälkeen osoitteeseen hallinto@procountor.com.

Allekirjoitetun valtakirjan avulla voit turvata myös tilitoimistosi asemaa mahdollisen riitatilanteen sattuessa.

Huomioithan, mikäli tilitoimisto allekirjoittaa sopimuksen ilman valtakirjaa ja asiakas kiistää sopimuksen, veloitetaan aiheutuneet kulut täysimääräisesti tilitoimistolta.

 

Kirjanpidon aloittaminen Procountorissa

1. Aseta oletustiliöinnit: Procountor muodostaa kirjanpitosivuja automaattisesti oletustiliöintien mukaisesti. Kaikki tositteet ovat jo tiliöity, kun ne on tallennettu ohjelmaan.

   • Esim. myyntilaskun oletustiliöinti on 1700 Myyntisaamiset / 3000 Myynnit, oikealla viitteellä saapunut suoritus kuittaa myyntilaskun maksetuksi. Ostolaskun oletustiliöinti on 8450 Muut hallintokulut / 2880 Maksuliikennetili. Kun ostolasku maksetaan Procountorista, ostolasku kuittaantuu maksetuksi tiliotteen vastaanottamisen myötä.

2. Tallenna vertailutiedot ja alkusaldot. Tallenna tuloslaskelman ja taseen saldot edellisen tilikauden viimeiselle päivälle. Saldot tuodaan muistiotositteella, joka voidaan laatia suoraan Procountorissa kohdassa Kirjanpito > Tallennustyökalu.

   • Muistioiden laatiminen sujuu helposti Tallennustyökalun avulla, jolla voit syöttää useita kirjanpitovientejä sekä tositteita ja niihin liittyviä dimensiointeja. Tallennustyökalun Liitä vientejä -toiminnolla voit tuoda kirjanpitovientien tietoja esimerkiksi Excel -taulukosta kopioimalla. 

3. Tarkista saldot kirjanpitoraporttien (Kirjanpito > Kirjanpitoraportit) avulla tai kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilit ja viennit. Sulje tilikausi kohdasta Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikaudet. Sulkemalla tilikauden, Procountor siirtää alkusaldot seuraavalle tilikaudelle automaattisesti. Siirrä päättyneen tilikauden tulos edellisen tilikauden voitto/tappio tilille muistiolla.

Kuukausittaisen työn tekemisessä voit käyttää apuna täsmäytystyön muistilistaa, Kirjanpitotilit ja viennit -raporttia ja Liikekumppanien tarkistusraporttia. Liikekumppanien tarkistusraportin avulla voit käydä läpi ostoreskontran laskut ja tarkistaa tiliöintien oikeellisuuden sekä ALV -kirjaukset. Hyödynnä edellisien kuukausien tiliöintihistoriaa ottamalla raportti takautuvasti pidemmältä ajalta. Raportin avulla nousee myös esille poikkeavuudet ostohinnoissa kuukausien välillä.

Lisäohjeita kirjanpidon aloittamiseen löydät täältä.

 

Täsmäytysohjeistus ja muistilista

Tutustu ohjekirjamme ohjeistukseen, jossa käydään läpi kuukausittaiset täsmäytystoimenpiteet Procountorissa. Käytä täsmäytyksessä apuna sivulle koottua muistilistaa. Ohjeeseen pääset täältä. 

 

Tilitoimistotyökalut

Tilitoimistotyökalut helpottavat tilitoimistojen työtä esimerkiksi mahdollistamalla useampien käyttäjien ja ympäristöjen hallinnan.Tilitoimistotyökaluihin sisältyy seuraavat toiminnot: Laajennettu käyttäjähallinta, Ympäristöjen hallinta, Viranomaisilmoitusten massalähetys, Tiedotteet asiakkaille ja Tiedostopankki. Tutustu tilitoimistotyökaluihin täältä.

 

Ohjelmistointegraatiot

Procountoriin voi liittää erilaisia ohjelmistoja ja automatisoida tiedonsiirtoa ohjelmistojen välillä. Täältä saat lisätietoja eri integraatioiden toteuttamisesta Procountorissa:

• Integraatioista yleisesti ja valmiit integraatiot 

 

Koulutukset tilitoimistokäyttäjälle

Meillä on tarjolla laaja valikoima erilaisia koulutuksia tilitoimistoille. Valmiita koulutuskokonaisuuksia ovat esimerkiksi palkkakoulutuspaketti ja tilitoimistojen kertauspaketti. Tutustu koulutuksiimme täältä.

Ota myös käyttöösi ilmainen Kampus -oppimisympäristö. Kampuksessa julkaistaan erilaisia Procountor -aiheisia kursseja ja näet sieltä myös viimeisimmät versiopäivitykset. Pääset rekisteröitymään Kampukselle tästä.