Procountorin tilikarttauudistus

 

Procountoriin on julkaistu vuoden 2021 aikana uudet tilikarttaominaisuudet, jotka parantavat kirjanpitoa ja raportointia monin eri tavoin. Uudet tilikarttaominaisuudet ovat tulleet käyttöön 17.4.2021 alkaen sellaisiin täysin uusiin Procountor-ympäristöihin, jotka on perustettu Accountor Finagon myynnin kautta. Vuoden 2021 ja 2022 aikana myös olemassaoleviin ympäristöihin päivitettiin uudet tilikarttaominaisuudet käyttöön. Viimeiset päivitykset tapahtuivat loppukesästä 2022 ja kaikilla asiakkaillamme toiminnot ovat tällä hetkellä käytettävissä.

Vanha Tilikartta -näkymä on poistettu käytöstä v67 päivityksen yhteydessä (17.9.2022). Koska vanha näkymä ei ole enää käytössä, Tilikarttauudistuksen myötä lisätyn uuden näkymän Tilikartta (uusi) -nimen perästä on poistettu sana 'uusi'. Tähän asti navigaatiossa on ollut sekä uusi että vanha versio.

Vanha Kirjanpitoraportit -näkymä on poistettu käytöstä V72 yhteydessä (21.1.2023). Koska vanha näkymä on poistettu, tilikarttauudistuksen myötä lisätyn uuden näkymän Kirjanpitoraportit (uusi)-nimen perästä on poistettu sana 'uusi'. Kaikissa ympäristöissä on käytössä nyt vain yksi Kirjanpitoraportit -näkymä. 

 

Uudet tilikarttaominaisuudet ovat seuraavat:

• Oletuskirjanpitoraporttikaavat
• Tilikartta
• Raporttikaavat
• Kirjanpitoraportit
  • Tulosraportti
• Muokkaa tuloveroilmoituksen tilien kohdistuksia

Lisäksi Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymälle on lisätty uusi käyttöoikeus-kohta "Tilikartta ja oletusraportit". Jos käyttäjälle asettaa tähän katseluoikeudet, pääsee hän Tilikartta -näkymälle, Oletuskirjanpitoraporttikaavat-näkymälle ja Tuloveroilmoituksen tilien kohdistukset -näkymälle, mutta ei pysty tekemään näissä muutoksia. Kaikki oikeudet kohtaan "Tilikartta ja oletusraportit" mahdollistaa sen, että käyttäjä voi tehdä muutoksia.

Uusiin tilikarttaominaisuuksiin voi tutustua tarkemmin klikkaamalla edellä listattuja linkkejä, jotka vievät kunkin ominaisuuden omalle ohjesivulle.

Edellä listattujen ominaisuuksien lisäksi seuraavista toiminnoista on luotu uudet versiot, jotka ovat päivitetty uusiin tilikartta- ja raportointiominaisuuksiin yhteensopiviksi. Alla listatut toiminnot vastaavat vanhoja versioitaan, eli niiden toimintalogiikassa ei ole varsinaisia muutoksia:

• Johdon raportointi
• Johdon raportointi dimensioittain
• Rekisteri-dimensio-raportointi
• Tilinpäätöstyökalut

 

Uusien ominaisuuksien hyödyt ja parannukset

Kuten tähänkin saakka, on Procountorin tilikartasta valittavissa kolme eri versiota, joita on päivitetty ja parannettu:

• Procountor-oletustilikartta: uudistettu versio, joka sopii muun muassa osakeyhtiöille, toiminimiyrittäjille, elinkeinonharjoittajille, henkilöyhtiöille sekä osuuskunnille. Voit tutustua tilikartan sisältöön tämän Excel-tiedoston avulla.
• Procountor-oletustilikartta (yhdistys): uudistettu versio, joka sopii erilaisille yhdistyksille ja säätiöille. Voit tutustua tilikartan sisältöön tämän Excel-tiedoston avulla.
• Procountor-oletustilikartta (kiinteistö): uudistettu versio, joka sopii kiinteistö- ja asunto-osakeyhtiöille. Voit tutustua tilikartan sisältöön tämän Excel-tiedoston avulla.

 

Tilikartan ja oletuskirjanpitoraporttikaavojen muokkaaminen

Uusien tilikarttaominaisuuksien myötä tilikarttaa ja oletuskirjanpitoraporttikaavoja voi muokata vapaasti ja joustavasti. Tilikartan tiliryhmät ja otsikointi eivät ole enää kiinteitä, vaan tiliryhmiä ja raporttien rakennetta voi muokata omien tarpeiden vaatimalla tavalla esimerkiksi lisäämällä uusia tilejä (jotka voivat olla 4-8 numeroa pitkiä) ja raportin otsikoita tarvittaviin paikkoihin tilikartassa ja oletuskirjanpitoraporttikaavoilla. Käytännön esimerkkinä Procountorissa oleva yhdistys voi muokata ympäristön oletustuloslaskelman sellaiseen muotoon, jossa tuotot ja kulut jaetaan yhdistyksen useisiin varsinaisen toiminnan lohkoihin, joita koskevat otsikkorivit ja muut rivit on nimetty tuloslaskelmaan halutulla tavalla.

Oletuskirjanpitoraporttikaavojen muokkaaminen tarkoittaa sitä, että muokkaukset tehdään suoraan niihin raportteihin, jotka ovat valittavissa Kirjanpitoraportit -näkymän tuloslaskelmana ja taseena Kirjanpitoraportin tyyppi -alasvetovalikosta. Oletuskirjanpitoraporttien kautta tehdyt muutokset tulevat myös voimaan Tilinpäätöstyökalujen kautta muodostettavaan tuloslaskelmaan ja taseeseen. Oletuskirjanpitoraporttien muokkaamisen apuna on Versiohistoria, josta raporttikaavat voidaan palauttaa johonkin aiemmin muokattuun versioon, tai kokonaan muokkaamattomaan Procountor-oletusversioon. Tilikartan ja oletuskirjanpitoraporttikaavojen muokkaaminen voidaan tarvittaessa rajata vain tietylle käyttäjäjoukolle toimintoja koskevalla käyttöoikeusasetuksella.

Tilikarttaa voi muokata joko suoraan Procountorin Tilikartta -näkymän kautta tai massana CSV-muotoisen tiedoston avulla. Tilikartan massamuokkaus CSV-tiedostolla mahdollistaa muun muassa sen, että yhdessä ympäristössä olevan tilikartan muutokset verrattuna oletustilikarttaan saadaan vietyä nopeasti toiseen ympäristöön, eikä muokkauksia tarvitse tehdä manuaalisesti useaan ympäristöön erikseen. Myös oletuskirjanpitoraporttikaavoille tehdyt muutokset voidaan kopioida toiseen ympäristöön kätevästi Muokkaa tekstinä -toiminnon avulla.

Tarkempaa tietoa tilikartan sekä oletuskirjanpitoraporttikaavojen muokkaamisesta on saatavilla tilikartan ja oletuskirjanpitoraporttikaavojen ohjeista.

Muokkauksia Tilikartta -näkymälle tai oletuskirjanpitoraportteihin voivat vain ne henkilöt, kenelle on annettu kaikki oikeudet Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä kohtaan Tilikartta ja oletusraportit.

 

Omien raporttikaavojen luominen ja muokkaaminen

Sen lisäksi, että ympäristön oletustuloslaskelmaa- ja tasetta voi muokata, on myös täysin erillisten ja uusien raporttikaavojen luominen mahdollista, kuten aiemminkin. Raporttikaavojen luominen tapahtuu uudistetussa raporttikaavatoiminnossa, johon päästään siirtymään Kirjanpitoraportit -näkymän kautta. Raporttikaavojen muokkaaminen on entistä intuitiivisempaa ja monipuolisempaa: kaavoihin voi luoda esimerkiksi erilaisia taloudellisten tunnuslukujen laskutoimituksia plus-, miinus-, jako- ja kertolaskujen avulla. Luodut raporttikaavat tulevat esille Kirjanpitoraportit  -näkymän Kirjanpitoraportin tyyppi -alasvetovalikkoon.

Tarkempaa tietoa raporttikaavojen luomisesta ja muokkaamisesta on saatavilla täältä.

 

Tilikartan ja raporttien kääntäminen muille kielille

Procountorin oletustilikartan ja oletusraporttikaavojen kieliversioihin kuuluu suomen kielen lisäksi englanti ja ruotsi. Kaikille oletustileille ja raporttiriveille on olemassa valmiit käännökset, joita voi tarpeen mukaan muokata täysin vapaasti joko suoraan Procountorin kautta tai CSV-muotoisen siirtotiedoston avulla. Kun kokonaan uusia raporttikaavoja luodaan ja tilikarttaan lisätään uusia tilejä, voidaan näille kaikille itse tehdyille muutoksille ja lisäyksille antaa suoraan eri kieliversiot suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Tällöin tilikartan ja raporttien tarkastelu eri kielillä on joustavaa, helppoa ja nopeaa.

Tarkempaa tietoa tilikartan käännösten muokkaamisesta on saatavilla täältä.

Muokkauksia Tilikartta -näkymällä voivat vain ne henkilöt, kenelle on annettu kaikki oikeudet Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä kohtaan Tilikartta ja oletusraportit.

 

Kirjanpitoraportit -näkymän uudistukset

Kaikissa 21.5.2022 jälkeen perustetuissa uusissa Procountor ympäristöissä on käytössä vain yksi Kirjanpitoraportit -näkymä. Tästä syystä uusista ympäristöistä on poistettu (uusi) -etuliite Kirjanpitoraportit -näkymän nimestä.  

Kirjanpitoraportit -näkymällä on kaksi keskeistä uudistusta. Ensinnäkin raportin muodostamisessa käytettäviä hakuvaihtoehtoja voidaan asettaa näkyviin käyttäjäkohtaisiksi suosikkivaihtoehdoiksi, jolloin niiden käyttäminen on raportteja muodostettaessa helppoa ja nopeaa. Sellaiset hakuvaihtoehdot, joita ei usein käytetä, voidaan jättää piiloon.

Toinen merkittävä muutos on raportin valintojen tallentaminen ja tallennettujen valintojen jakaminen muille saman Procountor-ympäristö käyttäjille: kun yksi käyttäjä on määrittänyt raportin muodostumiseen vaikuttavat valinnat halutulla tavalla, voi hän tallentaa ne ja jakaa ne samalla toiselle käyttäjälle, jolloin kyseiset tallennetut valinnat tulevat näkyviin toiselle käyttäjälle. Tällä tavoin jokaisen käyttäjän ei tarvitse tallentaa raportin valintoja erikseen, vaan yksi käyttäjä voi jakaa tallennetut valinnat muille käyttäjille.

Tarkempaa tietoa Kirjanpitoraportit -näkymästä on saatavilla täältä.

 

Tuloveroilmoituksen kenttien ja kirjanpitotilien kohdistukset

Tuloveroilmoituksen kenttien ja kirjanpitotilien saldojen välisten kohdistuksien määrittäminen on nyt mahdollista uudella Muokkaa tuloveroilmoituksen tilien kohdistuksia -näkymällä. Jokaisen kirjanpitotilin voi ohjata kuulumaan juuri haluttuun tuloveroilmoituslomakkeen kenttään, mikä vähentää manuaalista työtä tuloveroilmoitusta muodostettaessa.

Tarkempaa tietoa tuloveroilmoituksen kenttien ja kirjanpitotilien kohdistuksista on saatavilla täältä.

Muokkauksia tuloveroilmoituksen tilien kohdistuksiin voivat vain ne henkilöt, kenelle on annettu kaikki oikeudet Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä kohtaan Tilikartta ja oletusraportit.

 

Vain uudet tilikarttaominaisuudet sisältävä, täysin uusi Procountor-ympäristö

Uusia Procountor-ympäristöjä vain uusilla tilikarttaominaisuuksilla on perustettu Accountor Finagon myynnin toimesta 17.4.2021 alkaen.

Kaikissa 21.5.2022 jälkeen perustetuissa ympäristöissä, joihin Perusta uusi ympäristö -näkymän kohdassa Kopioi tilikartta ja oletustiliöinnit on valittu Procountorin oletustilikartta, on käytössä uudistetut tilikartat ja vain uudet tilikarttaominaisuudet.

 

Vanha Procountor-ympäristö, johon uudet ominaisuudet tuotiin käyttöön

Kun uudet tilikarttaominaisuudet tuotiin käyttöön olemassa oleviin Procountor-ympäristöihin, jäi näihin ympäristöihin joksikin aikaa esiin myös toimintojen vanhat versiot: esimerkiksi päävalikon Kirjanpito-valinnan alta löytyivät sekä Kirjanpitoraportit että Kirjanpitoraportit (uusi). Vanha tilinpäätöstyökalut-näkymä poistui kokonaan käytöstä päivityksen myötä.

Vanhat kirjanpitoraportti- ja tilikarttanäkymät siirtyivät aluksi lukutilaan ja näkymät on poistettu kokonaan käytöstä ja näkyviltä versiopäivityksen 72 (21.1.2023) yhteydessä.

Kun uudet ominaisuudet oli tuotu vanhaan Procountor-ympäristöön käyttöön, löytyvät aiemmin itse tehdyt raporttikaavat uusien kirjanpitoraporttien Raporttikaavat (uusi) -toiminnosta. Vanhat raporttikaavat toimivat kirjanpitoraporteilla samoin kuin ennenkin, mutta nyt samoja kaavoja voi myös tarvittaessa muokata parannellussa raporttikaavatoiminnossa.

Ympäristön vanhaa oletustuloslaskelmaa ja -tasetta voi muokata Oletuskirjanpitoraporttikaavat-toiminnon avulla. Vanhan ympäristön tilikartta säilyi sellaisenaan, eli se ei vastaa täysin aiemmin tällä sivulla esiteltyjen vuoden 2020 liitteen sisältävien Excel-tiedostojen uudistettuja oletustilikarttoja, joihin on tehty pieniä päivityksiä. Vanhan ympäristön oletustuloslaskelmaa ja -tasetta voi kuitenkin muokata vapaasti Oletuskirjanpitoraporttikaavat-toiminnossa. Muokkauksia oletuskirjanpitoraporttikaavoihin voivat vain ne henkilöt, kenelle on annettu kaikki oikeudet Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä kohtaan Tilikartta ja oletusraportit.

Kun uudet ominaisuudet oli tuotu vanhaan Procountor-ympäristöön, on tuloveroilmoituksen tilien kohdistukset syytä käydä läpi ja tarkistaa Muokkaa tuloveroilmoituksen tilien kohdistuksia -näkymällä. Käytännössä ennen ja jälkeen päivitystä ilmotukselle haetaan luvut samoilta tileiltä, sillä päivityksen yhteydessä ympäristön tilikartta puretaan uudelle kohdistusnäkymälle sen mukaan, miten vanhastaan kohdistukset ovat menneet. Kohdistuksiin voi kuitenkin nyt itse vaikuttaa päivityksen jälkeen ja tehdä halutut muutokset, jolloin seuraavan tuloveroilmoituksen luominen Procountorissa on suoraviivaisempaa. Muokkauksia oletuskirjanpitoraporttikaavoihin voivat vain ne henkilöt, kenelle on annettu kaikki oikeudet Käyttäjät ja käyttöoikeudet -näkymällä kohtaan Tilikartta ja oletusraportit.

 

Tilinpäätös tilikarttauudistuksen aikana

Tilikarttauudistuksen myötä Procountor-ympäristöstä löytyy uusi Tilinpäätöstyökalut-näkymä.

Niissä ympäristöissä, joihin on julkaistu uudet tilikarttatoiminnot ennen joulukuuta 2021, vanhat tilinpäätöstyökalut olivat vielä hetken näkyvissä rinnan uuden näkymän kanssa, mutta vanha näkymä poistui kokonaan käytöstä 18.12.2021.

Niissä ympäristöissä, joihin julkaistiin tai tullan julkaissemaan uudet tilikarttatoiminnot kevään ja kesän 2022 aikana, on päivityksen jälkeen vain suoraan uusi Tilinpäätöstyökalut-näkymä näkyvissä, vanhaa ei ollenkaan.

Kun uudet tilikarttatoiminnot ovat käytössä, tilinpäätös on mahdollista tehdä vain uuden version kautta:

18.12.2021 versiopäivityksen yhteydessä vanha versio Tilinpäätöstyökaluista poistui käytöstä. Myös niissä ympäristöissä, joille uudet tilikarttatoiminnot päivitetään käyttöön tämän jälkeen ei päivityksen jälkeen vanhaa versiota Tilinpäätöstyökaluista voi käyttää lainkaan eli tilinpäätöksen toimenpiteitä ei voi tehdä enää kyseisellä näkymällä.

Jos tilinpäätös on tehty kokonaan valmiiksi vanhalla versiolla ennen kuin uudet toiminnot päivitetään ympäristölle käyttöön, suosittelemme viemään tilinpäätöksen arkistoon ennen päivitystä, sillä vanhan näkymän kautta ei tätä pääse enää tekemään.

Jos tilinpäätös on vielä kesken siinä vaiheessa, kun uudet toiminnot julkaistaan ympäristöön, voi tilinpäätöksen toimenpiteet vaiheesta 6a eteenpäin tehdä vain Tilinpäätöstyökalut (uusi tilikartta) -näkymällä eli uudella näkymällä, sillä vanha näkymä poistuu käytöstä.

Mahdollisesti kesken jäänyt tilinpäätös tulee muuten tehdä osittain uudelleen, mikäli prosessi on edennyt tuloslaskelman ja taseen muodostukseen asti, sillä vanhalle näkymälle tallennetut raportit eivät "ui" uudelle näkymälle.

Mikäli tilikausi on jo suljettu ja tilinpäätös on allekirjoituksia vaille valmis, mutta et ehdi saada allekirjoitettua versiota ennen päivitystä, voit tarvittaessa viedä senhetkiset valmiit dokumentit arkistoon vanhalla Tilinpäätöstyökalut-näkymällä. Näin tilinpäätös säilyy tilikarttauudistuksen yli. Päivityksen jälkeen voit vielä viedä allekirjoitetun tilinpäätösdokumenttisi uuteen Tilinpäätöstyökalut-näkymän arkistoon. Uudet arkistoinnit eivät vaikuta vanhoihin arkistoituihin tiedostoihin, vaikka näkymä vaihtuukin uudeksi. Jo arkistoituihin tietoihin päivitys ei vaikuta.

Oheisessa kuvassa esitetään tilinpäätöksen työvaiheet tilinpäätösdokumentin tallentamiseen saakka (kuvan voi avata suuremmaksi erilliseen välilehteen klikkaamalla sitä):

 

Vaiheet 1–5 eivät ole sidoksissa tilinpäätöstyökaluihin, koska ne tehdään muissa toiminnoissa. Tilikarttauudistuksen myötä tase-erittelytoiminnosta ei tule uutta versiota, joten tase-erittelyjen tekeminen tehdään aina vanhalla Tase-erittelyt -näkymällä. Tase-erittelyjä on kuitenkin mahdollista automatisoida uuden tase-erittelyn automatisointitoiminnon avulla, joka on saatavilla vain niissä ympäristöissä, joihin on tuotu käyttöön myös uudet tilikarttaominaisuudet.

Vaiheen ”6a – Lisää liitetietotositteet” voi ennen uusien tilikarttatoimintojen päivitystä tehdä vielä teknisesti vanhan toiminnon kautta tai päivityksen jälkeen uuden toiminnon kautta. Vaiheesta 6b eteenpäin tilinpäätös voidaan jatkaa loppuun vain uusia tilinpäätöstyökaluja käyttäen:

• Vaihe ”6b – Muodosta tuloslaskelma ja tase”:  Uusien tilinpäätöstyökalujen etu vanhoihin työkaluihin verrattuna on se, että tilinpäätöksen tuloslaskelmaksi ja taseeksi tulee ympäristön muokattavissa oleva oletustuloslaskelma- ja -tase. 
• Vaihe ”7 – Laadi tilinpäätösdokumentti”: Ympäristössä käytössä ollut tilinpäätöspohja tulee muokkauksineen uusiin tilinpäätöstyökaluihin esille silloin, kun ympäristöön tuodaan käyttöön uudet tilikarttaominaisuudet.
• Vaihe ”8 – Tulosta ja allekirjoita tilinpäätösdokumentti”: Tilinpäätösdokumentin tulostaminen ja allekirjoittaminen.
• Vaihe ”9 – Tallenna dokumentti arkistoon”: Tilinpäätösdokumentin tallentaminen arkistoon.

Tilinpäätös jatkuu vielä näiden vaiheiden jälkeen tilikauden sulkemiseen ja tilikauden tuloksen siirtämiseen, joista voi lukea tarkempaa tietoa tilinpäätöksen toimenpiteiden ohjeesta.

 

Ennen 18.12.2021 oli tilinpäätös vielä teknisesti mahdollista tehdä loppuun käyttäen joko vanhaa tai uutta versiota:

Tilinpäätöksen tekeminen oli mahdollista ennen 18.12.2021 tehdä osittain molemmilla työkaluilla. Vanhat ja uudet tilinpäätöstyökalut eivät kuitenkaan enää ole käytössä rinnakkain vaan, kun uudet tilikarttatoiminnot julkaistaan ympäristöön käyttöön, poistuu vanha tilinpäätöstyökalunäkymä kokonaan käytöstä.

 

Mitkä kaikki säilyy ennallaan?

Tilikarttauudistuksessa ympäristöihin tuodaan uusia toiminnallisuuksia, mutta olemassa olevat tiedot eivät muutu.

• Tilikartat ja raportointikaavat pysyvät ennallaan, ainoastaan niiden muokattavuus paranee.
• Tilinpäätöstyökalut eivät ole muuttumassa, vaan ne on rakennettu uusiksi tukemaan uudistuneita raportointikaavoja, jolloin ne ovat teknisesti uusi työkalu vanhaan versioon verrattuna.
• Tuloveroilmoitusten tilien mäppäys säilyy ennallaan, mutta jatkossa Tuloveroilmoituksen kenttien ja kirjanpitotilien saldojen välisiä kohdistuksia voi itse määritellä.
• Tase-erittelyyn tuodaan mahdollisuus tase-erittelyn automatisointiin, mutta itse tase-erittelytoiminto säilyy ennallaan ja tase-erittelyt voi jatkossakin tehdä manuaalisesti.
• Jos tilinpäätös on kesken juuri tilikarttauudistuksen aikaan ja tilinpäätöstyökaluja on ehditty käyttää, tilinpäätöstyökalussa oleva tase ja tuloslaskelma tulee hakea päivityksen jälkeen uudelleen. Kaikki muu siihen asti mahdollisesti työ (tehdyt tase-erittelyt ym.) säilyvät ennallaan.
• Jos taas tilinpäätös ei ole edennyt tilinpäätöstyökalujen käyttöön asti, tilikarttauudistus muuttaa ainoastaan sitä, että tilinpäätöksessä käytetään uudistuksesta alkaen uutta tilinpäätöstyökalunäkymää (jossa toiminnallisuudet ovat samat kuin ennen).