Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä verkkolaskujen lähetyksessä Procountorin kautta ulkomaille tulee huomioida.
Yleisiä huomioita
Procountor ei oletuksena tue verkkolaskujen lähettämistä ulkomaille. Tietyin varauksin laskujen lähettäminen ulkomaille kuitenkin teknisesti onnistuu. Procountor ei voi taata kuitenkaan sitä, että lasku menee läpi vastaanottajalle onnistuneesti ja siksi onkin suositeltavaa, että ainakin ensimmäistä kertaa ulkomaista asiakasta laskutettaessa seurattaisiin itse sitä, meneekö lasku vastaanottajalle läpi onnistuneesti vai ei. Verkkolaskun kulkeutuminen vastaanottajalle voi kestää pari-kolme päivää.
Procountorin operaattorikumppani on Apix Messaging Oy. Ohje on laadittu pääasiassa Apixin verkkolaskuosoitteiden käytön näkökulmasta.
Laskun tallentaminen Procountoriin
Ulkomaisen verkkolaskuosoitteen tallentamisessa voidaan verkkolaskuosoite syöttää 9999-etuliitteen kanssa eli muodossa 9999verkkolaskuosoite. Jos asiakkaan verkkolaskuosoite on esimerkiksi 123456789, syötettäisiin verkkolaskuosoite muodossa 9999123456789. 9999-alkuosan kanssa käytettynä Procountor hyväksyy tallennusvaiheessa myös ulkomaisen verkkolaskuosoitteen ilman virheilmoituksia, kunhan Procountorissa yrityksellä on Apixin verkkolaskujen lähetysosoite kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet.
Verkkolaskuoperaattori-kentän voi jättää tyhjäksi, kun verkkolaskuosoite syötetään 9999-alkuosan kanssa. Tarkoituksena on, että verkkolasku ohjataan lähettäjän operaattorille Apixille Procountorista ilman tietoa vastaanottajan verkkolaskuoperaattorista.
Laskun ohjaaminen ulkomaiselle operaattorille
Lähettäjän verkkolaskuoperaattori Apix tarkistaa itse, löytyykö verkkolaskuosoitteella reititystä ja minkälaiselle operaattorille sekä ohjaa laskun eteenpäin vastaanottajan operaattorille, jos reititystieto löytyy. Reititys tarkistetaan myös ulkomaisten verkkolaskuoperaattoreiden osalta.
Apixin kautta on mahdollista lähettää laskuja seuraavien maiden verkkolaskuoperaattoreille: Suomi, Ruotsi, Norja, Tanska ja Baltian maat. Muissa maissa Apixin toiminta on rajoitetumpaa, mutta esimerkiksi koko PEPPOL-verkko on saatavilla.
PEPPOL-verkostoon ohjattavilla laskuilla huomioitavaa
Kuten yleisesti ohjeistettiin, myös PEPPOL-verkkolaskuosoitetta myyntilaskulle Procountoriin syötettäessä tulisi verkkolaskuosoitteen eteen laittaa 9999. Varsinainen PEPPOL-verkkolaskuosoite koostuu kuitenkin maakoodi-etuliitteestä ja tunnisteesta (muodossa etuliite:tunnistenumero). Suomalaisten yritysten maakoodi eli etuliite on muotoa "0037" ja tunnistenumero on OVT tunnus. Etuliite vaihtelee eri maiden ja organisaatioiden välillä ja sekä oikea etuliite että tunnistenumero tulee varmistaa vastaanottajalta.
Esimerkki: Asiakkaan verkkolaskuosoite tunnistenumeroineen on esimerkiksi 0037:123456789. Tämä kirjoitettaisiin Procountoriin verkkolaskuosoite-kenttään muodossa 99990037:123456789. Verkkolaskuoperaattori-kenttä jätetään tyhjäksi.
9999-alkuosa verkkolaskuosoitteen eteen tarvitaan sitä varten, että verkkolaskuoperaattoria ei tarvitse valita. 9999-alkuosa jää pois lähetyksestä siinä vaiheessa, kun Procountor välittää verkkolaskuaineiston eteenpäin. Verkkolaskuosoitteen etuliite:tunnistenumero perusteella Apix kuitenkin sitten tietää, että lasku pitää muuntaa PEPPOLiin sopivaksi ja reitittää PEPPOL-verkkoon.
Myös PEPPOL-verkkoon lähetettäessä kannattaa kuitenkin ensimmäisillä kerroilla varmistaa vastaanottajalta parin päivän päästä, että lasku on varmasti tullut perille. PEPPOL ei lähetä palautetta lähettäjäoperaattorille siitä, että onko lasku vastaanotettu onnistuneesti vai ei eikä laskun kulkeutumista PEPPOL-järjestelmässä ole mahdollista seurata.