Allekirjoitus on sähköinen allekirjoituspalvelu, jonka avulla voi lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi ajasta ja paikasta riippumatta. Palvelun avaus on veloitukseton kaikille Procountorin asiakkaille ja se on saatavilla kaikille y-tunnuksen omaaville asiakkaille mukaan lukien yhdistykset, asunto-osakeyhtiöt sekä yhteisöt.
Allekirjoitus -palvelussa voi lähettää esimerkiksi asiakassopimuksia, työsopimuksia tai tilinpäätöksiä sähköisesti allekirjoitettavaksi vastaanottajille. Palvelussa on monipuoliset allekirjoitustavat ja reaaliaikainen seuranta allekirjoitusten tilaan. Kaikki asiakirjat säilyvät palvelun pitkäaikaisessa ja tietoturvallisessa arkistossa. Palvelua voi käyttää niin puhelimella, tietokoneella kuin tabletilla eikä se vaadi erillistä ohjelmistoasennusta.
Palvelun allekirjoitustavoiksi voi valita sähköpostin, vahvan pankkitunnistautumisen/mobiilivarmennuksen, tekstiviestin tai allekirjoituksen kosketusnäytöllä.
Ominaisuudet
Allekirjoitus -palvelun käyttöönotto onnistuu maksutta vain muutamassa minuutissa tilauslomakkeen kautta. Kun olet täyttänyt lomakkeen, saat tilausvahvistuksen ja palvelun aktivointilinkin sähköpostitse.
Pääset hyödyntämään palvelun monipuolisia allekirjoitustapoja ja seuraamaan reaaliaikaisesti allekirjoitusten tilaa.
- Allekirjoitustapoina ovat sähköposti, vahva pankkitunnistautuminen/mobiilivarmenne, tekstiviesti tai kosketusnäyttö.
- Vahva tunnistautuminen onnistuu Suomen lisäksi myös Ruotsissa (BankID SE), Norjassa (BankID NO) ja Tanskassa (NemID DK) hyödyntäen kunkin maan paikallisia tunnistautumistapoja.
- Palvelussa voit esimerkiksi tarkistaa milloin lähettämäsi asiakirja on otettu tarkasteluun allekirjoittajien toimesta tai milloin asiakirja on allekirjoitettu.
- Voit lähettää palvelussa allekirjoittajille myös muistutuksia, mikäli he eivät ole vielä allekirjoittaneet saamiaan asiakirjoja.
- Oma toiminnallisuus nopeuttamaan tilinpäätösten allekirjoittamista.
- Allekirjoitetut dokumentit voidaan ladata ja tallentaa itse valittuun järjestelmään.
- Palvelussa on kolme erilaista käyttäjäroolia ja käyttäjien määrää ei ole rajoitettu.
- Kielivaihtoehtoina ovat suomi, ruotsi ja englanti.
Tietoturvallisuus ja asiakirjojen arkistointi
Tiedot on turvattu TLS v1.3 teknisellä salauksella ja Advanced Encryption Standard 265 mukaisesti. Palvelun tietoturva on yhdenmukainen ISO27001:n kanssa ja kaikki tiedot ovat tallessa EU-alueella.
- Kaikki palveluun lisätyt asiakirjat säilyvät tietoturvallisessa arkistossa 10 vuotta.
- Jokainen allekirjoitettu dokumentti on jäljitettävissä allekirjoitukseen asti. Allekirjoitetun dokumentin sinetöinnin ansiosta dokumentin muuttumattomuus voidaan todentaa.
Hinnoittelu
Allekirjoituksen käyttöönotto ei maksa erikseen, eikä palvelusta peritä kuukausimaksua. Palvelun hinnoittelu perustuu palvelun käyttöön ja veloitamme palvelussa tehdyistä tapahtumista seuraavasti (hintoihin lisätään ALV 24%):
- 1,50€ per allekirjoitus
- Lisäpalvelut: Allekirjoituskutsu tekstiviestillä 0,20€/kpl ja Allekirjoittajan todentaminen 0,25€/kpl
Laskutus tapahtuu kuukausittain tehtyjen tapahtumien perusteella.
Käytössämme on 10 € minimilaskutus. Laskua kerrytetään kuukausittain, kunnes 10 euron loppusumma tulee täyteen. Kun laskun summa on 10 euroa tai enemmän, lähetämme ohjelmiston kuukausimaksun.
Laskutamme vähintään kaksi kertaa vuodessa, vaikka laskujen loppusumma alittaisi 10 euroa.
Käyttöönotto ja kirjautuminen
Allekirjoitus -palvelun käyttöönotto tapahtuu nopeasti nettisivuilla täytettävän lomakkeen kautta ja siinä on vain kolme vaihetta. Kun olet täyttänyt lomakkeen, saat tilausvahvistuksen ja palvelun aktivointilinkin sähköpostitse ja palvelu on heti käytettävissäsi. Tämän jälkeen voit kutsua tarvittaessa rajattoman määrän yrityksen muita työntekijöitä palveluun.
Pääset kirjautumaan palveluun osoitteesta https://allekirjoitus.procountor.com/.
Allekirjoitus -palvelun käyttöohjeet:
Tilitoimiston tekemä tilaus loppuasiakkaan puolesta
Palvelun käyttäminen ja asiakirjan lähettäminen allekirjoitettavaksi
Tilinpäätösasiakirjojen lähettäminen allekirjoitettavaksi
Palvelun lopettaminen
- Palvelun Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.
- Voit ilmoittaa palvelun irtisanomisesta meille Procountorin kautta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot ja valitsemalla Muutospyynnöt -alasvetovalikosta Muu tilausmuutos.
- Kerrothan viestissä yrityksen nimen ja y-tunnus sekä tiedon minkä lisäominaisuuden haluat irtisanoa. Jos ilmoittaminen Procountorin kautta ei onnistu, voit lähettää irtisanomispyynnön kirjallisesti osoitteeseen hallinto@procountor.com.
- Irtisanomisen voi tehdä palvelun tilannut henkilö tai nimenkirjoitusoikeudellinen.
- Kun irtisanominen astuu voimaan, tietoja ei pääse hakemaan palvelusta jälkikäteen. Otathan talteen kaikki tarvittavat asiakirjat ennen irtisanomisajan päättymistä.
Käyttötuki
Procountorin asiakaspalvelu auttaa sinua mielellään Allekirjoitus -palvelun käyttöön liittyvissä kysymyksissä.
Puh. 020 7879 840
ma-to 8:30–16:00
pe 8:30–14:00 (yhteydenottoja käsitellään klo 16 asti)