Palvelun käyttäminen
Kirjautuminen ja aloitussivu
Allekirjoitus -palveluun kirjaudutaan osoitteessa https://allekirjoitus.procountor.com/.
Kirjautumisen jälkeen palvelu pyytää sinua valitsemaan ensin yrityksen, minkä nimissä haluat lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi. Mikäli palveluun on liitetty vain yksi yritys, pääset suoraan Aloitussivulle.
Palvelun navigaatiopalkki sijaitsee vasemmalla puolella.
Aloitussivulla näet kaikki ne asiakirjat, joiden asiakirjaprosessi on vielä kesken.
Useampi yritys
Käyttäjän sähköpostiosoite toimii tunnisteena siihen, onko käyttäjällä jo olemassa oleva tili palveluun. Kun uudelle yritykselle otetaan käyttöön Allekirjoitus -palvelu käyttäen samaa sähköpostiosoitetta tai henkilö lisätään toiseen yritykseen käyttäjäksi samalla sähköpostiosoitteella, voi hän palveluun kirjautumisen yhteydessä valita, minkä yrityksen tiliä haluaa käyttää.
Mikäli sinulla on Allekirjoituspalvelu käytössä useammassa yrityksessä, voit valita haluamasi yrityksen palveluun kirjautuessa.
1. Kun olet syöttänyt kirjautumistunnuksesi palveluun, pyydetään sinua seuraavaksi valitsemaan yritys:
2. Voit tämän jälkeen vaihtaa yritystä helposti palvelun sisällä. Tämä onnistuu vasemman navigaatiopalkin Oma käyttäjätili - painikkeen alta Kohdasta Käytä Procountor Allekirjoitusta organisaatiolle.
Arkisto ja asiakirjojen tapahtumaloki
Aloitussivulla näet kaikki sillä hetkellä avoimet tai keskeneräiset asiakirjat, jotka odottavat vielä toimenpiteitä. Klikkaamalla vasemman navigaatiopalkin Arkisto -painiketta, näet kaikki asiakirjat, mitä palveluun on ladattu. Arkistossa voit suodattaa asiakirjojen hakua esimerkiksi asiakirjan tilan, päivämäärän tai lähettäjän mukaan. Voit myös hakea asiakirjoja syöttämällä hakukenttään asiakirjan nimen, tunnisteen tms.
Omasta käyttäjäroolistasi riippuen, näet palvelussa joko kaikki käyttäjien tallentamat asiakirjat tai vain omat tallentamasi asiakirjat. Lue lisää eri käyttäjärooleista täältä.
Klikkaamalla Asiakirjan otsikkoa tai Esikatselu -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla Yksityiskohdat, näet kirjekuoren tapahtumalokin. Tapahtumaloki näyttää asiakirjan toimintojen historian.
- ID -numero kertoo kirjekuoren tunnuksen. Tietoa saattaa tarvita ongelmatilanteissa.
- Tila kertoo missä vaiheessa asiakirjaprosessi on. Tila kertoo esimerkiksi onko vastaanottaja avannut saamansa allekirjoituskutsun. Plussaa klikkaamalla näkee tarkemman ajankohdan toiminnalle.
- Sähköposti kertoo mihin sähköpostiosoitteeseen allekirjoituskutsu on lähetetty.
- Allekirjoitusmenetelmä kertoo, mikä allekirjoitustapa asiakirjalle on valittu.
- Rooli kertoo, mikä tehtävä vastaanottajalle on valittu. Onko hän asiakirjan Allekirjoittaja vai Hyväksyjä.
- Linkki - kuvake on aktiivinen, mikäli on valinnut allekirjoitustavaksi vahvan tunnistautumisen ja lähettänyt dokumentin allekirjoitettavaksi. Linkistä pystyy luomaan allekirjoituslinkin, jonka voi kopioida ja lähettää allekirjoittajalle erikseen esimerkiksi siinä tilanteessa, mikäli aiemmin lähetetty allekirjoituskutsu ei olisi mennyt jostain syystä perille.
- Kynä -kuvakkeesta voi muokata vastaanottajan tietoja ja esimerkiksi muuttaa sähköpostiosoitetta tai allekirjoitusmenetelmää ja lähettää allekirjoituskutsun uudelleen.
- Kello -kuvakkeesta voi lähettää vastaanottajalle sähköpostitse muistutuksen, mikäli vastaanottaja ei ole vielä allekirjoittanut/hyväksynyt asiakirjaa. Sähköpostitse lähetettävässä muistutuksessa on myös uudelleen linkki asiakirjan allekirjoitukseen.
- Mikäli asiakirjan päättymisaika on vanhentunut, eivätkä kaikki ole siihen mennessä allekirjoittaneet asiakirjaa, päättymispäivän voi uusia Uudista -painikkeesta. Painike tulee näkyviin asiakirjan otsikon alle.
- Kun asiakirjat on allekirjoitettu/hyväksytty, siirtyvät ne Arkistoon. Kaikki asiakirjat löytyvät arkistosta.
Asetukset ja käyttäjäroolit
Oma käyttäjätili -painikkeesta pääsee tarkastelemaan omia ja yrityksen asetuksia, kirjautumaan ulos sekä vaihtamaan yritystä minkä nimissä lähettää allekirjoituskutsuja. Mikäli olet palvelun ylläpitäjä pääset myös hallitsemaan palvelun käyttäjiä. Asetuksista pääsee myös lisäämään yrityksen logon ja tekstit, joita käytetään allekirjoituskutsuissa.
Omat asetukset
Omissa asetuksissa valitsemalla Käyttäjätilin, voit muokata omia yhteystietoja. Asetuksien kautta voit muuttaa esimerkiksi sähköpostikutsujen oletuskielen tai allekirjoituskutsun ja muistutuksen vakiotervehdyksen. Mikäli määrittelet omissa asetuksissa oman tervehdyksen allekirjoituskutsuihin, ajaa se yrityksen asetuksiin määrittelemän tervehdyksen yli.
Lisäksi omissa asetuksissa voit määritellä, haluatko sähköposti -ilmoituksen palautetuista sähköposteista (kun sähköpostia ei ole voitu toimittaa perille) tai haluatko ilmoituksen, kun vastaanottaja avaa allekirjoituskutsun.
Yrityksen asetukset
Yrityksen profiili -näkymällä näytetään yrityksen tiedot, kuten y-tunnus ja osoitetiedot. Mikäli haluat muuttaa yrityksesi tietoja, olethan yhteydessä asiakaspalveluumme. Näkymällä voit tallentaa palveluun yrityksesi logon.
Asetukset - näkymällä ylläpitäjä ja etuoikeutetut käyttäjät voivat muuttaa muun muassa sähköpostikutsujen vakiotervehdyksiä tai muuttaa muistutusasetuksia.
Kohdassa Ilmoitusten sähköpostiasetukset, voit syöttää sähköpostin otsikon, yhteyshenkilön nimen ja sähköpostiosoitteen, joita käytetään jatkossa kaikissa allekirjoituskutsuissa käyttäjästä riippumatta. Mikäli jätät kentät tyhjiksi, sähköpostiviesteissä näytetään käyttäjän omat yhteystiedot ja palvelun oletusotsikko.
Käyttäjät -näkymällä Ylläpitäjä voi lisätä ja poistaa käyttäjiä sekä muokata käyttäjätietoja.
Käyttötilastot -näkymällä näytetään esim. allekirjoitettujen PDF -asiakirjojen tai hylättyjen asiakirjojen määrän.
Käyttäjäroolit
Palvelun ylläpitäjä voi hallinnoida käyttäjätietoja. Palvelussa on kolme erilaista käyttäjäroolia:
- Peruskäyttäjä: käyttäjä voi luoda ja hallita omia allekirjoitusprosessejaan, mutta ei näe muiden saman yrityksen käyttäjien allekirjoitusprosesseja/asiakirjoja. Käyttäjä ei pääse näkemään tai muokkaamaan yrityksen asetuksia.
- Laaja käyttäjä: Laaja käyttäjä näkee kaikki allekirjoitusprosessit/asiakirjat. Laaja käyttäjä ei pääse näkemään tai muokkaamaan palvelussa yrityksen asetuksia, eikä hallinnoimaan käyttäjiä.
-
Ylläpitäjä: Ylläpitäjä näkee kaikki allekirjoitusprosessit/asiakirjat. Ylläpitäjä on ainoa rooli, jolla pääsee näkemään ja muokkaamaan yrityksen asetuksia sekä hallinnoimaan käyttäjiä.
- Mikäli ylläpitäjä poistaa jonkin käyttäjän, poisto ei vaikuta asiakirjoihin, joita käyttäjä on palveluun lisännyt, vaan ne säilyvät arkistossa.
Uuden käyttäjän lisääminen palveluun
Palvelun ylläpitäjä voi lisätä yrityksen muita työntekijöitä palveluun. Käyttäjien määrää ei ole rajoitettu.
Uusi käyttäjä lisätään yrityksen asetuksissa valitsemalla Käyttäjät -välilehti. Lisää käyttäjä -painikkeesta pääsee syöttämään uuden käyttäjän tiedot, kuten sähköpostiosoitteen ja määrittelemään käyttäjän roolin palveluun. Uusi käyttäjä saa sähköpostitse kutsun liittyä Allekirjoitus -palveluun.
Käyttäjän sähköpostiosoitetta käytetään tunnisteena siihen, onko käyttäjällä jo olemassa oleva tili Allekirjoitukseen. Mikäli käyttäjällä on Allekirjoitus -palvelu käytössä myös toisessa yrityksessä samalla sähköpostiosoitteella, voi hän palvelun aloitussivulla valita, minkä yrityksen tiliä haluaa käyttää.
Asiakirjan lähettäminen allekirjoitettavaksi
Tuetut asiakirjat
- Palvelu tukee PDF -muotoisia asiakirjoja, joiden koko on per tiedosto alle 10MB ja joita ei ole salasanasuojattu. Yhteen allekirjoituspyyntöön saa lisättyä enintään 10 asiakirjaa.
-
Jokaiselle erilliselle asiakirjalle generoituu oma tunnistenumero. Allekirjoituskutsun saajan tulee siis allekirjoittaa jokainen asiakirja erikseen, jolloin jokaisesta allekirjoituksesta menee veloitus.
- Tämä mahdollistaa sen, että jos kutsussa on asiakirja A ja asiakirja B, voi allekirjoittaja jättää allekirjoittamatta eli hylätä toisen asiakirjan mikäli huomaa siinä esimerkiksi puutteita. Tällöin asiakirja jossa asiakirjaprosessi on viety loppuun, saadaan ladattua allekirjoituksineen palvelusta, vaikka toinen asiakirja olisi kesken tai se olisi hylätty.
- Jokaiseen yksittäiseen asiakirjaan voidaan liittää myös liitteitä, jotka voivat olla myös muussa muodossa (esim. excel,word yms.). Asiakirjassa saa olla rajaton määrä liitteitä.
Allekirjoitusmenetelmät
Palvelussa on valittavissa seuraavat allekirjoitusmenetelmät:
Kirjekuoren (allekirjoitettavat asiakirjat ja allekirjoituskutsu) lähettäminen
1. Aloita luomalla uusi kirjekuori. Klikkaa Aloita - tai plus -painiketta.
2. Palvelu pyytää valitsemaan ensin asiakirjaprosessin. Valittavissa on Oletus työnkulku ja tilinpäätösasiakirjoille tarkoitettu Tilinpäätöksen allekirjoittaminen-asiakirjaprosessi.
3. Lisää uusi asiakirja allekirjoitettavaksi klikkaamalla Lataa asiakirja -painiketta tai pudottamalla tiedosto sille varattuun kohtaan. Voit lisätä useamman asiakirjan kerralla. Asiakirjojen tulee olla PDF -muodossa.
Palvelu tukee PDF -tiedostoja, joiden koko on per tiedosto alle 10MB ja joita ei ole salasanasuojattu. Voit lisätä samaan allekirjoituskutsuun enintään 10 asiakirjaa. Jokaiselle erilliselle asiakirjalle generoituu oma tunnistenumero. Allekirjoituskutsun saajan tulee siis allekirjoittaa jokainen asiakirja erikseen, jolloin jokaisesta allekirjoituksesta menee veloitus.
Yksittäiseen asiakirjaan lisättyjen liitteiden määrää ei ole rajattu. Liitteiden ei tarvitse olla PDF -muodossa vaan palvelu hyväksyy myös muun muotoiset liitteet esim. excel,word yms.).
4. Kun olet lisännyt kaikki allekirjoitettavat asiakirjat, klikkaa Seuraava -painiketta.
5. Lisää vastaanottajan henkilötiedot ja valitse millä kielellä allekirjoituskutsu hänelle lähetetään.
6. Valitse seuraavaksi vastaanottajan tehtävä: Allekirjoittaa asiakirja vai tarkistaa ja hyväksyä asiakirja. Riittää, että valitset toisen näistä tehtävistä.
Asiakirjan allekirjoitus
Mikäli vastaanottajan tehtävä on allekirjoittaa asiakirja, lisää valinta ruutuun Allekirjoita menetelmällä ja valitse allekirjoitusmenetelmä eli millä tavalla haluat vastaanottajan allekirjoittavan asiakirjan. Vaihtoehtoina ovat:
- Vahva tunnistautuminen
- Allekirjoitus tapahtuu joko suomalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella, riippuen siitä, mitä allekirjoitusmenetelmää vastaanottaja käyttää. Huom. ulkomaisilla pankkitunnuksilla allekirjoittaminen ei onnistu.
- Muut allekirjoitusmenetelmät
- Tekstiviesti (toimii myös ulkomaisilla puhelinnumeroilla)
- Sähköposti
- Allekirjoitus kosketusnäytöllä
Asiakirjan tarkistus
Mikäli vastaanottajan tehtävä on tarkistaa asiakirja eikä allekirjoittaa, lisää valinta ruutuun Tarkista. Tällöin vastaanottaja saa sähköpostitse kutsun tarkistamaan asiakirjan. Vain tarkistetut/hyväksytyt asiakirjat etenevät allekirjoitusprosessissa. Voit asettaa vastaanottajan tehtäväksi asiakirjan tarkistuksen esimerkiksi siinä tilanteessa, kun haluat lähettää asiakirjan ensin kollegallesi hyväksyttäväksi ja vasta sitten eteenpäin allekirjoittajille.
Mikäli valitset vastaanottajalle erikseen tehtäviksi sekä allekirjoituksen että tarkistuksen, vastaanottajan on suoritettava kaksi toimintoa. Hänelle lähetetään kaksi muistutusta: toinen asiakirjan allekirjoittamisesta ja toinen hyväksymisestä.
7. Lisävaihtoehdot- osiosta voit valita halutessasi lisätoimintoja, jotka ovat tekstiviestitse lähetetty allekirjoituskutsu ja Allekirjoittajan todentaminen. Lisätoiminnoista veloitetaan erikseen. Alla tarkempi kuvaus lisätoiminnoista ja suluissa niiden hinnoittelu:
- Ilmoita tekstiviestillä (0,20€/kpl) : Allekirjoittajalle lähetetään allekirjoituskutsu erikseen tekstiviestillä, jolloin hänen on helpompi huomata allekirjoituskutsusi. Allekirjoittaja pääsee myös allekirjoittamaan asiakirjan tekstiviestin kautta. Mikäli tätä ei valita, vastaanottajalle lähetetään kutsu sähköpostitse.
- Vaadi todennus (0,25€/kpl) : Kun vaihtoehto on käytössä, allekirjoittajan tulee ensin todentaa henkilöllisyytensä esim. pankkitunnistautumisella ennen kuin hän pääsee allekirjoittamaan asiakirjan. Käytetään esim. hyvin arkaluontoisissa asiakirjoissa. (Toimii vain suomalaisilla pankkitunnuksilla.
8. Muistathan lisätä myös itsesi vastaanottajaksi, mikäli sinun tulee olla mukana asiakirjaprosessissa. Lisää vastaanottaja -painikkeesta saat lisättyä useampia vastaanottajia ja voit määritellä heille erikseen allekirjoittajan/tarkastajan roolit ja allekirjoitusmenetelmät. Kun kaikki vastaanottajat on lisätty, klikkaa Seuraava -painiketta.
9. Mikäli vastaanottajia on useita, voit muuttaa allekirjoittajien järjestystä viemällä hiiren sen henkilön nimen kohdalle, kenen allekirjoitusjärjestystä haluat muuttaa. Saat näkyville painikkeen Siirry ylös, jota klikkaamalla henkilö siirtyy järjestyksessä ensimmäiseksi.
Määrittele myös, haluatko allekirjoitusjärjestyksen etenevän peräkkäisesti vai rinnakkaisesti.
- Peräkkäinen (asiakirja lähetetään vastaanottajille allekirjoitettavaksi lähettäjän määrittelemässä järjestyksessä)
- Rinnakkainen (asiakirja lähetetään samanaikaisesti kaikille vastaanottajille allekirjoitettavaksi)
10. Tarkista tiedot, voit vielä tehdä tarvittaessa muutoksia. Voit määritellä allekirjoituskutsulle määräajan, jonka puitteissa allekirjoitus tulee suorittaa. Mikäli allekirjoitukselle on merkittynä määräaika, voit lisäksi asettaa automaattisen muistutuksen vastaanottajalle. Tässä tapauksessa vastaanottaja saa sähköpostitse päivää ennen määräaikaa muistutuksen allekirjoittaa asiakirjat. Paina lopuksi Lähetä -painiketta.
11. Allekirjoituskutsu lähetetään vastaanottajille. Aloitussivulla näet asiakirjaprosessin tilan. Tarkempiin tietoihin pääset klikkaamalla Esikatselu -painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitsemalla Yksityiskohdat.