Allekirjoitus: Asiakirjan allekirjoittaminen

Allekirjoituspalvelun vastaanottajaportaali

Asiakirjat allekirjoitetaan Allekirjoituspalvelun vastaanottajaportaalissa, jonne allekirjoittaja pääsee allekirjoituskutsun kautta. Allekirjoituskutsu lähetetään vastaanottajalle joko sähköpostitse tai tekstiviestitse. 
Portaalissa voidaan tarkastella ja tehdä toimintoja (kuten lukea, hyväksyä, allekirjoittaa tai hylätä asiakirja) kaikkiin allekirjoituskutsuun liitettyihin asiakirjoihin.

Vastaanottajaportaalin kieleksi voidaan valita joko suomi, ruotsi tai englanti. Info -painikkeesta päästään palvelun käyttäjätukeen lukemaan tarkempia ohjeistuksia palvelun käytöstä. Klikkaamalla portaalin vasemmassa yläkulmassa näkyvää nuolta, pääsee asiakirjaprosessin lisätietoihin ja tarvittaessa lähettämään muun muassa sähköpostia asiakirjan lähettäjälle. 

 

Allekirjoittaminen

Kun asiakirja lähetetään allekirjoitettavaksi/hyväksyttäväksi Allekirjoitus -palvelussa, allekirjoituskutsu lähetetään vastaanottajille sähköpostitse. Kutsu voidaan lähettää myös tekstiviestitse, mikäli lähettäjä on valinnut sen erikseen lisäpalveluksi.

Vastaanottaja pääsee tarkistamaan lähetetyt asiakirjat klikkaamalla sähköpostin allekirjoituskutsussa olevaa linkkiä Tarkasta dokumentit. Linkki vie allekirjoituspalvelun vastaanottajaportaaliin, jossa voidaan lukea, hyväksyä, allekirjoittaa tai hylätä asiakirjat. Kaikki asiakirjat ja sen liitteet on luettava, ennen kuin vastaanottaja voi allekirjoittaa ne. Jokainen erillinen PDF-asiakirja pitää allekirjoittaa erikseen. Palvelu näyttää asiakirjojen etenemisen tilan.

Mikäli asiakirjan vastaanottajia on useita, jokaisen vastaanottajan tulee suorittaa allekirjoittaminen ennen kuin allekirjoitusprosessi on käyty loppuun. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan, vastaanottajat saavat sähköpostitse ilmoituksen allekirjoitetuista dokumenteista.

1. Vastaanottaja saa allekirjoituskutsun sähköpostitse otsikolla: Sinut on kutsuttu allekirjoittamaan dokumentteja Allekirjoitus -palvelussa.

2. Allekirjoituskutsussa on linkki Tarkasta dokumentit. Linkki dokumenttiin on voimassa 90 päivää.

3. Linkistä pääsee Allekirjoitus -palvelun vastaanottajaportaaliin tarkistamaan, hyväksymään ja allekirjoittamaan tai hylkäämään asiakirjan. Mikäli asiakirjoja on useita, jokainen asiakirja pitää tarkistaa ja allekirjoittaa erikseen.  

4. Asiakirja tulee selata läpi kokonaisuudesaan, jotta Allekirjoita asiakirja -painike aktivoituu.

5. Mikäli valitaan Allekirjoita asiakirja, palvelu kertoo seuraavaksi, millä menetelmällä allekirjoitus suoritetaan.

6. Kun asiakirja on allekirjoitettu, painetaan Jatka -painiketta, jolla allekirjoitusprosessi suoritetaan loppuun tai siirrytään seuraavan asiakirjan allekirjoittamiseen. Kun kaikki asiakirjat on käsitelty, palvelu kertoo, mitä seuraavaksi tapahtuu.

7. Kun kaikki vastaanottajat ovat suorittaneet asiakirjoihin vaaditut toiminnot kuten allekirjoittaneet ne, kaikkien vastaanottajien hyväksymät onnistuneesti viimeistellyt asiakirjat lähetetään kaikille asianomaisille osapuolille, mukaan lukien alkuperäinen lähettäjä.

• Vastaanottajat saavat sähköpostitse linkit viimeisteltyihin asiakirjoihin.

• Linkki vie vastaanottajan portaaliin. Allekirjoitettu asiakirja -painikkeesta, voit avata allekirjoitetut asiakirjat ja tallentaa ne omalle koneelle sekä tulostaa.
• Allekirjoitetussa asiakirjassa on mukana Document history -sivu, jossa on allekirjoitetun asiakirjan sinetöinti, jolla voidaan todentaa dokumentin muuttumattomuus ja kirjekuoren id-tunniste. 

 

Asiakirjan hylkääminen

Vastaanottaja voi myös hylätä asiakirjan painamalla Hylkää -painiketta. Tämän jälkeen vastaanottajalta kysytään syytä hylkäämiseen ja valinta pyydetään vielä vahvistamaan erikseen.

• Allekirjoituskutsun lähettäjälle ilmoitetaan hylkäyksen syy.
• Mikäli allekirjoituskutsussa on useampia vastaanottajia, kaikki vastaanottajat saavat portaalissa tiedot, että asiakirja on hylätty toisen vastaanottajan toimesta.
• Jos asiakirjalle on jo tehty allekirjoituksia ja asiakirja tämän jälkeen hylätään, veloitetaan tästä huolimatta ne allekirjoitukset, jotka asiakirjalle ehdittiin tehdä.
• Mikäli allekirjoituskutsu sisältää useampia asiakirjoja, ja vastaanottaja hylkää vain osan niistä, kaikki allekirjoitetut asiakirjat siirtyvät eteenpäin allekirjoitusposessissa.
• Jos vastaanottaja hylkää kaikki asiakirjat, koko prosessi keskeytyy.

 

Allekirjoitusmenetelmät

Allekirjoitusmenetelminä ovat sähköposti, tekstiviesti, vahva pankkitunnistautuminen/mobiilivarmenne ja allekirjoitus kosketusnäytöllä.

1. Vastaanottaja saa sähköpostitse allekirjoituskutsun.
2. Allekirjoituskutsussa on linkki, jonka kautta vastaanottaja pääsee tarkistamaan allekirjoitettavan asiakirjan
3. Kun asiakirja ja sen liitteet on tarkistettu, painetaan Allekirjoita asiakirja -painiketta.
4. Palvelu ilmoittaa, että asiakirja allekirjoitetaan pankkitunnuksilla/mobiilivarmenteella.
5. Palvelu ohjaa tämän jälkeen pankkitunnistautumiseen/mobiilivarmennukseen. Kun vahva tunnistautuminen on tehty, asiakirja voidaan allekirjoittaa. 

Vahva tunnistautuminen onnistuu myös Ruotsissa (BankID SE), Norjassa (BankID NO) ja Tanskassa (NemID DK) hyödyntäen kunkin maan paikallisia tunnistautumistapoja.

 

Muut tunnistautumismenetelmät:

1. Vastaanottaja saa sähköpostitse allekirjoituskutsun.
2. Allekirjoituskutsussa on linkki, jonka kautta vastaanottaja pääsee tarkistamaan allekirjoitettavan asiakirjan
3. Kun asiakirja ja sen liitteet on tarkistettu, painetaan Allekirjoita asiakirja -painiketta.
4. Palvelu ilmoittaa, että asiakirja allekirjoitetaan SMS avulla. Painamalla Jatka, palvelu lähettää vahvistuskoodin tekstiviestillä vastaanottajalle merkittyyn numeroon. Toimii myös ulkomaisilla puhelinnumeroilla.
5. Vahvistuskoodi syötetään sille tarkoitettuun kenttään, jonka jälkeen asiakirja allekirjoitetaan.

 

1. Vastaanottaja saa sähköpostitse allekirjoituskutsun.
2. Allekirjoituskutsussa on linkki, jonka kautta vastaanottaja pääsee tarkistamaan allekirjoitettavan asiakirjan.
3. Kun asiakirja ja sen liitteet on tarkistettu, allekirjoitus suoritetaan klikkaamalla Allekirjoita asiakirja -painiketta. Muuta todennusta ei vaadita.

 

1. Vastaanottaja saa sähköpostitse allekirjoituskutsun.
2. Allekirjoituskutsussa on linkki, jonka kautta vastaanottaja pääsee tarkistamaan allekirjoitettavan asiakirjan.
3. Kun asiakirja ja sen liitteet on tarkistettu, painetaan Allekirjoita asiakirja -painiketta.
4. Palvelu ilmoittaa, että asiakirja allekirjoitetaan kosketusnäytöllä eli esim. piirtämällä allekirjoituksen hiirellä.