Apix Messaging Oy:n skannauspalvelun käyttöönotto
Uusille Procountorissa aloittaville asiakkaille (21.3.2022 lähtien) avataan Apix Messaging Oy:n skannauspalvelu käyttöön automaattisesti, eikä sitä tarvitse tilata erikseen. Kaikkiin Taloushallinto -tuoteversion sopimusten starttipaketteihin sisältyy Apixin skannausosoitteet.
Mikäli käytössäsi on aiemmin ollut OpusCapitan skannauspalvelu, on se vaihtunut kevään 2022 aikana Apixille. Lue lisää operaattorimuutoksesta täältä. Uudet osoitetietosi löydät Procountorin Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymältä.
Uudet skannauspalvelun osoitteesi voit ilmoittaa paperilaskuja ja sähköpostilaskuja lähettäville toimittajille.
Mikäli sinulla ei ole vielä skannauspalvelua käytössä, voit tilata sen olemalla yhteydessä hallintoomme osoitteeseen hallinto@procountor.com.
Laskujen vastaanotto
- Paperilaskujen skannauksen osoite muodostuu seuraavasti:
Yrityksen nimi
PL 16112 (PL -numero on kaikilla sama)
00021 LASKUTUS
Kirjeitse lähetettävät laskut tulee lähettää keskitetysti yllä olevaan osoitteeseen, laskun vastaanottavan yrityksen nimellä.
- Sähköpostiskannauksen osoite muodostuu yrityksen OVT-tunnuksesta (0037+y-tunnus ilman väliviivaa), esimerkiksi:
OVT-osoite@procountor.apix.fi.
Sähköpostilaskut
Apix vastaanottaa sähköpostitse lähetetyt laskut seuraavien kriteerien mukaisesti:
- Lähetettävä lasku tulee olla sähköpostin liitteenä PDF-tiedostona.
- Yhdessä sähköpostissa saa olla vain yksi lasku.
- Sähköposti voi sisältää myös muita liitteitä joko PDF-tiedostona tai muissa tiedostomuodoissa.
- Laskun tiedostonimen on suositeltavaa sisältää esimerkiksi sana Lasku tai Invoice, jotta se erotetaan liitteistä.
- Mikäli sähköpostissa on useita laskuja, sitä ei käsitellä. Lähettäjä saa asiasta virheilmoituksen sähköpostilla.
- PDF-tiedoston tulee olla suojaamaton. Salasanasuojattuja tai muilla rajoituksilla olevia tiedostoja ei voida käsitellä. Lähettäjä saa asiasta virheilmoituksen sähköpostilla.
- PDF - tiedoston maksimikoko on 7 Mb. Mikäli koko ylittyy, laskua ei käsitellä ja lähettäjä saa asiasta virheilmoituksen sähköpostilla.
- PDF -laskun pienin sallittu sivukoko on 38 x 51 mm ja suurin sallittu koko on A3 (29,7 x 42 cm).
- Vastaanottajakentässä saa olla skannauspalvelun sähköpostiosoitteen lisäksi myös muita vastaanottajia.
- Sähköpostin otsikkoon suositellaan kirjoittamaan sana lasku ja liitteenä olevan laskun numero, jotta palvelusta tuleva vahvistusviesti olisi helpompi kohdistaa.
- Skannauspalvelu suosittelee skannaamaan laskut 300dpi:n tarkkuudella
Lähetyksen jälkeen palvelusta tulee joko hyväksyntä- tai hylkäysilmoitus sähköpostilla lähetysosoitteeseen 15 minuutin kuluessa lähetyksestä.
- Jos laskun käsittely on onnistunut sähköpostin otsikko on:
- “TOIMITETTU/DELIVERED:”ja tämän perässä on alkuperäisen sähköpostin otsikko
- Jos laskun käsittely ei ole onnistunut niin sähköpostin otsikko on:
- “EI TOIMITETTU/NOT DELIVERED:”ja tämän perässä on alkuperäisen sähköpostin otsikko
- Laskua ei ole tällöin hyväksytty ja se tulisi lähettää uudestaan korjattuna.
Laskujen optinen tulkinta
Ostolaskuilta luetaan seuraavat tiedot:
- Yrityksen nimi tai sähköpostiosoite (yksilöi vastaanottavan yrityksen, tiedon avulla lasku kohdistetaan oikealle yritykselle)
- Laskun numero
- Laskun päivä
- Eräpäivä
- Valuutta
- Loppusumma
- Viitenumero
- Tilinumero (IBAN)
- BIC (vain IBANin yhteydessä)
- Lähettäjän nimi
- Lähettäjän Y-tunnus (suomalainen)
- Lähettäjän ALV-tunnus
- Laskun tyyppi (veloitus/hyvitys)
Rivitason tiedot
- Tuotteen nimi
- ALV-prosentti
- Rivin verollinen summa
- Rivin veroton summa
Optisesti tulkittujen tiedot tallennetaan Procountorin ostolaskun vastaaviin tietokenttiin. Lisäksi laskusta muodostetaan PDF-muotoinen kuva, joka lisätään Procountorin ostolaskun liitteeksi.
Laskun kuvalla tulee lukea, että kyseessä on Lasku (tai Invoice tai Faktura). Esimerkiksi Tilausvahvistus-otsikolla olevaa laskua ei tulkita laskuksi.
Tietojen tulkinta käsittää suomen-, ruotsin- ja englanninkieliset laskut. Muun kielisissä laskuissa välitetään normaalitapauksena vain laskun kuva ja puuttuvat tiedot välitetään tietona "N/A", "0" tai tyhjinä kenttinä. Puuttuvat summatiedot täytetään arvolla nolla. Muun kielisiltä laskuilta ei optista tulkintaa pystytä takaamaan.
Käsittelymaksuja, alv-yhteenvetoja ym. ei tulkita, ellei tietoja ole sisällytetty laskun rivitietoihin. Eli otsikkotasolta ei voi poimia alv-%:a vaan sen pitää näkyä jokaisella rivillä erikseen.
Pakollisena tietona laskulta tulee löytyä vastaanottajan laskutusosoitetiedot: asiakkaan nimi, postilokero ja toimipaikka. Ilman näitä tietoja toimitus asiakkaan Procountor-ympäristöön ei ole mahdollinen.
Skannauksen käsittelyajat
Mikäli lasku lähetetään Apixin sähköpostiskannaukseen ennen klo 10.00, niin lasku välitetään seuraavaksi päiväksi käsiteltynä. Mikäli lasku lähetetään sähköpostiskannaukseen klo 10.00 jälkeen, laskun käsittely voi siirtyä siitä seuraavalle päivälle. Laskuja ei skannata viikonloppuisin eikä pyhäpäivisin.
Mitä tapahtuu aineistolle, jota ei pystytä skannaamaan?
Aineisto, jota ei voida käsitellä skannauspalvelussa (esim. tavarat, yrityslahjat yms.) säilytetään Apixin toimipisteessä 30 pv ajan. Aineistoa ei uudelleen postiteta automaattisesti eteenpäin. Mikäli epäilet, että skannaukseen on lähetetty sinne kuulumatonta aineistoa, otathan yhteyttä Procountorin asiakaspalveluun.
Miten skannauksen paperimateriaalit jälkikäsitellään?
Skannauksen jälkeen laskuja säilytetään kaksi kuukautta, minkä jälkeen ne tuhotaan ja kierrätetään tai lähetetään asiakkaan osoittamaan osoitteeseen.