Ohjeistus koskee tilitoimiston omaa asiakasrekisteriä ja laskutusta, eikä verkkolaskuosoitteiden päivitys tilitoimistoympäristössä vaikuta asiakasympäristöjen verkkolaskutietoihin.
Tilitoimistot voivat päivittää asiakasrekisterissä olevien asiakkaidensa uudet verkkolaskuosoitteet massa-ajona käyttämällä liikekumppaniaineiston siirtotiedostoa. Siirtotiedostoon voidaan syöttää asiakkaiden uudet verkkolaskuosoitteet kerralla ja ajaa tämän jälkeen tiedosto Procountoriin Aineiston sisäänluku -toiminnon avulla, jolloin osoitetiedot päivittyvät asiakasrekisteriin
Miten verkkolaskuosoitteet päivitetään asiakasrekisteriin?
1. Lataa ensin liikekumppaniaineiston siirtotiedosto koneellesi. Huomioithan, että tiedostoon syöttämäsi tiedot ovat tietuekuvauksen mukaisia.
2. Täytä tiedostoon jokin seuraavista kohdistustiedoista (Sisäänluettavat tiedot kohdistetaan oikeille asiakkaille seuraavien tietojen perusteella):
- Y-tunnus / henkilötunnus (sarake B)
- Asiakasnumero (sarake BA)
3. Täytä siirtotiedostoon myös seuraavat kentät:
- Yrityksillä Y-tunnuksen ja henkilöillä henkilötunnuksen tyyppi (sarake A)
- Liikekumppanin tyyppi (sarake C)
- Liikekumppanin nimi (sarake D)
- Laskukanava (sarake Z)
- Verkkolaskuosoite (sarake AX)
- Verkkolaskuoperaattori (sarake BD) Voi olla tyhjä, jos liikekumppanin tiedot löytyvät Verkkolaskuosoitteen (AX) tai OVT-tunnuksen (BE) avulla verkkolaskuosoitteistosta.
- Liikekumppanin OVT-tunnus (sarake BE) Voi olla tyhjä, jos liikekumppanin tiedot löytyvät Verkkolaskuosoitteen (AX) avulla verkkolaskuosoitteistosta.
4. Kun olet syöttänyt tarvittavat tiedot siirtotiedostoon, tallenna se ja siirry Procountorin Aineiston sisäänluku -näkymälle (Hallinta > Aineiston sisäänluku).
5. Valitse sisäänluvun tyypiksi: Liikekumppaniaineiston sisäänluku ja paina Hae tiedosto -painiketta.
6. Valitse avautuvassa ikkunassa sisäänluettava tiedosto koneeltasi ja paina Jatka. Paina vielä ylärivin Jatka -painiketta ja saat näkyville ohjelmaan lataamasi liikekumppanien tiedot yhteenvetona.
7. Tallenna-painikkeella ohjelma päivittää uudet tiedot asiakasrekisteriin.