Työajanlyhennysvapaalaskenta

Työajanlyhennysvapaa on uusi ominaisuus. Työajanlyhennysvapaiden laskenta tapahtuu automaattisesti palkkalaskelmilta palkansaajalle asetettujen asetuksien mukaisesti. Työajanlyhennysvapaalaskentaa varten on mahdollista muodostaa monia erilaisia työehtosopimusten mukaisia asetuksia. Työajanlyhennysvapaalaskenta on oletuksena poissa päältä ja se pitää ottaa erikseen käyttöön yrityksen käyttöaseuksissa.

 

Pikaopas työajanlyhennysvapaalaskennan käyttöönottoa varten

Ensimmäiseksi työajanlyhennysvapaalaskenta tulee ottaa käyttöön yritykselle Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Työaikalaskennat > Ota työajanlyhennysvapaalaskenta käyttöön.

Käyttöönoton jälkeen on mahdollista luoda työajanlyhennysvapaalaskentaa varten asetukset Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Työajanlyhennysvapaa asetukset -näkymällä.

Asetuksien luomisen jälkeen asetus tulee asettaa palkansaajille Palkat > Palkansaajarekisteri > Työaikalaskennat > Työaikalaskennat > Työajanlyhennysvapaa -näkymällä.

Ensimmäistä kertaa tullessa Työaikalaskennat -näkymälle Työajanlyhennysvapaalaskennan ollessa käytössä avautuu ponnahdusikkuna, jossa voi helposti asettaa haluamansa asetuksen palkansaajalle. Työajanlyhennysvapaalaskennan aloituspäivä on esitäytetty kuluvalla päivällä eikä sitä tarvitse vaihtaa, ellei sitten halua automaattisen laskennan alkavan vasta tulevaisuudessa.

Automaattista työajanlyhennysvapaalaskentaa ei tehdä takautuvasti, mutta on mahdollista laittaa jo ansaitut maksamattomat työajanlyhennysvapaat Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa tunnit/päivät sarakkeeseen tai vaihtoehtoisesti voi laittaa kumulatiiviset työtunnit/työpäivät kohtaan aikaisemmat tunnit/työpäivät ja niistä ohjelma laskee sitten ansaittuihin työajanlyhennysvapaa tunteihin/päiviin asetuksen mukaisesti aikaisemmin ansaitut vapaat sekä lisää tuloksen myös jäljellä oleviin työajanlyhennysvapaa tunnit/päivät sarakkeeseen.

 

Käyttöasetukset -Työaikalaskennat

Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Ota työajanvapaalaskenta käyttöön

• Asetus on oletuksena pois päältä. Ottamalla asetus käyttöön yrityksen on mahdollista alkaa käyttämään työajanlyhennysvapaalaskentaa.

 

Työajanlyhennysvapaa asetukset -näkymä

Asetukset voi luoda Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Työajanlyhennysvapaa asetukset -näkymällä.

 

Asetuksen nimi

Valitse asetus

• Valitse jo luotu asetus pudotusvalikosta.

Asetuksen nimi

• Luo uusi asetus lisäämällä asetuksen nimi (nimen pitää olla uniikki) ja valitsemalla asetuksen muut kohdat käytettävän työehtosopimuksen mukaisesti.

 

Asetukset

Työajanlyhennysvapaiden ansainta tunteina/päivinä

Työajanlyhennysvapaalaskenta tukee peruspalkkatyyppejä Tuntipalkka sekä Kuukausipalkka.

• Ansaintatapa määrittää mistä työajanlyhennysvapaa lasketaan (tunneista vai päivistä)
• Käyttötapa määrittää minä työajanlyhennysvapaa ansaitaan (tunteina vai päivinä)

Ansaintatapa

• Tunnit, ansainta (kumulatiiviset työtunnit) lasketaan palkkalaskelmien palkkalajien tuntiarvoista
• Päivät, ansainta (kumulatiiviset työpäivät) lasketaan palkkalaskelman Työpäivät työajanlyhennysvapaalaskentaa varten -kentästä

Käyttötapa

• Tunnit (Ansaitut työajanlyhennysvapaat ovat tunteja)
• Päivät (Ansaitut työajanlyhennysvapaat ovat päiviä)

 

Ansaintasääntö

• Ansaintataulukko
  • Taulukkkoon voi määritellä minimi määrä tunteja/päiviä joilla ansaitsee tietyn määrän työajanlyhennysvapaa tunteja/päiviä
  • Taulukkoon on mahdollista laittaa eri luvut eri vuosille. Jos luvut ovat samat vuodesta riippumatta ei uusille vuosille tarvitse täyttää lukuja, vaan ne kopioituu uuden vuoden ensimmäisten palkkalaskelmien teon yhteydessä
  • Vähintään yksi rivi on täytettävä joko nykyiseltä tai seuraavalta vuodelta
• Työpäiväjakaja
  • Valittaessa myös Jakaja -sarake pitää täyttää
  • Maksimi päivät voi täyttää haluttaessa, jos ansaitulle työajanlyhennysvapaapäiville on olemassa maksimimäärä
  • Voidaan käyttää vain jos Ansaintatapaan on valittu Päivät
  • Laskentakaava: Ansaitut työajanlyhennysvapaat lasketaan jakamalla kumulatiiviset työpäivät jakajalla
  • Maksimi päivät -kentän luku rajoittaa ansaitut työajanlyhennysvapaapäivät olemaan maksimissaan luvun arvo
• Tunnit, jotka oikeuttavat vapaapäivään
  • Valittaessa myös Tunnit -sarake pitää täyttäää
  • Laskentakaava: Kumulatiiviset tunnit jaetaan Tunnit -sarakkeeseen laitetulla luvulla
  • Voidaan käyttää vain jos Ansaintatapaan on valittu Tunnit
  • Maksimi päivät -kentän luku rajoittaa ansaitut työajanlyhennysvapaapäivät olemaan maksimissaan luvun arvo

 

Asetusten muokkaaminen

Jo luotuja asetuksia voidaan muokata seuraavasti: 

• Valitaan luotu asetus, jota halutaan muokata

Kun asetusta ei ole vielä lisätty palkansaajalle, voidaan muokata:

• Kaikkia kenttiä

Kun asetus on lisätty palkansaajalle, mutta sitä ei ole vielä käytetty palkkalaskelmalla, voidaan muokata seuraavia kenttiä: 

• Nimi
• Palkkalajit, joista kumulatiiviset työtunnit lasketaan
• Ansaintataulukko
• Kuukausipalkan jakaja
• Päivittäiset työtunnit 

Kun asetus on lisätty palkansaajalle ja käytetty palkkalaskelmalla, voidaan muokata seuraavia kenttiä:

• Nimi
• Ansaintataulukon nykyistä ja tulevaa vuotta 
• Palkkalajit 
  • Palkkalajeja voi muokata myös silloin, kun asetusta on jo käytetty palkkalaskelmilla. Voit lisätä tai poistaa palkkalajeja käytössä olevalta asetukselta.
  • Muokkaamisen jälkeen, kun tallennat asetukset, ohjelma ilmoittaa, että palkkalajeja on muutettu ja muutos tarvitsee uudelleenlaskennan. Ilmoitus tulee vain, mikäli asetusta on käytetty palkkalaskelmilla. Paina Laske uudelleen –painiketta, mikäli haluat, että muutos vaikuttaa kuluvan vuoden työajanlyhennysvapaalaskentoihin.
  • Jos palkkalaskelma menee vuoden vaihteen yli, kaikki palkkalaskelman arvot lasketaan uudelleen, muissa tapauksissa uudelleenlaskenta koskee vain kuluvan vuoden palkkalaskelmien arvoja.
  • Esimerkiksi: palkkalaskelma, joka on joulu-tammikuulla, myös joulukuulle ansaintajaksoilla määritellyt tunnit lasketaan uudelleen joulukuun kokonaistunteihin. Ei siis uudelleen lasketeta koko edellisvuotta, vaan siihen lisätään yli vuoden menevältä palkkalaskelmalta muuttuneet tunnit.

Asetuksen poistaminen

Työajanlyhennysvapaa asetuksen voi poistaa, mikäli sitä ei ole laitettu palkansaajalle, eikä sitä ole käytetty millään palkkalaskelmalla. Mikäli ehto täyttyy, ylärivin Poista –painike on aktiivinen. Poista –painikkeen painamisen jälkeen, Procountor pyytää vielä varmistamaan asetuksen poistamisen. Poistamisen voi halutessaan vielä peruuttaa Peruuta –painikkeella. 

 

 

Työajanlyhennysvapaiden maksaminen

Työajanlyhennysvapaiden maksamiseen on kolme eri vaihtoehtoa.

• Keskituntiansio (KTA)
  • Näyttää Työaikalaskennat näkymällä kuluvan keskituntiarvon
  • Maksettaessa työajanlyhennysvapaita ohjelma käyttää maksupäivän mukaista keskituntiansion arvoa
• Tuntipalkka
  • Arvo otetaan Palkkatiedot -näkymän peruspalkka kohdasta
  • Jos peruspalkka muutetaan tuntipalkasta kuukausipalkkaan, eikä työajanlyhennysvapaa asetusta muuteta, ohjelma tallentaa vanhan peruspalkan Työaikalaskennat näkymälle
• Kuukausittain
  • Arvo otetaan Palkkatiedot -näkymän peruspalkka kohdasta
  • Valittaessa myös Kuukausipalkan jakaja -sarake tulee täyttää
  • Laskentakaava: Kuukausipalkka jaetaan Kuukausipalkan jakaja -sarakkeessa olevalla luvulla
  • Jos peruspalkka muutetaan tuntipalkasta kuukausipalkkaan, eikä työajanlyhennysvapaa asetusta muuteta, ohjelma tallentaa vanhan peruspalkan Työaikalaskennat näkymälle

Päivittäiset työtunnit

• Tällä arvolla muutetaan päivät tunneiksi ja tunnit päiväksi. Tulee täyttää, jos Käyttötapa ja maksutapa eivät ole samaa yksikköä. Esim. jos käyttötapa on tunteja ja maksutapana on kuukausittainen tai jos käyttötapa on päiviä ja maksutapana on keskituntiansio.

 

Palkkalajit, joista kumulatiiviset työtunnit lasketaan

Kun Ansaintatavaksi on valittu tunnit, pitää määritellä mistä palkkalajeista kumulatiiviset työtunnit lasketaan palkkalaskelmilta. Vähintään yksi palkkalaji on valittava tähän asetukseen.

Hae palkkalaji

• Avaa uuden näkymän, jossa palkkalajeja voi hakea haluamallaan tavalla ja lisätä ne asetuksiin Lisää palkkalajit -painikkeella

Poista rivi

• Halutessasi poistaa palkkalajin asetuksista, ole hyvä ja valitse palkkalaji ja paina Poista rivi -painiketta

 

Työaikalaskennat   - Työajanlyhennysvapaa

Näkymälle pääsee ohjelman kohdasta Palkat > Palkansaajarekisteri > Valitse palkansaaja > Työaikalaskennat.

Työajanlyhennysvapaa asetukset määritellään palkansaajille Työaikalaskennat -näkymällä. Työajanlyhennysvapaalaskenta löytyy Keskituntiansion alapuolelta, jos yrityksellä on keskituntiansio -ominaisuus käytössä.

 

Työajanlyhennysvapaa

Tultaessa näkymälle ensimmäistä kertaa (pop up)

Valitse työajanlyhennysvapaa asetus

• Työajanlyhennysvapaalaskennan aloituspäivä on esitäytetty nykyisellä päivällä
• Vuosi
  • Vuosi, jolle asetus laitetaan
• Valitse asetus (Asetuksen maksutapa tulisi tukea palkansaajan peruspalkkaa Palkkatiedot näkymällä, paitsi jos maksutapa on keskituntiansio, jolloin peruspalkalla ei ole väliä)

 

Työajanlyhennysvapaalaskennan aloituspäivä

• Päivä, josta lähtien automaattinen työajanlyhennysvapaalaskenta alkaa. Päivä on esitäytetty kuluvalla päivällä eikä sitä tarvitse vaihtaa ellei sitten haluta, että automaattinen laskenta alkaa vasta myöhemmin.

Kaikki yhteensä

Kaikki työajanlyhennysvapaa tunnit yhteensä

• Näyttää kaikki jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa tunnit kaikilta vuosilta

Kaikki työajanlyhennysvapaa päivät yhteensä

• Näyttää kaikki jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa päivät kaikilta vuosilta

Kaikki työajanlyhennysvapaa palkka yhteensä

• Näyttää kaiken jäljellä olevan työajanlyhennysvapaa palkan kaikilta vuosilta

Vuosi

• Asetukset laitetaan palkansaajille vuosittain
• Kuluvan vuoden asetukset kopoidaan uudelle vuodelle vuoden ensimmäisen palkkalaskelman luomisen yhteydessä

Asetuksen nimi

• Näyttää työajanlyhennysvapaalaskennan asetuksen, jonka mukaan palkansaajan työajanlyhennysvapaalaskenta tapahtuu

 

Vaihda asetus ja luo uusi aikajakso

• Vaihda asetus ja luo uusi aikajakso. Valitse uusi asetus-alasvetovalikosta valitaan haluttu asetus. Asetus ei voi olla sama kuin mikä henkilöllä on käytössä. Asetus on mahdollista laittaa alkamaan tai lopettaa tietyllä päivämäärällä. Asetuksen vaihto luo uuden ajanjakson, joka on myös valittavissa kun työajanlyhennysvapaata maksetaan.
• Muuta käyttämätön asetus ja aloituspäivämäärä. Jos asetusta ei ole vielä käytetty palkkalaskelmalla, on mahdollista muuttaa asetus toiseksi

Vanha peruspalkka

• näkyvissä vain, jos peruspalkka on muutettu kuukausi - tuntipalkka tai tuntipalkka - kuukausi

 

Kumulatiiviset

Työpäivät

• Näyttää kumulatiiviset työpäivät. Muokattava kenttä. Kumulatiiviset työpäivät lasketaan palkkalaskelman uudesta Työpäivät työajanlyhennysvapaalaskentaa varten -kentästä

Työtunnit

• Näyttää kumulatiiviset työtunnit. Muokattava kenttä. Kumulatiiviset työtunnit lasketaan palkkalaskelman palkkalajeista, jotka on määritelty Työajanlyhennysvapaa asetuksissa

Ansaitut työajanlyhennysvapaa päivät

• Näyttää ansaitut työajanlyhennysvapaa päivät

Ansaitut työajanlyhennysvapaa tunnit

• Näyttää ansaitut työajanlyhennysvapaa tunnit

 

Jäljellä olevat

Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa päivät

• Näyttää valitun vuoden jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa päivät

Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa tunnit

• Näyttää valitun vuoden jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa tunnit

Jäljellä oleva työajanlyhennysvapaa palkka

• Näyttää valitun vuoden jäljellä olevat työajanlyhennysvapaa palkan

Työajanlyhennysvapaa yksikköhinta

• Näyttää yksikköhinnan (joko tunti tai päivä) mitä käytetään maksettaessa työajanlyhennysvapaa

 

Historia paneeli 

Historia paneeli näyttää Työajanlyhennysvapaalaskennan muutokset. Paneeli löytyy Työaikalaskennat -näkymän alariviltä.

Vaihtaessa asetusta tai muuttaessa esim. nykyisen asetuksen työpäivien määrää, Tallenna -painikkeen painamisen jälkeen manuaaliset muutokset näkyvät historiapaneelissa  +- merkeillä, jolloin on helppo nähdä kuinka monta päivää tai tuntia työntekijälle on lisätty tai vähennetty.  

Voit muokata uusimman muutoksen (ensimmäinen rivi) Selite-kenttää halutessasi. Vanhempia muutoksia ei pysty enää muokkaamaan. 

Asetus -kenttä näyttää vanhan asetuksen nimen.  

Jos työajanlyhennysvapaat ovat eri yksikköä (päivät/tunnit) kuin aikaisemmin käytössä olleessa asetuksessa, vanhan asetuksen arvot näytetään miinusmerkkisinä ja uuden asetuksen arvot plusmerkkisinä historiatiedoissa.  

 

Peruspalkan vaihto kuukausi ja tuntipalkan välillä

Jos palkansaajan peruspalkka muutetaan kuukausipalkasta tuntipalkkaan tai toisinpäin työajanlyhennysvapaalaskennan maksutapa ei enää ole välttämättä oikein. Tässä tapauksessa ohjelma tallettaa vanhan peruspalkan Työaikalaskennat näkymälle Vanha peruspalkka -kohtaan ja sitä käytetään maksettaessa työajanlyhennysvapaita. Jos maksutapana on keskituntiansio, ei vanhaa peruspalkkaa talleteta, koska sitä ei tarvita.

 

Työpäivät työajanlyhennysvapaalaskentaa varten

Kenttä näkyy palkkalaskelmalla ja palkkalistalla työntekijöillä, jos työajanlyhennysvapaalaskennan asetuksissa on valittu päivät ansaintatapaan. Tällä hetkellä kenttä esitäytetään samalla arvolla mikä on palkkalistan Kalent. työpäivät kohdassa.

 

Jäljellä olevien työajanlyhennysvapaiden näyttäminen palkkalaskelmalla

Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaat (tunnit / päivät) saa mukaan palkkalaskelmalle. Toiminto otetaan käyttöön Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Työaikalaskennat, täppäämällä valinnan ”Näytä työajanlyhennysvapaat palkkalaskelmalla (PDF)".

Jäljellä olevat työajanlyhennysvapaat ovat joko tunteja tai päiviä, riippuen henkilölle asetetusta työajanlyhennysvapaa-asetuksesta Työaikalaskennat -näkymällä. Palkkalaskelmalla voi näkyä sekä tunteja että päiviä, jos henkilöllä on erilaiset asetukset eri vuosina, ja myös vanhoja maksamattomia työajanlyhennysvapaita jäljellä.

 

Työajan allokointi eri kalenterivuosille 

Tarvittaessa työaika voidaan allokoida eri kalenterivuosille (joulu- tammikuun vaihde) käyttäen ansaintajaksoja. Toiminto toimii samalla tavalla kuin lomien allokointi lomanmääräytymisvuosien vaihteessa (maalis-huhtikuun vaihde) 
Säännöt:

• Jos ansaintajaksoa ei käytetä, työaika allokoidaan palkkalistan palkanmaksukauden alkupäivämäärän mukaiselle vuodelle.
• Jos ansaintajaksoa käytetään, työtunnit allokoidaan sen mukaisesti.
• Jos ansaintajaksossa laitetaan joku muu vuosi kuin palkanmaksukauden alkupäivämäärän tai loppupäivämäärän mukainen vuosi, työtunnit allokoidaan palkanmaksukauden alkupäivämäärästä seuraavalle vuodelle. 
• Ansaintajaksolle tulee täyttää sekä aloitus- että lopetuspäivämäärä tai jättää molemmat tyhjiksi.
• Ansaintajakson alkupäivä ja loppupäivä tulee olla samana vuonna.

 

Palkanmaksukauden mennessä vuoden vaihteen yli, ohjelma näyttää kaksi erillistä kenttää riippuen vuosista. Esimerkiksi Työpäivät työajanlyhennysvapaalaskentaa varten: 2022 ja Työpäivät työajanlyhennysvapaalaskentaa varten: 2023,  jotta käyttäjä voi allokoida työpäivät oikeille vuosille. 

 

Palkanmaksukauden mennessä vuoden yli, palkansaajalla tulee olla sama työajanlyhennysvapaa asetus molempina palkanmaksukauden vuosina. Ellei näin ole, palkkalaskelmaa ei voi luoda ja Procountor näyttää tästä alla olevan huomautuksen. Samoin jos palkkalistan palkanmaksukausi on samalla vuodella, mutta palkanmaksukaudella on voimassa useampi kuin yksi työajanlyhennysvapaa-asetus, huomauttaa ohjelma tästä alla olevasti.