Luo uusi tai muokkaa ammattiyhdistyksen tietoja
Ammattiyhdistyksen luominen aloitetaan Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Ammattiyhdistys, klikkaamalla painiketta Luo uusi ammattiyhdistys.
Uuden ammattiyhdistyksen luomiseen ja tietojen muokkaamiseen, tulee käyttäjällä olla kaikki oikeudet Toimittajarekisteriin sekä Palkanlaskentaan (kaikki toiminnot).
Ammattiyhdistyksen luominen aloitetaan Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Ammattiyhdistys.
Valitse tai luo uusi ammattiyhdistys -alasvetovalikosta valitaan Luo uusi ammattiyhdistys, ja annetaan sille nimi.
Perustiedot
Osiossa annetaan IBAN- ja BIC-kenttiin ammattiyhdistyksen tilinumero sekä BIC-koodi.
Vapaaehtoisia täydennettäviä tietoja ovat Y-tunnus, Ammattiyhdistyksen numero sekä Ammattiyhdistyksen osasto -kenttä.
Ammattiyhdistykselle voi antaa vain yhden tilinumeron.
Ammattiyhdistyksiä ei voi linkittää keskenään.
Jäsenmaksun laskenta
Osiossa voi määritellä jäsenmaksulle kiinteän euromääräisen kuukausimaksun.
Maksurajat per palkansaaja
Osiossa määritellään pienin ja suurin työntekijäkohtainen vuositasolla perittävä jäsenmaksun summa.
Yritystason viitenumerot
Valitulle vuodelle voi antaa joko kuukausitason viitenumerot, tai vuositason viitenumeron.
Viitekoodin valinta
Valinnalla määritellään, minkä päivämäärän perusteella viitenumero valitaan yritystason viitenumeroista ostolaskulle; palkkojen maksupäivän (Palkkapäivä) vai palkanmaksukauden loppupäivän perusteella (Laskelman palkanmaksukauden loppupäivä).
Oikaisuhistoria
Oikaisuhistoriaan tallentuu tieto käyttäjästä, joka on muokannut ammattiyhdistykselle tallennettua tilinumeroa.
Ammattiyhdistyksen luominen muodostaa automaattisesti toimittajan toimittajarekisteriin. Ammattiyhdistyksen tilinumeroa ja nimeä voi muokata joko Ammattiyhdistys-näkymällä, tai toimittajarekisterin kautta. Muokattu nimi ja tilinumero päivittyvät näkymältä toiselle.
Ammattiyhdistyksen lisääminen palkansaajalle
- Palkansaajan Palkkatiedot -näkymällä voidaan Ammattiyhdistys -osiossa Lisää ammattiyhdistys painikkeella lisätä ammattiyhdistys. Rivin Ammattiyhdistys -alasvetovalikosta valitaan haluttu ammattiyhdistys.
- Jos ammattiyhdistykselle oli luomisvaiheessa annettu osastonumero, voi sitä tarvittaessa muokata Ammattiyhdistyksen osasto -kenttään.
- Jos jäsennumero on tiedossa, voi sen syöttää Jäsennumero-kenttään.
- Jäsenyyden alkupvm -tieto on pakollinen.
- Jäsenyyden loppupvm täydennetään jos se on tiedossa. Jos palkansaajalle halutaan lisätä uusi ammattiyhdistys, tulee vanhan jäsenyyden loppupäivämäärän olla annettu.
Kentän Info-painikkeen takaa löytyy teksti: 'Huomioithan, että Jäsenyyden loppupvm täytyy ehkä olla myöhempi kuin työsuhteen päättymispäivä, varsinkin jos luodaan ay-jäsenmaksuista selvitysraportti tiedostona.' Mikäli työsuhde päättyy esimerkiksi 31.3., mutta viimeinen palkanmaksu on huhtikuussa, tulee jäsenyyden viimeisen päivän olla myös huhtikuussa. Muutoin Ay-jäsenmaksuselvityksen tiedostoa ei mahdollisesti pystytä lataamaan ulkopuolisiin palveluihin, jos päättymispäivä on ennen raportin alkupäivää.
- Laskentatapa-kentässä näkyvä tieto (kiinteä jäsenmaksu tai manuaalinen) tulee kyseisen ammattiyhdistyksen asetuksista.
- Selite-kenttään kirjoitettu teksti (esimerkiksi tieto työsuhteen päättymisestä) tulee mukaan ay-jäsenmaksuraportille.
-
Uuden palkansaajan palkkatiedot tulee ensin tallentaa, että ay-jäsenmaksupalkkalaji nousee palkkaperusteelle
Ammattiyhdistysasetukset-painikkeella pääsee tarkastelemaan ammattiyhdistysten asetuksia Ammattiyhdistys-näkymällä. Tallenna tehdyt muutokset ennen painikkeen klikkaamista, muutoin ne eivät tallennu.
Jäsenmaksuhistoria-painikkeen taakse voidaan lisätä summa, mikäli henkilöltä on peritty ay-jäsenmaksuja esimerkiksi toisen työnantajan toimesta. Tämän avulla pystytään laskemaan esimerkiksi vuosirajaa, mihin asti ay-jäsenmaksua kerätään. Mikäli automatisoitu ay-jäsenmaksu otetaan käyttöön kesken vuotta ja henkilölle on määritelty maksimivuosiraja (Suurin vuositasolla perittävä summa per työntekijä-tieto Ammattiyhdistyksen asetuksissa), tulee näkymälle merkitä myös toisella palkkalajilla kerätyt ay-jäsenmaksut.
Näkymälle kerätään myös palkkalaskelmat joilla on peritty ay-jäsenmaksuja, jotta pystytään seuraamaan kuukausi- tai vuosirajaa.
Painike on harmaana, jos tietoja ei ole tallennettu tai ammattiyhdistyksellä on käytössä manuaalinen laskentatapa.
Aiemmat tiedot-painike näkyy, mikäli palkansaajalla oli aiempi ammattiyhdistystieto tallennettuna v69 julkaisun aikaan. Voit käyttää näitä tietoja hyväksi luodessasi uutta ammattiyhdistysasetusta ja lisätessäsi sen palkansaajan taakse.
Automaattinen ay-jäsenmaksun laskenta
Uutta automaattista laskentaa käyttävää ammattiyhdistystä lisättäessä järjestelmä tarkistaa, onko palkansaajalla palkkaperusteella käytössä vanha palkkalaji (6040 tai 6041) ja ehdottaa sen poistamista ja korvaamista uudella palkkalajilla6042 Ay-jäsenmaksu, kiinteä (autom. laskenta). Mikäli tässä kohtaa perutaan muutos, vanha palkkalaji tulee poistaa palkkaperusteelta manuaalisesti tai uutta ammattiyhdistystä ei pystytä tallentamaan.
Mikäli vanhan palkkalajin poisto hyväksytään, vanha palkkalaji poistetaan palkkaperusteelta ja tilalle lisätään uusi automaattinen palkkalaji. Huomaathan, että vain yksi ammattiyhdistys voi olla voimassa samaan aikaan.
Tallenna lopuksi muutokset.
Prosenttiperusteinen ay-jäsenmaksun laskenta
Prosenttiperusteista jäsenmaksun laskentaa varten tulee ensin luoda ammattiyhdistys Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Ammattiyhdistys -näkymällä. Valitse jäsenmaksun laskentatavaksi Prosentti, jonka jälkeen voidaan määritellä varsinainen prosenttiluku. *Palkkalajiasetukset* -valikosta valitaan, mistä prosenttiperusteinen ay-jäsenmaksu lasketaan. Vaihtoehtoina ovat Kaikki verotettavat ansiot ja Kaikki verotettavat ansiot paitsi luontoisedut.
Prosenttiperusteiselle laskennalle voidaan myös määritellä minimi- ja maksimikuukausirajat.
Kun ammattiyhdistys on luotu, voi sen lisätä palkansaajan palkkatietoihin. Tämä lisää automaattisesti palkansaajan palkkaperusteelle palkkalajin 6043 Ay-jäsenmaksu, prosentti (autom. laskenta). Palkkalaji 6043 ottaa huomioon aikaisemmat kuukauden ansiot, kun lasketaan palkkalaskelman jäsenmaksua.
Palkkalistan ja palkkalaskelman luomisen yhteydessä tarkistetaan palkansaajan voimassaoleva ay-jäsenyys, ja aktiiviseksi asetettua ay-jäsenmaksun prosenttiperusteista laskentaa.
Prosenttiperusteisessa laskennassa voidaan luoda omia palkkalajilistoja, joista ay-jäsenmaksu lasketaan.
Valitse Muokkaa asetuksia ja avautuvasta näkymästä Kopioi. Anna uudelle, omalle asetukselle nimi ja valitse kumman oletusasetuksista haluat pohjaksi (Kaikki verotettavat ansiot tai Kaikki verotettavat ansiot paitsi luontaisedut). Tämän jälkeen pystyt lisäämään tai poistamaan palkkalajeja omalta asetukselta.
Mikäli valitset Luo uusi -painikkeen Muokkaa asetuksia - näkymältä, voit luoda palkkalajilistan täysin tyhjästä. Huomioitavaa on, että mikäli asetus on käytössä / ollut käytössä palkkalaskelmilla, palkkalajeja ei voi enää muuttaa. Tällöin tulee tehdä uusi ammattiyhdistys uusilla asetuksilla.
Räätälöitävä palkkalajiasetus voidaan poistaa, mikäli sitä ei ole käytetty palkkalaskelmilla.
Manuaalinen ay-jäsenmaksun laskenta
Manuaalista ay-jäsenmaksua varten toimittaja luodaan samalla tavalla kuin automatisoituakin laskentaa varten. Merkitsethän Asetusten laskentatapa -lisäkenttään käyttämäsi laskentatavan, jotta voimme käyttää tätä tietoa hyväksi jatkokehitystä varten.
Ammattiyhdistys jolle on määritelty manuaalinen laskenta, voidaan valita palkansaajan taakse samalla tavalla kuin automatisoitukin, mutta käyttäjän tulee syöttää ay-jäsenmaksun palkkalaji (6040 tai 6041) manuaalisesti palkkaperusteelle.
Jos ammattiyhdistys vaihdetaan ja laskentatapa vaihtuu kiinteästä manuaaliseksi, tulee huomioida että manuaalisen laskennan palkkalajeja (6040 tai 6041) ei voi lisätä palkkaperusteelle ennen kuin sinä päivänä, kun ammattiyhdistysasetus astuu voimaan. Palkkaperusteella ei voi olla samanaikaisesti automaattisen laskennan palkkalajia 6042 ja manuaalisen laskennan palkkalajeja. Jos laskentapa vaihtuu manuaaliseksi esimerkiksi 1.12. ja ammattiyhdistysmuutos tehdään palkansaajan asetuksiin 18.11., tulee manuaalisen laskennan palkkalaji käydä lisäämässä käsin palkkaperusteelle 1.12.
Palkkalistan luominen
Palkkalistaa luodessa tarkistetaan valituilta palkansaajilta voimassa oleva ammattiyhdistys, ja lisätään palkkalaji palkkaperusteen perusteella laskelmalle. Palkkalaskelmia luodessa tarkistetaan myös, onko aiemmin saman kuukauden aikana jo peritty kiinteä ay-jäsenmaksu kokonaisuudessaan. Mikäli ei, peritään puuttuva osa. Jos koko summa on jo peritty, palkkalaji kuitenkin löytyy palkkalaskelmalta. Perittävä summa on tällöin nolla ja lisätiedoissa kerrotaan, että kuukausiraja on jo saavutettu.
Samoin tarkistetaan mahdollista määriteltyä maksimivuosirajaa. Mikäli raja on tullut täyteen, palkkalaji löytyy edelleen laskelmalta. Summa on joko maksimirajaan asti mahdollisesti peritty summa tai nolla, ja palkkalajin lisätiedoissa kerrotaan, että vuosiraja on saavutettu.
Huomaathan, että liiton asetuksissa olevaan minimivuosirajaa (Pienin vuositasolla perittävä summa per työntekijä) ei Procountorin toimesta seurata, kyseessä on vain infokenttä.
Ay-jäsenmaksutilitys
Palkat > Ay-jäsenmaksutilitys -toiminnolla saat haettua työntekijöiltä 6042 ja 6043 palkkalajeilla perityt jäsenmaksut ammattiyhdistys- ja kuukausikohtaisesti, jotta saat selville ammattiyhdistykselle tilitettävien jäsenmaksujen määrän. Huomioithan, että haku koskee vain uusia palkkalajeja.
Voit myös muodostaa ostolaskun, jolla voit tilittää työntekijöiltä palkkalajeilla 6042 ja 6043 perityt jäsenmaksut ammattiyhdistyksille. Palkkalaskelman tulee olla vähintään Odottaa siirtoa pankkiin-tilassa, jotta se huomioidaan tilityksellä. Esimerkiksi Hyväksytty-tilainen laskelma ei tule mukaan tilitykselle.
Merkitsemällä jäsenmaksun käsitellyksi Merkitse käsitellyksi muualla -painikkeella, jäsenmaksua ei enää näytetä tilittämättömissä jäsenmaksuissa.
Ostolaskun muodostaminen
Ostolaskun muodostaminen vaatii kaikki oikeudet Käyttöoikeudelle ostolaskuille.
Valitse ensin ammattiyhdistys sekä kuukausi, jonka jäsenmaksuista haluat muodostaa ostolaskun. Valitse hakutuloksista ne jäsenmaksut, joista haluat tehdä ostolaskun.
Anna laskun päivä sekä eräpäivä Luo uusi lasku -painikkeella avautuvassa ikkunassa. Ohjelma hakee viitenumeron ammattiyhdistyksen asetuksista, mutta sen voi tarvittaessa muuttaa (mutta vain yhdelle henkilölle).
Voit valita, että laskulle tulevat jäsenmaksut jätetään pois jäsenmaksuselvitykseltä, jos laskulle on valittu vain yhden työntekijän jäsenmaksuja ja viitenumeroksi on annettu työntekijäkohtainen viitenumero.
Muodostuva ostolasku voidaan laittaa suoraan Hyväksytty -tilaan ohittaen hyväksymiskierron asetukset. Käyttäjällä ei tarvitse olla oikeuksia hyväksyä tai tarkistaa laskuja, jotta voi merkitä laskun hyväksytyksi.
Muodosta -painikkeella ohjelma muodostaa jäsenmaksuista ostolaskun, joka tulee käsitellä ja maksaa normaalin ostolaskun käsittelyprosessin mukaan. Jäsenmaksun ostolaskulle muodostuu tiliöinnit palkanlaskennan oletustilien mukaisesti.
Ay-jäsenmaksuselvitys
Ay-jäsenmaksuselvitys löytyy näkymältä Palkat > Raportointi > Ay-jäsenmaksuselvitys.
Syöttämällä Alkaen - Asti -kenttiin halutun ajanjakson, saat tulokseksi kaikki Maksettu- ja Maksettu muualla -tilaiset palkkalaskelmat, joilla on käytetty 6042 tai 6043 palkkalajeja. Huomaathan, että koska raportti sisältää GDPR sensitiivistä dataa, palkansaajan nimi ja SSN ovat oletusarvoisesti piilotettu. Saat tiedot näkyviin taulukon kenttäasetuksista painamalla ratas-painiketta.
Klikkaamalla raporttituloksia hiiren oikealla painikkeella, voit avata raportin Excel-, PDF- tai HTML-muodossa.
Vie tiedot –painikkeen kautta Ay-jäsenmaksuraportin voi avata excel-, PDF- tai jäsenmaksuselvitystiedostona (ascii-tiedosto).
Kun raportti avataan ascii-tiedostona Jäsenmaksuselvitystiedosto -valinnalla, voi tiedoston ladata ulkopuoliseen palveluun raportoitavaksi ammattiliitoille. Mikäli tiedostoa ei pystytä luomaan puutteellisen datan vuoksi, ilmoitetaan virheelliset rivit tumman punaisella värillä. Kun hiiri viedään virheellisen rivin kohdalle, ohjelma antaa tarkemman tiedon virheestä esim. ammattiyhdistys id:tä tai osasto id:tä koskien.
Ay-jäsenmaksujen korjaus automaattisessa laskennassa
Palkkalaji 6045 Ay-jäsenmaksun korjaus voidaan lisätä manuaalisesti palkkalaskelmalle, jolta löytyy joko palkkalaji 6042 Ay-jäsenmaksu, kiinteä (autom.laskenta) tai palkkalaji 6043 Ay-jäsenmaksu, prosentti (autom.laskenta).
Prosenttiperusteinen ay-jäsenmaksu tarvitsee korjauspalkkalajin, koska prosenttia tai euromääräistä summaa ei pysty muokkaamaan. Kiinteä ay-jäsenmaksu ei varsinaisesti tarvitse korjauspalkkalajia koska kiinteää summaa voi muokata palkkalaskelmalla, mutta jos sen korjaus halutaan näyttää erikseen, niin se on mahdollistettu.
Huomaathan, että vain aktiivista ay-jäsenmaksusääntöä pystyy korjaamaan, eli korjauspalkkalaji 6045 kohdistuu automaattisesti siihen.
Ay-jäsenmaksun korjauspalkkalajin 6045 kohdalla ei tarkisteta mahdollista kuukausirajaa, koska korjaus voi koskea eri kuukautta. Vuosiraja tarkistetaan.
Palkkalaskelmalla (pdf) kumulatiivinen ay-jäsenmaksurivi sisältää myös korjauspalkkalajin.
Palkansaajarekisterissä / palkkatiedoissa ay-jäsenmaksuhistoriassa korjaussumma näkyy erikseen, ja sisältyy kokonaissummaan.
Ay-jäsenmaksun korjauspalkkalaji 6045 lasketaan yhteen 6042 ja 6043 palkkalajien kanssa ay-jäsenmaksulaskulle ja ay-jäsenmaksuraportille.
Ay-jäsenyyden päättäminen
Ammattiyhdistys voidaan poistaa, mikäli sitä ei ole käytetty palkkalaskelmilla. Ammattiyhdistyksen poistaminen tapahtuu joko Ammattiyhdistys –näkymällä valitsemalla poistettava ammattiyhdistys ja painamalla Poista –painiketta tai toimittajarekisterin kautta.
Jos asetus, jota ollaan poistamassa on valittu jollekin palkansaajalle, ohjelma antaa tästä ilmoituksen: Asetus, jota olet poistamassa, on käytössä joidenkin työntekijöiden ammattiyhdistysjäsenyyksissä. Mikäli poistat ammattiyhdistyksen, sen sisältävät jäsenyydet poistuvat myös työntekijöiltä. Jos hyväksyt ilmoituksen, ammattiyhdistys poistetaan ja sen sisältämät jäsenyydet poistuvat työntekijöiltä.
Kun ammattiyhdistyksen asetuksia on käytetty palkkalaskelmissa, jäsenyys päätetään täyttämällä Jäsenyyden loppupvm. Palkkalajia ei näy palkkaperusteella loppupäivän jälkeen. Palkkalaskelmille palkkalaji ei tule, mikäli maksupäivä tai palkkakauden viimeinen päivä on jäsenyyden loppupäivän jälkeen.
Tallennus-tuoteversiot ja ay-jäsenmaksu
Koska Tallennus Kevyt ja Perus -tuoteversioissa ei ole toimittajarekisteriä, automaattista ay-jäsenmaksutoimintoa ei pystytä näissä versioissa käyttämään, vaan jatkossa tulisi käyttää palkansaajan palkkojen perustiedoista löytyvää Muistiinpano-kenttää. Kentässä voidaan manuaalisesti ylläpitää tietoa palkansaajan ay-jäsenmaksuista.