Virheellisen henkilötunnuksen korjaaminen
Procountorissa henkilön tunnistaminen tapahtuu Henkilörekisterin Henkilön perustiedot -näkymällä (Rekisterit > Henkilörekisteri tai Palkat > Henkilörekisteri). Pääasiallinen tunniste on suomalainen henkilötunnus tai y-tunnus.
Kun henkilö on perustettu palkansaajarekisteriin, henkilötunnuksen muokkaaminen ei tämän jälkeen ole enää mahdollista. Tästä syystä työntekijä tulee perustaa uudelleen henkilörekisteriin oikealla henkilötunnuksella. Virheellisellä henkilötunnuksella oleva henkilö voidaan asettaa passiiviseksi.
Jos henkilölle on jo laadittu palkkalaskelmia, joita ei ole saatu ilmoitettua Tulorekisteriin johtuen virheellisestä henkilötunnuksesta tulee henkilölle laatia hyvityspalkkalaskelmat (sille profiilille, jolla on virheellinen henkilötunnus) ja uudet palkkalaskelmat (sille profiilille, jolla on oikea henkilötunnus). Oikealla henkilötunnuksella olevien palkkojen ilmoittaminen tehdään normaalisti. Uudet palkkalaskelmat voi merkitä maksetuksi muualla laskelmien Siirry > Maksaminen-näkymällä, jos alkuperäiset palkat on jo maksettu. Maksupäiväksi tulee antaa päivämäärä, jolloin alkuperäiset palkat on maksettu ja tämän jälkeen valitaan toiminto Merkitse maksetuksi muualla.
Tulorekisterin ilmoitukset Procountorin kautta
Mikäli tiedot halutaan ilmoittaa Procountorista, voidaan edetä seuraavalla tavalla:
- Jos palkkalaskelma on jo tilassa Maksettu, tulee virheeseen jääneelle alkuperäiselle palkkalaskelmalle vaihtaa Tulorekisteri ilmoittaminen -kohtaan Ei huomioida kummallakaan ilmoituksella. Tämä kohta saadaan aktiiviseksi, kun klikataan ensin laskelmalla Muokkaa-painiketta.
- Tämän jälkeen tehdään Hyvityspalkkalaskelma. Halutessasi voit kopioida alkuperäisen palkkalaskelman käyttäen Kopioi alkuperäisillä aineistotiedoilla -toimintoa. Palkkarivit tulee olla vastakkaisen merkkiset. Saat Yhteensä -sarakkeen etumerkit vaihtumaan siten, että peruspalkan Kpl-määrä laitetaan negatiiviseksi ja klikataan jotakin muuta kohtaa laskelmalla.
- Ennakonpidätys menee automaattisesti nollaksi, kun peruspalkan etumerkin vaihtaa. Saat laitettua kuitenkin hyvityspalkkalaskelmalle oikean määrän ennakonpidätystä käyttämällä Ennakonpidätyksen oikaisu -palkkalajia. Ennakonpidätyksen Yhteensä-summan tulee olla positiivinen, kun alkuperäisellä se oli negatiivinen.
- Hyvityspalkkalaskelmalle laitetaan sama täppä kohtaan Ei huomioida kummallakaan ilmoituksella ja hyvityspalkkalaskelma laitetaan Maksettu muualla -tilaan.
- Kun henkilö on kerran perustettu henkilö- ja palkansaajarekisteriin, ei henkilötunnusta voida enää henkilön tietoihin muuttaa. Tästä johtuen pitää henkilö perustaa uudelleen henkilö- ja palkansaajarekisteriin oikealla henkilötunnuksella.
- Henkilön perustamisen jälkeen voidaan tehdä uusi palkkalaskelma samoilla tiedoilla kuin alkuperäinen laskelma ja ilmoittaa uusi laskelma tulorekisteriin.
Ilmoittaessa suoraan Tulorekisterin asiointipalvelussa
Toinen vaihtoehto on ilmoittaa alkuperäinen laskelma suoraan tulorekisterin asiointipalvelussa, jolloin hyvitys- ja uutta palkkalaskelmaa ei tarvitse tehdä. Jos tiedot ilmoitetaan asiointipalvelussa, alkuperäisille palkkalaskelmille tulee merkitä Tulorekisteri ilmoittaminen -kohtaan Ei huomioida kummallakaan ilmoituksella. Myös tässä korjaustavassa tulee henkilö perustaa uudelleen henkilö- ja palkansaajarekisteriin oikeanmuotoisella henkilötunnuksella, jotta tulevaisuudessa tiedot menisivät palkkatietoilmoitukselle oikein.