Työajanlyhennysvapaiden maksaminen tapahtuu lisäämällä uusi palkkalaji 1459 Työajan lyhennyskorvaus (autom. laskenta) palkkalaskelmalle palkkalajirekisteristä. Jotta palkkalaji 1459 löytyy rekisteristä, pitää työajanlyhennysvapaatoiminto ottaa ensin käyttöön ympäristön Käyttöasetuksissa täppäämällä Ota työajanvapaalaskenta käyttöön.
Palkkalajin lisääminen palkkalaskelmalle on mahdollista vain henkilöille, joille on määritelty työajanlyhennysvapaa-asetus Työaikalaskennat -näkymällä.
Palkkalajilla 1459 on Rivin lisätiedot-osiossa mahdollista nähdä kuinka monta työajanlyhennysvapaatuntia / -päivää palkansaajalla on jäljellä ja / tai maksettu tietyltä vuodelta. Jos palkansaajalla on jäljellä olevia työajanlyhennysvapaita useammalla eri vuodella, on mahdollista valita haluttu vuosi rivin lisätiedoista, ja sitten syöttää työajanlyhennysvapaiden lukumäärä palkkalajin riville. Ohjelma ehdottaa maksettavaksi vuodeksi vuotta vanhimmasta uusimpaan. Työajanlyhennysvapaita on mahdollista maksaa vain niin paljon, kuin tunteja tai päiviä on henkilöllä jäljellä.
Rivin lisätiedot aktivoituu palkkarivien alapuolelle klikkaamalla 1459 Työajan lyhennyskorvaus (autom. laskenta) palkkarivi aktiiviseksi.
Jos työajanlyhennysvapaita halutaan maksaa usealta eri vuodelta, joka vuodelle tulee lisätä oma palkkalajinsa, eli jokaisella vuodella tulee olla oma palkkalajirivi.
Maksutavan valinta
Työajanlyhennysvapaa-palkkalajin yksikköhinta tulee työajanlyhennysvapaiden asetusten maksutavasta, johon on mahdollista valita joko Keskituntiansio (KTA), Tuntipalkka tai Kuukausittainen tapa Työajanlyhennysvapaa asetukset -näkymällä.
Tuntipalkka ja Kuukausittain lasketaan palkkalaskelmalla olevasta peruspalkasta. Näin varmistetaan, että laskelmat ovat aina ajan tasalla. Keskituntiansion arvo määräytyy palkkalaskelman palkkapäivän mukaan, ja arvo seuraa niitä sääntöjä, jotka on asetettu keskituntiansion asetuksiin (peruspalkka ja työtuntiraja).
Tuntipalkka
Kun työajanlyhennysvapaa maksetaan tunteina, on mahdollista käyttää jopa viittä desimaalia Lkm- ja Yksikköhinta-kentissä. Jos taas työajanlyhennysvapaa maksetaan päivinä, on mahdollista käyttää vain kokonaisia ja puolikkaita päiviä Lkm-kentässä.
Kuukausittain
Jos Työajanlyhennysvapaa-asetuksissa on määritelty käytettäväksi maksutapa Kuukausittain, ohjelma lisää automaattisesti palkkalajin 1013 Peruspalkan vähennys, yhdessä palkkalajin 1459 Työajan lyhennyskorvaus (autom. laskenta) kanssa palkkalaskelmalle. Jos Rivin lisätiedot -osiossa vaihdetaan vuosi jolta työajanlyhennys halutaan maksaa, muodostuu palkkalaskelmalle uusi Peruspalkan vähennysrivi (palkkalaji 1013) ja aiemmin muodostunut Peruspalkan vähennysrivi (palkkalaji 1013) tulee poistaa manuaalisesti.
Keskituntiansio (KTA)
Jos Työajanlyhennysvapaa-asetuksissa on määritelty käytettäväksi maksutapana Keskituntiansio (KTA) ja keskituntiansion arvoa ei ole laitettu / laskettu palkansaajalle, tai keskituntiansion voimaantulopäivä on myöhäisempi kuin palkkalaskelman maksupäivä, tulee työajanlyhennyskorvaus palkkalajin 1459 yksikköhinnaksi 0. Tällöin tulisi tarkistaa, onko keskituntiansion voimaantulopäivä oikein, tai miksi henkilölle ei ole laitettu / laskettu keskituntiansiota.
Maksetun työajanlyhennysvapaan korjaaminen Tulorekisteriin ja henkilön tietoihin Työaikalaskennat-näkymälle
Tulorekisteriin tehtävät korjaukset (Perusteeton etu ja Takaisinperintä) tehdään samalla tavalla kuin muillekin palkkarekisteristä lisätyille palkkalajeille. Rivin lisätiedoissa on mahdollista nähdä kuinka paljon työajanlyhennystä (tunteja / päiviä) on jäljellä / maksamatta, ja kuinka paljon on maksettu palkansaajalle. Alkuperäisen palkkalaskelman jossa työajanlyhennysvapaakorvaus on maksettu, tulee olla Maksettu tai Maksettu muualla-statuksella, jotta sitä voi korjata uudella palkkalaskelmalla. Palkkalaskelmalla tehtävät korjaukset vaikuttavat myös palkansaajan takana olevaan Työaikalaskennat -välilehden lukuihin, joten manuaalisia korjauksia ei ole tarpeen tehdä lukuihin, tai muuten korjaukset menevät kahdesti.
Palkkalaskelmalla vain palkkarivit ilman rivipoikkeuksia (Perusteeton etu ja Takaisinperintä) vaikuttavat jäljellä oleviin työajanlyhennysvapaisiin.
- 1459 Työajan lyhennyskorvaus (autom. laskenta) -palkkalajia ei voi käyttää palkka-aineiston siirtotiedostolla, eikä palkkaperustepohjalla. Palkkalajia ei ole mahdollista vielä tässä vaiheessa lisätä palkkaperusteelle, mutta tämä tullaan mahdollistamaan myöhemmässä päivityksessä. Jos palkkalajin 1459 tuo siirtotiedostolla ohjelmaan, ei laskelmaa saa sen luomisen jälkeen avattua, ja käyttäjä saa ilmoituksen 'Ohjelma on suorittanut virheen'. Palkkalaskelman voi tässä tilanteessa mitätöidä palkkalistan kautta klikkaamalla laskelman rivin aktiiviseksi ja painamalla Mitätöi.
- Palkkalajia 1459 Työajan lyhennyskorvaus (autom. laskenta) ei voi käyttää yhdessä palkkalajien 1460 työajan lyhennyskoravaus (3,6%) ja 1461 Työajan lyhennyskorvaus (7,7%) kanssa.