Aika - työajanseuranta

Aika on nopeasti käyttöönotettava ratkaisu yksinkertaiseen työaikaseurantaan. Se soveltuu kaikille Procountoria käyttäville yrityksille, joilla on tarve kirjata ja seurata työaikaa.

• Aika on helppo ja nopea ottaa käyttöön muutamassa minuutissa ilman lisäkustannuksia. Palvelun hinta perustuu käyttäjien määrään: ei erillistä kuukausi maksua.
  • 6,00€+Alv 25,5 % per käyttäjä per kuukausi
• Aika tarjoaa valmiin siirtotiedoston tietojen siirtoon Procountoriin.
• Käyttäjille Aika on ketterä tapa kirjata työtunteja.
• Työnantajalle Aika tarjoaa läpinäkyvyyden tehtyihin työtunteihin, sillä on helppo hyväksyä tunteja sekä kohdistaa ne eri kustannuspaikoille.
• Palkanlaskijalle Aika on yksinkertainen ja tehokas tapa kerätä työtunnit loppuasiakkailta: Tuo lisää tehokkuutta palkanlaskentaan.

 

Kuinka Ajan saa käyttöön?

Ajan saa nopeasti käyttöön täyttämällä käyttöönottolomakkeen täältä. Rekisteröitymisen jälkeen palvelu on välittömästi käytössä. Aikaan kirjaudutaan osoitteesta https://app.ecomjet.com/sign-in.

 

Kuinka Aika toimii?

Työntekijä kirjaa tekemänsä työtunnit palveluun. Aika toimii myös mobiilisti. 

Esimies, palkanlaskija tai muu pääkäyttäjä tarkistaa kirjatut työtunnit Aika -palvelun työkulukirjausten kautta, jonka jälkeen kirjatut työtunnit voidaan ottaa kootusti ulos CSV-siirtotiedostona ja lukea ne sisään Procountoriin tai muuhun palkanlaskentaohjelmaan. 

Aika -palvelun voi ottaa käyttöön, vaikka palkkoja laskettaisiin toisella ohjelmalla. Aika on kuitenkin kehitetty Procountorin palkanlaskentaa silmällä pitäen, joten esimerkiksi siirtotiedosto on optimoitu sisäänluettavaksi Procountoriin.

Palvelun kattavaan ohjekirjaan pääsee täältä. Lisäksi ohjelman sisältä pääsee suoraan ohjeistuksiin vasemman alareunan ohjekirja -painikkeesta.

 

Asetukset: Mitä tulee ottaa huomioon ennen palvelun käyttöönottoa

Alle on listattuna Aika -palvelun ja Procountorin yhteiskäytön onnistumisen kannalta tärkeät asetukset, jotka tulisi määritellä ja sopia yhdessä palkanlaskijan/tilitoimiston kanssa, ennen palvelun käyttöönottoa.

Aika -palvelussa olevat käyttäjien henkilönumerot ja palkkalajien koodit täytyy vastata Procountorin vastaavia tietoja, jotta työkulukirjausten vienti Procountoriin onnistuu. Tällöin palkkatietojen vienti Procountoriin onnistuu ongelmitta.

Mikäli dimensioita haluaa siirtää Aika-palvelusta Procountor palkanlaskentaan, on siirrettävien dimensioiden oltava samat molemmissa ohjelmistoissa.

Aika-sovelluksessa ei ole TES-tulkintaa, joten sovellus ei automaattisesti laske esimerkiksi ylityötunteja. Ylityöt voidaan kuitenkin kirjata omille palkkalajeilleen ja näin ne saadaan siirrettyä kätevästi palkanlaskentaan.

Asetuksiin pääsee painamalla Ratas -kuvaketta, joka löytyy ohjelman vasemmalla puolella olevasta sivupalkista.

• Käyttäjäasetukset: Omat käyttäjätiedot kuten sähköpostiosoite ja salasanan asettaminen. Lisäksi kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönotto
• Yrityksen tiedot: Yrityksen osoitetiedot ja logon tallentaminen
• Tilaus: Palvelun tilaus- ja maksutiedot
• Dimensiot: Dimensioiden asettaminen
• Kulukäsittelyn asetukset: Palkkalajien lisääminen/muokkaaminen
• Käyttäjät: Uusien käyttäjien lisääminen palveluun
• Kieli:Palvelun kielen voi vaihtaa ohjelman alareunasta. Vaihtoehtoina ovat suomi, englanti ja ruotsi

 

1. Käyttäjien lisääminen

• Aikaan voi lisätä uusia käyttäjiä palvelun asetuksien kautta kohdasta Asetukset > Käyttäjät.
• Kutsu käyttäjä -painikkeesta pääsee syöttämään uuden käyttäjän tiedot ja määrittelemään käyttäjäroolin:
  • Aika Admin antaa pääkäyttäjäoikeudet: mahdollisuudet muokata asetuksia ja lisätä henkilöitä, hyväksyä työkulukirjauksia
  • Aika Worker on suunnattu työntekijöille, jotka kirjaavat työtunnit palveluun.
• Lähetä -painikkeesta uusi käyttäjä saa sähköpostiinsa kutsun käyttämään palvelua.

• Kun käyttäjät on perustettu, käyttäjän henkilötunniste tulee muuttaa vastaamaan Procountorin henkilönumeroa.
• Procountorissa voi tarkistaa palkansaajien henkilönumerot kohdasta Palkat > Palkansaajarekisteri.
• Aika -palvelussa henkilötunnisteen pääsee vaihtamaan Asetukset > Käyttäjät -näkymältä klikkaamalla käyttäjän nimen kohdalla olevaa Kynä -kuvaketta.

 

 

2. Palkkalajien lisääminen yhdessä palkanlaskijan kanssa

• Kun Aika on otettu käyttöön, tulee palveluun perustaa yrityksen käyttämät palkkalajit erikseen.
• Aikaan lisättävien Palkkalajien täytyy vastata Procountorin palkkalajeja, jotta työkulukirjausten vieminen Procountoriin onnistuu. Procountorin Palkkalajit ja niiden koodit voi tarkistaa Procountorin palkkalajit -excelistä.

• Palkkalajit asetetaan Aika -palvelussa kohdasta Asetukset > Kulukäsittelyn asetukset.
• Jos palkkalajeja ei ole tarve kohdistaa esim. jollekin projektille voidaan lisätä ruksi kohtaan Salli kohdistamattomien kulukirjausten käsittely. Mikäli halutaan, että tehdyt kulukirjaukset hyväksytään automaattisesti, lisätään valinta kohtaan Salli kulukirjausten automaattinen hyväksyminen.
• Uusi palkkalaji luodaan painamalla Uusi palkkalaji -painiketta. Lisättävä palkkalaji tulee aina listan viimeiseksi.
• Syötä palkkalajin tiedot:
  • numero: vastattava Procountorin palkkalajikoodia
  • nimi: palkkalajin nimi
  • palkkalajin kategoria ja yksikkö: aika (h) tai korvaus (esim. päiväraha tai kilometrikorvaus, kpl)
  • Syötä myös tarvittaessa palkkalajin kulu ja sivukulu, joita käytetään Aikaan syötetyn projektin kululaskennassa. Korvaus-tyyppiselle palkkalajille ei määritellä sivukulua.

2.1 Palkkalajien kohdistaminen käyttäjille ja oletuspalkkalajien määrittely

• Palkkalaji kohdistetaan käyttäjille valitsemalla Liitetyt käyttäjät sarakkeesta ne käyttäjät, joiden on tarkoitus kyseistä palkkalajia käyttää. Kun käyttäjälle on kohdistettu tietty palkkalaji, pystyy hän työkulukirjauksia tehdessä valitsemaan vain ne palkkalajit, jotka hänelle on kohdistettu.
• Palkkalajeja voi asettaa myös oletukseksi, ne näkyvät oletuksina tuntikorttikirjauksissa
• Palkkalajit tallennetaan Hyväksy -painikkeesta.

 

3. Dimensioiden määrittely

• Mikäli yrityksellä on käytössä dimensioita, voidaan ne syöttää erikseen kohdassa Asetukset > Dimensiot. Dimensiotietojen (dimensio ja nimike) tulee olla yhteneväiset Procountorissa olevien dimensioiden kanssa. 

 

4. Projektitiedot

• Mikäli töiden kirjaamiseen sisältyy projekteja, voidaan ne kirjata Työt ja projektit > Projektit -näkymällä. Käyttäjä voi tällöin lisätä työkulukirjaukseensa kohdennustietoja kuten projekteja.
• Mikäli työkirjauksia kohdistetaan jollekin projektille, projektin tietoihin muodostuu työkuluja työkirjauksessa käytetyn palkkalajin kulusta ja sivukulusta, jotka määritellään asetuksissa.

 

5. Loppuasiakkaan ja tilitoimiston välisen yhteistyön sopiminen

• Palvelun käytön aloituksessa on hyvä ottaa huomioon loppuasiakkaan ja tilitoimiston välinen yhteistyö. Toimiiko tilitoimisto vai loppuasiakas palvelun pääkäyttäjänä? Pääkäyttäjä ylläpitää muun muassa palkkalajeja ja kutsuu uusia käyttäjiä palveluun.
• Lisäksi on hyvä sopia, toimittaako loppuasiakas kirjatut työtunnit csv- aineistona tilitoimistolle/palkanlaskijalle vai annetaanko tilitoimistolle/palkanlaskijalle oma käyttäjätunnus palveluun, jolloin hän voi hakea tiedot itse palvelusta.

 

Työntekijän työkulukirjaukset

Työkulukirjausten laatiminen

Työkulukirjauksia pääsee laatimaan kohdasta Uusi> Työkulukirjaus ja klikkaamalla Uusi työkulukirjaus -painiketta.

• Palkkalaji -kenttään syötetään haluttu palkkalaji, kuten tuntityö. Valittavissa on vain käyttäjälle kohdistetut palkkalajit. 
• Kohdistus -kenttään voi syöttää projektin tai asiakkaan nimen, mikäli tunnit tulee kohdistaa tietylle asiakkaalle tai projektille.
• Aloituspäivä/aika - ja lopetuspäivä/aika -kenttiin syötetään työpäivän kesto.
• Dimensiot -kenttään voi määritellä työlle kohdistuvat dimensiotiedot, mikäli ne ovat käytössä. Suurennuslasista saa auki kaikki palveluun syötetyt dimensiot.
• Painaessa Tallenna -painiketta, tulee näkyville vielä Muistiinpanot ja Työaikaerittely -kentät, joihin voi syöttää halutessaan tarkentavia tietoja.

 

Tuntikortti

Työkulukirjauksia voidaan syöttää myös tuntikorttina, joka sisältää vain suorituspäivä-, kohdistus- ja palkkalaji -kentät. Näkymälle pääsee kohdasta Uusi > Tuntikortti. Tuntikortti näyttää kaikki käyttäjälle kohdistetut palkkalajit, jotka on merkitty oletus palkkalajeiksi.

 

 

Työajan kellottaminen

• Työajan voi myös kellottaa painamalla palvelun oikean yläreunan kello -kuvaketta.

• Kuvakkeesta aukeaa työajastin ikkuna ja painamalla Aloita -painiketta palvelu käynnistää ajastimen käyntiin.
• Työajastimen voi kohdistaa suoraan esimerkiksi jollekin projektille tai se voidaan käynnistää ilman kohdistusta.
• Kun ajastin on käytössä, Kello -kuvake muuttuu vihreäksi. Ajastimen voi pysäyttää tai lopettaa painamalla uudelleen Kello -kuvaketta. Kun ajastus halutaan lopettaa, painetaan -painiketta, jolloin Aika tallentaa uuden Työkulukirjauksen.

 

Työkulukirjaukset mobiilisti

Aika toimii myös mobiilisti ja työkirjauksia voi laatia puhelimen kautta.

 

Työkulukirjausten vienti Procountoriin

Työkulukirjaukset viedään Aika -palvelusta Procountoriin vientitiedoston avulla. Vientitiedosto muodostuu csv -tiedostona.

 

Työkulukirjausten hakeminen ja hyväksyminen

• Työkulukirjauksia pääsee tarkastelemaan Työt ja projektit > Työkulukirjaukset -näkymällä. 
• Kirjauksia voi suodattaa määrittelemällä hakuehdot, esimerkiksi päivämäärärajauksen, tilan tai työntekijän mukaan. 
• Palvelun pääkäyttäjä voi hyväksyä kirjatut työtunnit painamalla rivin lopussa olevaa hyväksy -painiketta tai avaamalla kirjauksen tiedot ja hyväksyä tapahtuman tarkistettuaan sen.

• Kulukirjauksen voi myös palauttaa takaisin, mikäli se vaatii vielä lisäselvitystä.
• Painamalla Palauta -painiketta, palvelu pyytää vielä vahvistamaan palautuksen ja kirjaamaan selitteen palautuksen syylle. Kun työkirjaus on palautettu, sen tilaksi muuttuu Selvityksessä.
• Palautettu työkirjaus palautuu työntekijälle Selvityksessä -tilassa.

 

CSV -vientitiedoston luominen

• Hyväksytyt ja hakuehtojen mukaiset työkulukirjaukset saadaan tallennettua csv -tiedostona koneelle valitsemalla valikon Lisätoiminnot - alta Vie työkulukirjauksia -valinta.

 

• Avautuvasta ikkunasta valitaan tiedostomuodoksi Procountor.
• Mikäli käytössä on dimensiot, lisätään valinta kohtaan Lisää dimensiot siirtotiedostoon.
• Vienti -painikkeesta muodostuu palkka-aineiston csv -tiedosto, jonka voi tallentaa omalle koneelle ja siirtää Procountoriin tai toimittaa sen kirjanpitäjälle/henkilölle, joka vie tiedoston Procountoriin.
• Csv -tiedosto sisältää rivityypin, henkilönumeron, palkkalajin koodin, palkkalajin nimen ja rivien lukumäärän.

Sarakkeiden selitykset:

A Rivityyppi

B Henkilönumero

C Palkkalajin koodi

D Palkkalajin nimi

E Määrä

 

Palkka-aineiston sisäänluku Procountoriin

• Aika -palvelun muodostama CSV -tiedosto luetaan Procountoriin ohjelman kohdassa Palkat > Uusi palkkalista.
• Palkkalistan päivämäärät tulee määritellä ennen tiedoston sisäänlukemista.
• Valitse tiedosto -painikkeesta haetaan sisäänluettava CSV -tiedosto.
• Jatka -painikkeella Procountor luo uuden palkkalistan ohjelmaan aineiston perusteella. 
• Palkka-aineisto kohdistuu palkansaajiin henkilönumeron avulla. Palkka-aineiston siirto ei onnistu, mikäli henkilötunnisteen numero ei täsmää Procountorin henkilönumeroon.

 

Palvelun lopettaminen

• Palvelun tilauksen voi perua ohjelman sisällä valitsemalla Asetukset > Tilaus > Lopeta tilaus.
• Sopimus päättyy laskutuskauden loppuun.