Aika - työajanseuranta

Aika on nopeasti käyttöönotettava ratkaisu yksinkertaiseen työaikaseurantaan. Se soveltuu kaikille Procountoria käyttäville yrityksille, joilla on tarve kirjata ja seurata työaikaa.

• Aika on helppo ja nopea ottaa käyttöön muutamassa minuutissa ilman lisäkustannuksia. Palvelun hinta perustuu käyttäjien määrään: ei erillistä kuukausi maksua.
  • Siirry hinnastoon tästä.
• Aika tarjoaa valmiin siirtotiedoston tietojen siirtoon Procountoriin.
• Käyttäjille Aika on ketterä tapa kirjata työtunteja.
• Työnantajalle Aika tarjoaa läpinäkyvyyden tehtyihin työtunteihin, sillä on helppo hyväksyä tunteja sekä kohdistaa ne eri kustannuspaikoille.
• Palkanlaskijalle Aika on yksinkertainen ja tehokas tapa kerätä työtunnit loppuasiakkailta: Tuo lisää tehokkuutta palkanlaskentaan.

 

Kuinka Ajan saa käyttöön?

• Ajan saa nopeasti käyttöön täyttämällä käyttöönottolomakkeen täältä, jonka jälkeen palvelu on välittömästi käytössä.
• Aikaan kirjaudutaan osoitteesta https://app.ecomjet.com/sign-in.

 

Kuinka Aika toimii?

• Työntekijä kirjaa tekemänsä työtunnit palveluun, myös mobiilisti.
• Esimies, palkanlaskija tai muu pääkäyttäjä tarkistaa kirjatut työtunnit Aika -palvelun työkulukirjausten kautta
  • Kirjatut työtunnit voidaan ottaa kootusti ulos CSV-siirtotiedostona ja lukea ne sisään Procountoriin tai muuhun palkanlaskentaohjelmaan. 

Aika -palvelun voi ottaa käyttöön, vaikka palkkoja laskettaisiin toisella ohjelmalla. Aika on kuitenkin kehitetty Procountorin palkanlaskentaa silmällä pitäen, joten esimerkiksi siirtotiedosto on optimoitu sisäänluettavaksi Procountoriin.

Palvelun ohjekirjaan pääsee täältä. Lisäksi ohjelman sisältä pääsee suoraan ohjeistuksiin vasemman alareunan ohje -painiketta.

 

Asetukset: Mitä tulee ottaa huomioon ennen palvelun käyttöönottoa

Alle on listattuna Aika -palvelun ja Procountorin yhteiskäytön onnistumisen kannalta tärkeät asetukset, jotka tulisi määritellä ja sopia yhdessä palkanlaskijan/tilitoimiston kanssa, ennen palvelun käyttöönottoa.

• Aika -palvelussa olevat käyttäjien henkilönumerot ja palkkalajien koodit täytyy vastata Procountorin tietoja, jotta työkulukirjausten vienti Procountoriin onnistuu.
• Mikäli dimensioita haluaa siirtää Aika-palvelusta Procountor palkanlaskentaan, on siirrettävien dimensioiden oltava samat molemmissa ohjelmistoissa.
• Aika-sovelluksessa ei ole TES-tulkintaa, joten sovellus ei automaattisesti laske esimerkiksi ylityötunteja. Ylityöt voidaan kuitenkin kirjata omille palkkalajeilleen ja näin ne saadaan siirrettyä kätevästi palkanlaskentaan.

Asetuksiin pääsee painamalla Ratas -kuvaketta, joka löytyy ohjelman vasemmalla puolella olevasta sivupalkista.

Palkkalajien ja dimensioiden määrittely sekä projektitiedot voidaan asettaa palvelussa.

• Käyttäjäasetukset: Omat käyttäjätiedot kuten sähköpostiosoite ja salasanan asettaminen. Lisäksi kaksivaiheisen tunnistautumisen käyttöönotto
• Yrityksen tiedot: Yrityksen osoitetiedot ja logon tallentaminen
• Tilaus: Palvelun tilaus- ja maksutiedot
• Dimensiot: Dimensioiden asettaminen
• Työkulukirjausasetukset: Palkkalajien lisääminen/muokkaaminen
• Käyttäjät: Uusien käyttäjien lisääminen palveluun
• Nollaa oletusasetukset: Käyttöliittymän asetusten nollaus. Käytä vain asiakaspalvelun pyytäessä
• Kieli: Palvelun kielen voi vaihtaa ohjelman alareunasta. Vaihtoehtoina ovat suomi, englanti ja ruotsi

 

1. Käyttäjien lisääminen

1. Lisää uusi käyttäjä kohdasta Asetukset > Käyttäjät.
2. Paina Kutsu käyttäjä -painiketta ja syötä uuden käyttäjän tiedot.
3. Valitse käyttäjärooli 

   • Pääkäyttäjä: pääkäyttäjäoikeudet: mahdollisuus muokata asetuksia ja hyväksyä työkulukirjauksia. Voi kutsua käyttäjiä palveluun.

   • Normaali: Normaali Aika-käyttäjä. Ei pysty muokkaamaan asetuksia eikä kutsumaan käyttäjiä.
   • Employee: Rajoitetut käyttöoikeudet. Ei pysty kutsumaan käyttäjiä. Pystyy kirjaamaan työtunteja.
     Suunnattu työntekijöille, jotka kirjaavat työtunnit palveluun.
   • Ei käytössä
4. Lähetä -painikkeesta uusi käyttäjä saa sähköpostiinsa kutsun käyttämään palvelua.

 

Henkilötunnisteen muokkaus

• Kun käyttäjä on perustettu, käyttäjän henkilötunniste tulee muuttaa vastaamaan Procountorin henkilönumeroa.
• Procountorissa voit tarkistaa palkansaajien henkilönumerot kohdasta Palkat > Palkansaajarekisteri.
• Aika -palvelussa henkilötunnisteen pääset vaihtamaan Asetukset > Käyttäjät -näkymältä klikkaamalla käyttäjän nimeä ja syöttämällä uuden numeron Henkilötunniste -kenttään. Paina tämän jälkeen Tallenna -painiketta.

 

2. Palkkalajien lisääminen yhdessä palkanlaskijan kanssa

• Kun Aika on otettu käyttöön, tulee palveluun perustaa yrityksen käyttämät palkkalajit erikseen.
• Aikaan lisättävien Palkkalajien täytyy vastata Procountorin palkkalajeja, jotta työkulukirjausten vieminen Procountoriin onnistuu. Procountorin Palkkalajit ja niiden koodit voi tarkistaa Procountorin palkkalajit -excelistä.

Näin lisäät palkkalajit Aika -palveluun:

1. Mene kohtaan Asetukset > Työkulukirjausasetukset.
   1. Jos palkkalajeja ei ole tarve kohdistaa esim. jollekin projektille voidaan lisätä ruksi kohtaan Salli kohdistamattomien kulukirjausten käsittely.
   2. Mikäli halutaan, että tehdyt kulukirjaukset hyväksytään automaattisesti, lisätään valinta kohtaan Salli kulukirjausten automaattinen hyväksyminen.
2. Uusi palkkalaji luodaan painamalla Uusi palkkalaji -painiketta. Lisättävä palkkalaji tulee aina listan viimeiseksi.
3. Syötä palkkalajin tiedot:
   • numero: vastattava Procountorin palkkalajikoodia
   • nimi: palkkalajin nimi
   • palkkalajin kategoria ja yksikkö: aika (h) tai korvaus (esim. päiväraha tai kilometrikorvaus, kpl)
   • Syötä myös tarvittaessa palkkalajin kulu ja sivukulu, joita käytetään Aikaan syötetyn projektin kululaskennassa. Korvaus-tyyppiselle palkkalajille ei määritellä sivukulua.

   • Oletuspalkkalaji: rasti tässä kentässä vie palkkalajin ohjelman Tuntikortti -päivä -näkymään.

4. Lisää tuotekytkös -painikkeella voit lisätä palkkalajille tuotteita tai kohdistaa palkkalajin tietyille käyttäjille.
   1. Kun käyttäjälle on kohdistettu palkkalaji, pystyy hän työkulukirjauksia tehdessä valitsemaan vain ne palkkalajit, jotka hänelle on kohdistettu.
5. Tallenna lopuksi tiedot painamalla Tallenna -painiketta.

 

3. Dimensioiden määrittely

• Mikäli yrityksellä on käytössä dimensioita, voidaan ne syöttää erikseen kohdassa Asetukset > Dimensiot.
• Dimensiotietojen (dimensio ja nimike) tulee olla yhteneväiset Procountorissa olevien dimensioiden kanssa. 

 

4. Projektitiedot

• Mikäli töiden kirjaamiseen sisältyy projekteja, voidaan ne kirjata Työt ja projektit > Projektit -näkymällä. Käyttäjä voi tällöin lisätä työkulukirjaukseensa kohdennustietoja kuten projekteja.
• Mikäli työkirjauksia kohdistetaan jollekin projektille, projektin tietoihin muodostuu työkuluja työkirjauksessa käytetyn palkkalajin kulusta ja sivukulusta, jotka määritellään asetuksissa.

 

5. Loppuasiakkaan ja tilitoimiston välisen yhteistyön sopiminen

• Palvelun käytön aloituksessa on hyvä ottaa huomioon loppuasiakkaan ja tilitoimiston välinen yhteistyö. Toimiiko tilitoimisto vai loppuasiakas palvelun pääkäyttäjänä? Pääkäyttäjä ylläpitää muun muassa palkkalajeja ja kutsuu uusia käyttäjiä palveluun.

• Päättäkää myös, toimitetaanko kirjatut työtunnit CSV-tiedostona vai annetaanko tilitoimistolle oma käyttäjätunnus palveluun, jolloin hän voi hakea tiedot itse palvelusta.

 

Työntekijän työkulukirjaukset

Työkulukirjausten laatiminen

Työkulukirjauksia pääsee laatimaan kohdasta Uusi> Työkulukirjaus.

Kenttien kuvaukset:

• Palkkalaji - Syötä palkkalaji, kuten tuntityö. Valittavissa on vain käyttäjälle kohdistetut palkkalajit. 
• Kohdistus -Syötä projektin tai asiakkaan nimi, mikäli tunnit tulee kohdistaa tietylle asiakkaalle tai projektille.
• Aloituspäivä ja aika - lopetuspäivä ja aika -kenttiin syötetään työpäivän kesto.
• Dimensiot -kenttään voit määritellä työlle kohdistuvat dimensiotiedot, mikäli ne ovat käytössä. Suurennuslasista saat auki kaikki palveluun syötetyt dimensiot.
• Syötä työkulun selite tarvittaessa.
• Painaessa Tallenna -painiketta, tulee näkyville vielä Muistiinpanot ja Työaikaerittely -välilehdet, joihin voit syöttää tarvittaessa tarkentavia tietoja.

 

Tuntikortti

Työkulukirjauksia voidaan syöttää myös tuntikorttina, joka sisältää vain suorituspäivä-, kohdistus- ja palkkalaji -kentät. Näkymälle pääsee kohdasta Uusi > Tuntikortti - päivä > Uusi tuntikortti. Tuntikortti näyttää kaikki käyttäjälle kohdistetut palkkalajit, jotka on merkitty oletus palkkalajeiksi.

 

Työajan kellottaminen

Työajan voi myös kellottaa. Toimi seuraavasti:

1. Paina palvelun oikean yläreunan kello -kuvaketta.
2. Kuvakkeesta aukeaa työajastin ikkuna ja painamalla Uusi työajastin-painiketta ja valitsemalla Aloita palvelu käynnistää ajastimen käyntiin. 
   1. Työajastimen voi kohdistaa suoraan esimerkiksi jollekin projektille tai se voidaan käynnistää ilman kohdistusta.
3. Kun ajastin on käytössä, Kello -kuvake muuttuu vihreäksi.
   1. Ajastimen voi pysäyttää tai jatkaa painamalla Kello -kuvaketta ja valitsemalla .
   2. Kun ajastus halutaan lopettaa, painetaan -painiketta, jolloin työkulukirjaus tallennetaan.
   3. Roskakorista voit tarvittaessa hylätä työajan.

 

Työkulukirjaukset mobiilisti

Aika toimii myös mobiilisti ja työkirjauksia voi laatia puhelimen kautta.

 

Työkulukirjausten vienti Procountoriin

Työkulukirjaukset viedään Aika -palvelusta Procountoriin vientitiedoston avulla. Vientitiedosto muodostuu csv -tiedostona.

 

Työkulukirjausten hakeminen ja hyväksyminen

• Työkulukirjauksia pääsee tarkastelemaan Työt ja projektit > Työkulukirjaukset -näkymällä. 
• Kirjauksia voi suodattaa määrittelemällä hakuehdot, esimerkiksi päivämäärärajauksen, tilan tai työntekijän mukaan. 

Palvelun pääkäyttäjä voi hyväksyä kirjatut työtunnit seuraavasti:

• • Painamalla yksittäisen työkulukirjauksen rivin lopussa olevaa -painiketta.
    • Kirjauksen palauttaminen onnistuu -painikkeesta.
  • Ruksimalla hyväksyttävät työkulukirjaukset ja painamalla ylärivin Hyväksy valitut kirjaukset painiketta. 

• • Avaamalla yksittäisen kirjauksen tiedot ja painamalla Hyväksy -painiketta. 

• Kulukirjauksen voi myös palauttaa takaisin, mikäli se vaatii vielä lisäselvitystä.
• Painamalla Palauta -painiketta, palvelu pyytää vielä vahvistamaan palautuksen ja kirjaamaan selitteen palautuksen syylle. Kun työkirjaus on palautettu, sen tilaksi muuttuu Selvityksessä.
• Palautettu työkirjaus palautuu työntekijälle Selvityksessä -tilassa.

 

CSV -vientitiedoston luominen

• Hyväksytyt ja hakuehtojen mukaiset työkulukirjaukset saadaan tallennettua csv -tiedostona koneelle valitsemalla valikon Lisätoiminnot - alta Vie työkulukirjauksia -valinta.

• Avautuvasta ikkunasta valitaan tiedostomuodoksi Procountor.
• Vie -painikkeesta muodostuu palkka-aineiston csv -tiedosto, jonka voi tallentaa omalle koneelle ja siirtää Procountoriin tai toimittaa sen kirjanpitäjälle tai muulle henkilölle, joka vie tiedoston Procountoriin.
• CSV -tiedosto sisältää rivityypin, henkilönumeron, palkkalajin koodin, palkkalajin nimen ja rivien lukumäärän.

Sarakkeiden selitykset:

A Rivityyppi

B Henkilönumero

C Palkkalajin koodi

D Palkkalajin nimi

E Määrä

 

Palkka-aineiston sisäänluku Procountoriin

• Aika -palvelun muodostama CSV -tiedosto luetaan Procountoriin ohjelman kohdassa Palkat > Uusi palkkalista.
• Palkkalistan päivämäärät tulee määritellä ennen tiedoston sisäänlukemista.
• Valitse tiedosto -painikkeesta haetaan sisäänluettava CSV -tiedosto.
• Jatka -painikkeella Procountor luo uuden palkkalistan ohjelmaan aineiston perusteella. 
• Palkka-aineisto kohdistuu palkansaajiin henkilönumeron avulla. Palkka-aineiston siirto ei onnistu, mikäli henkilötunnisteen numero ei täsmää Procountorin henkilönumeroon.

 

Palvelun lopettaminen

• Palvelun tilauksen voi perua ohjelman sisällä valitsemalla Asetukset > Tilaus > Lopeta tilaus.
• Sopimus päättyy laskutuskauden loppuun.