Yrittäjä lähettää aineistot kuukausittain Procountor Solosta kirjanpitoon Procountorin puolelle kirjanpitäjälle. Olemme tehneet kirjanpitäjille seurantatyökalun Procountoriin, jonka avulla voit seurata Procountor Solo asiakkaidesi aineistojen lähettämisen tilaa.
Käyttöönotto
Ominaisuus on automaattisesti käytössä kaikilla asiakkailla.
Toimivuus perustuu siihen, että löydetäänkö asiakkaan ympäristöstä lähetettyyn aineistoon ajallisesti sopiva seurantajakso. Ympäristöllä pitää siis olla seurantajaksot kunnossa, jotta seurantatyökalu toimii.
Suosittelemme tekemään seurantajaksot kuukausittaisiin jaksoihin. Tämä sen takia, että asiakas lähettää aineistot aina kuukausi tasolla kirjanpitoon. Lue lisää seurantajaksoista täältä.
Kun asiakas lähettää aineistot ja ne siirtyvät Procountoriin, ohjelmisto tarkistaa samalla seurantajaksot. Ohjelmisto vertaa seurantajakson lopetuspäivämäärää, jonka tulee olla sama kuin asiakkaan lähettämän aineiston kuukauden viimeinen päivä. Kyseisen seurantajakson tulee myös olla avoimena, jotta ohjelmisto voi päivittää tiedon seurantajaksolle.
Esimerkki: Jos asiakas lähettää lokakuun 2022 aineiston, ohjelmisto tarkistaa onko seurantajaksoa auki lopetuspäivämäärällä 31.10.2022. Jos tämä löytyy avoimessa tilassa, ohjelmisto vaihtaa kyseisen seurantajakson tilan odottaa tilaan.
Ohjelmisto tarkistaa seurantajaksot jokaisen lähetyksen kohdalla. Eli jos huomasit, että seurantajaksot eivät olleet kunnossa, mutta nyt ovat, korjaantuu asia seuraavan aineiston lähetyksen kohdalla. Aiemmat aineistot eivät päivity korjauksen jälkeen. Ohjelmisto päivittää aina vain kyseisen lähetetyn kuukauden tiedon.
Mistä löydän aineiston seurantatyökalun?
Löydät seurantatyökalun Procountorin pikainfo -näkymästä. Ohjelmassa pääset kyseiselle näkymälle oikeasta yläkulmasta ympäristölistauksen vierestä painamalla kruunu -kuvaketta. Pikainfo -näkymä näyttää kaikki ympäristöt, joissa olet käyttäjänä.
Mitä tietoja aineistoista on nähtävillä?
Pikainfo -näkymällä näet seurantajaksoihin liittyvät tiedot heti yrityksen nimen alta. Näet seurantajaksoihin liittyen avoimen tilikauden, viimeksi suljetun kauden, onko aineistoja odottaa -tilassa sekä milloin asiakas on lähettänyt aineiston.
Jos Procountor Solo asiakas on lähettänyt aineiston, muuttuu seurantajakson tila odottaa -tilaan. Odottavat seurantajaksot kohdassa ohjelmisto kertoo minkä kuukauden aineisto on odottaa -tilassa tai mikäli aineistoja on useampia, näytetään tieto Useita odottaa. Tämä toimii indikaationa sille, että kyseinen asiakas on lähettänyt aineiston ja se odottaa kirjanpitäjän toimenpiteitä.
Odottavat jaksot muokattu -kenttä kertoo, milloin asiakkaasi on lähettänyt aineiston eli milloin seurantajakson status on muutettu avoimesta odottaa -tilaan.
Muistathan myös kirjanpidon päätteeksi sulkea seurantajakson, jotta valmiit aineistot eivät jää odottaa -tilaan. Sulkemalla seurantajaksoja, pystyt hallinnoimaan mitkä aineistot näkyvät tällä listalla.
Hakutulosten rajaaminen sekä järjestäminen
Pystyt rajaamaan tietoja listauksessa, jotta saat helpommin selville ne asiakkaat, jotka ovat lähettäneet aineistot sekä mitkä ovat valmiina kirjanpitoon.
Tuoteversio rajaus
Voit rajata listaa rajaamalla sitä tuoteversioittain, jos haluat tarkastella listausta puhtaasti ohjelmiston tuoteversion perusteella.
Rajaaminen odottaa tilan perusteella
Voit myös rajata listausta seurantajaksojen tilan mukaan jolloin saat kavennettua listausta entisestään ja paremmin esille ne asiakkuudet, jotka ovat valmiita otettavaksi työn alle.
Listalla olevien yritysten järjestäminen
Voit myös järjestää ympäristöt viimeisimmän muutetun odottavan seurantajakson mukaan eli että listauksen ylimpänä näkyy viimeksi toimitettu aineisto ja vastaavasti viimeisenä listassa vanhin.
Voit myös listasta tarkistaa ketkä eivät ole lähettäneet aineistoja
Lista toimii myös, kun haluat tietoosi ketkä eivät vielä ole lähettäneet aineistoja. Näin voit hyödyntää listaa myös siihen, että keneen asiakkaaseen voisi asiasta olla yhteydessä.
Huom! Kannattaa aina ensin tarkistaa, että seurantajaksot ovat kyseisessä ympäristössä Procountorissa kunnossa, eikä tiedon päivittyminen ole jäänyt esimerkiksi seurantajaksojen puuttumisen takia pois.
Kehitysideoita?
Mikäli sinulla tulee ideoita miten ominaisuutta voidaan kehittää vielä paremmaksi, laitathan meille viestiä asiakaspalvelun kautta. Otamme mielellämme palautetta vastaan ohjelmistamme ja otamme ne huomioon kehitystyötä tehdessä.