På denne siden forteller vi hvordan regnskapet kan nullstilles i faser i en situasjon der Procountor har blitt benyttet til å opprette fakturaer, men ikke i regnskapet.
Fasene ved nullstilling av regnskapet:
- Opprette MVA-beregning
- Kontrollere saldoer for regnskapskonti
- Nullstille regnskapet
- Resultat av nullstilling
I en situasjon der Procountor har blitt benyttet f.eks. for å opprette fakturaer, men ikke til å føre regnskap, må de automatiske posteringene generert fra bilag nullstilles før man starter den egentlige bokføringen.
- Miljøet kan inneholde gamle bilag som må nullstilles, f.eks. fakturaer, reise- og utleggregninger, leverandørfakturaer, kontoutskrifter, KID-betalinger osv.
- Transaksjoner har ofte blitt lagret inklusiv merverdiavgift, og derfor må MVA-beregninger opprettes før nullstilling.
Opprette MVA-beregning
Det skal opprettes en MVA-beregning for alle måneder som skal nullstilles. Den første beregningen opprettes for den eldste måneden som inneholder transaksjoner.
- MVA-beregningen overfører merverdiavgiften til kontoen "2740 Oppgjørskonto merverdiavgift". Rapporteringsdatabasen oppdateres.
- MVA-beregninger opprettes:
- Regnskapsperiodens resultat i balanse og i resultatregnskapet er identisk.
- Det er ikke behov for å utføre nullstilling pr. konto og pr. merverdiavgiftsats.
- Ikke inkluder disse MVA-beregningene som er laget med tanke på nullstilling, i terminoppgaven.
Kontrollere saldoer i regnskapskonti
- Kontroller hvilke regnskapskonti som har saldo i Procountor. Regnskap > Avstemmingsverktøy > ved hjelp av Kontrollrapport for regnskapskontoene kan du raskt finne ut hvilke regnskapskonti som har saldo.
- Rapporten må kjøres inntil datoen når programmet egentlig tas i bruk. Husk å innstille startdato tilstrekkelig langt inn i fremtiden.
Regnskapet nullstilles
Regnskapet nullstilles enten ved hjelp av et journalbilag, eller ved å benytte seg av innlesing av regnskapsdata.
I journalen
- Tallene på venstre side av kontrollrapport for regnskapskonti skrives ut i f.eks. PDF- eller HTML-format ved å klikke Utskriftsvennlig format/Hele kontoplan.
- Basert på denne utskriften registreres opplysningene i journalbilaget. Et nytt journalbilag opprettes fra programmets punkt Regnskap > Nytt journalbilag.
- Journalet må navngis, f.eks. Nullstillingsbilag dd.mm.åååå, og datoen bør være dagen før regnskapet startes.
- Journalbilagets posteringer legges inn en om gangen med motsatte tegn. Ved å klikke Legg til postering kan nye rader legges til journalen.
- Godkjenn journalen som en forretningstransaksjon.
I journal, ved å benytte deg av Innlesing av regnskapsdata
- Saldoene for regnskapskonti kan importeres til programmet ved hjelp av overføringsfil for regnskapsdata, og programmet vil generere et journalbilag til regnskapet basert på dette.
- Tallene på venstre side av kontrollrapport for regnskapskonti skrives ut i Excel-format ved å klikke Utskriftsvennlig format/Hele kontoplan.
- Regnskapskonto føres i kolonne A, navn på regnskapskonto føres i kolonne B, og sum føres i kolonne C
- For å kunne eliminere posteringer, må fortegn på tall i kolonne C vendes om for å kunne nullstille den aktuelle bokførte saldoen.
- Opplysningene innleses under punkt Administrasjon > Innlesing av materiale. I forbindelse med innlesingen blir journalen tildelt en dato som er dagen før egentlig start av regnskapet, og journalen godkjennes.
- Innlesingen av regnskapsdata er grunnlaget for et journalbilag.
Resultat av nullstilling
Kontroller at nullstillingen av regnskapet var vellykket.
- Kontrollrapporten for regnskapskonti brukes å sjekke at saldoene til alle konti er ferdig nullstilt. Husk imidlertid før du kjører rapporten å klikke Oppdater rapporteringsdatabase.
- Etter at de bokførte saldoene er nullstilt lønner det seg å føre saldoene for resultatregnskapet og balanse inn i systemet med et journalbilag og bruke dagen før start som dato.