I Visningen Bilagssøk kan man søke etter og behandle fakturaer og andre bilag som er lagret i Procountor. Tilgjengelige funksjoner er avhengige av tildelt brukertilgang.
Brukertilgang til Søke bilag
For å kunne utføre noen som helst funksjoner i tilknytning til salgsfakturaer i visningen Bilagssøk, må brukeren har minimum visningstilgang til punkt Søk> Bilagssøk. For å kunne utføre noen som helst funksjoner i tilknytning til leverandørfakturaer, reise- og utleggsregninger og journaler, må brukeren ha minimum visningstilgang til punkt Søk> Bilagssøk.
Søke bilag
Søke bilag-visningen er delt inn i to deler, slik at søkekriteriene skal defineres i feltene øverst på siden, mens søkeresultatene vises i tabellen nederst. Søkeresultatet vises under søkekriteriene, og funksjoner i tilknytning til søkeresultater er samlet til menyer ved søkeresultatet. De valgte søkekriteriene blir ikke tilbakestilt til standardverdi mellom Procountor-sesjoner. For å utføre søket klikk på Søk fakturaer -knappen.
Søkefunksjoner
Ved å klikke Søk fakturaer kan man søke etter bilag som oppfyller angitte søkekriterier, og disse vil bli vist i en tabell nederst i visningen.
Ved å klikke Tøm slettes de angitte søkekriteriene.
Ved å klikke Egne søk kan man lagre og bruke kombinasjoner av ofte anvendte søkekriterier (for mer informasjon, se funksjonen Egne søk).Ved å klikke kan man slette et søkekriterium.
Ved å klikke kan man legge til et søkekriterium.
Under menyen Søketype kan man velge enten Søke fakturaer, Søke åpne, Søke bilag for attestering eller Søke fakturaer som skal betales. Under søkekriteriene Bilagsart og Status kan man ved å krysse av Alle, aktivere alle bilagstypene eller alle statusene på en gang. Det er også mulig å velge dem enkeltvis ved å krysse av de aktuelle bilagstypene og statusene.
Bilagstypene som man ikke kan søke sammen med en valgt type, forblir passive.
Alle valg som man gjør under Bilagsart påvirker hvilke statuser som kan velges, slik at det ikke er mulig å velge en status for en bilagstype som vedkommende bilagstype ikke kan ha.
Bruk av søkekriterier
Søkrekriterier kan kombineres på ønsket måte. Dersom man bruker flere søkekriterier, fungerer dette som et JA-søk, dvs. søkeresultatet vil kun inneholde de bilag som oppfyller de alle de angitte søkekriteriene.
I tekstsøk kan man fritt kombinere tegn som *- og ?-, hvorav "*" tilsvarer hvilken som helst tegnstreng (også tom) og "?" hvilket som helst enkeltstående tegn.
Under søk ved hjelp av datoer, kan man angi enten kun startdato, hvor alle opplysningene fra denne datoen og framover (inkludert denne datoen) hentes, eller man kan angi kun sluttdato, hvor alle opplysningene fram til denne datoen (inkludert denne datoen) hentes, eller man kan angi datointervall.
Søkekriterier som kan velges
Kundenummer
Søkekriteriet definerer søket basert på kundenummer.
Kundens adresse
Søkekriteriet definerer søket basert på kundens adresse.
Dimensjoner
Søkekriteriet definerer søket basert på dimensjoner.
Forfallsdato mellom
Søkekriteriet definererbilagene som forfaller innenfor en bestemt tidsperiode.
Forfall
Søkekriteriet definerer enten Forfalte eller Ikke forfalte bilag kun ved bruk av funksjonen Søke åpne.
Ansvarlig person for administrasjonen
Søkekriteriet definerer søket i visningen Administrasjon basert på Ansvarlig person.
Periodiserte bilag
Søkekriteriet definerer søket enten basert kun på ikke-periodiserte eller kun på periodiserte bilag.
Regnskapsdag i tiden
Søkekriteriet definerer søket basert på angitte regnskapsdatoer.
Regnskapsverdi og valuta
Søkekriteriet definerer søket basert på regnskapsverdi og valuta.
Regnskapsperiodeintervall
Søkekriteriet definerer regnskapsperiodens bilag innenfor en bestemt tidsperiode.
Fakturakanal
Søkekriteriet definerer søket basert på fakturakanal, f.eks. Post eller eFaktura.
Fakturaens hendelsesopplysninger
Når vedkommende søkekriterium brukes, genererer programmet søkekriterier for både datointervallet og tiltak og et fritt tekstfelt for registrering av personen som har utført transaksjonen. For mer informasjon om fakturaens transaksjoner se her.
Bilagsnummer
Søkekriteriet definerer søket basert på fakturanummer i programmet. Dersom man i feltet for Fakturaavsenders fakturanummer har angitt nummeret som leverandør har brukt på sin faktura, kan man søke etter fakturaer med søkekriteriet Fakturanummer under Søke bilag.
Fakturautstederens fakturanummer
I dette feltet er det mulig å søke etter for eksempel en leverandørs fakuranummer.
Fakturagruppe
Søkekriteriet definerer søk etter bilag for en bestemt fakturagruppe, for eksempel Samlefaktura.
Faktureringsadresse
Søkekriteriet definerer søket basert på fakturaadresse på bilaget.
Forfallsdato mellom
Søkekriteriet definerer datointervallet for bilag som blir inkludert i søkeresultatet.
Ikke matchet mot forretningspartnerne
Søkekriteriet definerer søket til kun å gjelde ikke matchede bilag.
Forretningspartner som matchingen gjelder
Søkekriteriet definerer søket basert på forretningspartner som er matchet mot et bilag.
Forretningspartnergruppe
Søkekriteriet definerer søket etter bilag enten basert på kunder, leverandører eller personer.
Avgrensing av forretningspartnergruppen
Søkekriteriet definerer søk etter bilag basert på nåværende gruppe eller eventuelt den forretningspartnergruppen som er aktuell i øyeblikket.
Mer informasjon
Søkekriteriet definerer søket basert på termer som inngår i feltet Tilleggsopplysninger.
Påminnelse sendt
Søkekriteriet definerer søket enten slik at betalingspåminnelse er sendt eller ikke sendt.
Betalingsdag mellom
Søkekriteriet definerer søket mellom to betalingsdatoer.
Betalingshandelser frem til
Søkekriteriet definerer kun i Søk åpne betalingstransaksjoner frem til en bestemt dato.
Notater
Søkekriteriet definerer søket basert på termer som inngår i feltet Notater.
Navn
Søkekriteriet definerer søket basert på navn på fakturaen.
Titler
Søkekriteriet definerer søket basert på dimensjonens betegnelser.
Egne som skal kontrolleres
Søkekriteriet definerer søket basert på egne bilag som skal attesteres.
Hovedbokkontoer
Søkekriteriet definerer søket basert på en valgt hovedbokkonto.
Leveringsadresse
Søkekriteriet definerer søket basert på forretningspartnerens leveringsadresse.
Leveringsdato mellom
Søkekriteriet definerer søket basert å leveringsdatoer.
Produktkode
Søkekriteriet definerer søket basert på produktkode.
Produktnavn
Søkekriteriet definerer søket basert på produktnavn.
Redigert sist av
Søkekriteriet definerer søket basert på den siste personen som redigerte bilaget.
KID
Søkekriteriet definerer søket basert på KID nr på bilaget.
Org.nr.
Søkekriteriet definerer søket basert på bedriftens 7-sifrede Org.nr.
Kontaktperson
Søkekriteriet definerer søket basert på kontaktpersonen som er registrert i Kundeadministrasjonen. Bilagstyper som brukeren ikke har minimum visningstilgang til, vises ikke i menyen.
Behandling av søkeresultat
Søkeresultatet iht. søkekriterier vises i tabellen som står nederst i visningen Søke bilag.
Søkeresultatet kan sorteres (f.eks. basert på navn eller regnskapsverdi) ved å klikke kolonnetitler med musen. Sorteringsrekkefølgen opprettholdes inntil man forlater visningen.
Visningen inneholder følgende kolonner: Navn, Org.nr., Bilagsnummer, Betalingsdag, Fakturaens dato, Åpen sum, Bilagsart, Status, Betalingspåminnelse, Forfallsdato, Betalingsdato, Fakturakanal, Vedlegg, Notater og Fakturautstederens fakturanummer. Kolonnen Åpen sum i journaler viser debet-verdien av posteringene. I tillegg finnes kolonnen Kontrollmerknad dersom Kontroll av salgsfakturaer i Procountor er i bruk.
Det er mulig å tildele funksjoner til søkeresultatet ved å klikke på knappene ovenfor listen eller i menyen som åpnes ved å høyreklikke med musen.
Funksjoner i knapperaden
Ved å klikke Gå til kan man velge om man ønsker å direkte til fakturavisning, bilagets regnskapsside eller visningen Dimensjoner. Ved å klikke Vedlegg kan man legge vedleggsfiler til bilaget og se på og slette eksisterende vedlegg (se funksjonen Vedleggsfiler for mer informasjon). Visningen som åpner seg, inneholder også knappene Neste og Forrige som kan brukes for å bla frem og tilbake i søkeresultatet.
Ved å klikke Forhåndsvisning kan du åpne det valgte bilaget i utskriftsvennlig format (PDF).
Ved å klikke Utskrivbar liste kan man åpne søkeresultatet i forskjellige versjoner. Alternativene er: Søkeresultat og MVA-spesifikasjon, ZIP-pakke i utskriftsvennlig versjon, PDF-pakke i utskriftsvennlig versjon, Enkel export-utskrift og Utvidet export-utskrift.
Utvidet export-utskrift inneholder mange opplysninger om fakturaen i egne kolonner.
Utvidet export-utskrift genererer en Excel-tabell basert på fakturaopplysninger, med følgende kolonner:
- Fakturatype, Fakturaens status, Fakturanummer
- Navn, Org.nr. (dersom fakturaen ikke inneholder Org.nr., vises MVA-registreringsnummer i kolonnen om fakturaen har et slik nummer)
- Kundenummer
- Kundens adresse, Fakturaadresse, Leveringsadresse
- Fakturadato, Forfallsdato, Betalingsdato, Leveringsdatoer
- Fakturaens totalbeløp ekskl. MVA, MVA totalt, Totalsum, Valuta, Betalt (EUR), Åpen sum (EUR)
- KID-nummer, Kontonummer, Betalingsmåte, Betalingsbetingelser, Forsinkelsesrente-%
- Ordrereferanse, Saken behandles av (kontaktperson), Tilleggsopplysninger, Notater, Leveringsmåte
- Fakturakanal, Språk, Fakturaavsenders fakturanummer og innkrevingsbrev
Ekskl. MVA, MVA totalt og Totalsum er oppgitt i valuta, dersom det dreier seg om en valutafaktura.
Valg av Enkel export-utskrift generer en Excel-tabell av fakturaopplysninger med følgende kolonner: Fakturanr, Medlemsnr, Regnskapsverdi, Åpen, Betalingsdato, Navn, Fakturakanal, Forfallsdato, Fakturadato, Tilleggsopplysninger, Notater, Saken behandles av og Betalingsdato.
Søkeresultat og MVA-spesifikasjon henter en liste i HTML-format av bilagene og nederst i rapporten vises et MVA-sammendrag av fakturaene.
PDF-pakke i utskriftsvennlig versjon lager kun en PDF-pakke av de valgte bilagene (ingen vedlegg).
PDF-pakke i utskriftsvennlig versjon, også vedlegg, lager en PDF-pakke, men henter ingen andre vedlegg enn PDF-vedlegg.
PDF-pakke i utskiftsvennlig versjon, kun vedlegg lager derimot kun en liste med vedlegg i PDF-format.
ZIP-pakke i utskriftsvennlig versjon inkluderer på sin side alle vedleggene.
Ved å klikke Kontrollering kan man gå direkte fra søkeresultatet til den valgte fakturaens visning Godkjenning eller Godkjenning av flere fakturaer.
Ved å klikke Betaling kan man betale én faktura eller gå til Betaling av flere fakturaer.
Ved å klikke Betalingspåminnelse kan man lage en enkeltstående betalingspåminnelse. Betalingspåminnelse kan ikke velges dersom søkeresultatet ikke inneholder en eneste salgsfaktura.
Ved å klikke Legg til funksjoner finner man valgene Mangedimensjonering, Kombiner ordre til faktura, Spesialtilfeller, Fakturaens hendelsesopplysninger, Notater, Lag ny faktura og Annullering av flere fakturaer.