Ved å klikke Gå til Spesialtilfeller kan man åpne siden Spesialtilfeller for salgsfakturaer. Her kan man gjenopprette fakturaens status til Ikke avsluttet, opprette en kreditnota for fakturaen, endre fakturaens forfallsdato, behandle Notater om fakturaen og legge til betalingshendelser, dersom den er blitt betalt på en annen måte enn som KID-betaling. Slike tilfeller er for eksempel kontantbetaling, kredittap og matching mot eksisterende kreditnota.
Spesialtilfeller
Ved å klikke Gå til > Spesialtilfeller på salgsfakturaen kan man åpne visningen Spesialtilfeller for salgsfakturaer. Det er mulig å komme direkte til denne visningen gjennom Bilagssøk og ved å klikke Legg til funksjoner og velge Spesialtilfeller.
Spesialtilfeller kan ikke brukes før salgsfakturaen er Godkjent.
Ved å klikke Gjenopprett kan en salgsfaktura som har status Ikke sendt, og hvor fakturakanalen ikke er Sendes ikke, gjenopprettes til status Ikke avsluttet. Dersom ekstern finansiering har blitt brukt på fakturaen, kan ikke fakturaen gjenopprettes til status Ikke avsluttet.
Ved å klikke Skriv en kreditnota startes funksjonen Kreditnota som kan brukes for å opprette en kreditnota for en salgsfaktura. Her kan både salgsfakturaen og kreditnotaen merkes med status Betalt et annet sted, og i tillegg kan man opprette en leverandørfaktura, som gjør det mulig å betale tilbake et feilaktig betalt beløp til kunden.
Ved å klikke Vedlegg kan man enten legge et vedlegg til en faktura eller slette et vedlegg fra en faktura.
Fakturaopplysninger
I feltet Ny forfallsdato kan man angi en ny forfallsdato for en faktura. Den nye forfallsdatoen endrer ikke forfallsdatoen i fakturaopplysningene, men vises under Bilagssøk i kolonnen Forfallsdato. Ved søk etter fakturaer som har forfalt/ikke forfalt eller fakturaer etter forfallsdato, brukes den nye forfallsdatoen. Dersom automatisk beregning av Inkasso- og rentekostnader er i bruk, beregnes forsinkelsesrenten etter den nye forfallsdatoen.
I feltet Notater kan man redigere opplysninger i fakturafeltet Selgers notater, selv om fakturaen har status som gjør at den ellers ikke kan redigeres. Man kan redigere direkte i feltet eller klikke knappen etter feltet som åpner et vindu for redigering av opplysninger. Da er det også mulig å bruke linjeskift. Linjeskift vises i feltet som \ -tegn. Antall notater er ubegrenset.
Etter endringer i Spesialtilfeller visninger er gjort, vil endringene lagres automatisk.
Betalingshendelser
I spesialtilfeller vises betalingstransaksjonene knyttet til en salgsfaktura, slik som innbetalinger som er mottatt som KID-betaling. Når en betaling er mottatt på en faktura via en KID-betaling, vises dette som betalingstransaksjonen Referansebetaling.
Ved behov kan man også legge betalingstransaksjoner til en salgsfaktura. Ved å klikke Legg til betalingshendelse åpnes et vindu der man kan taste inn opplysninger om en ny betalingstransaksjon knyttet til fakturaen.
Som standard tilbyr programmet inneværende dag som betalingsdato, det utestående beløpet som sum, og "kontooverføring et annet sted" som betalingsmåte.
Betalingsmåte kan velges i rullegardinmenyen. Opplysningen er kun informativ og påvirker ikke en eneste funksjon. Opplysningen vises i Betalingsrapporter under Betalingstransaksjonsrapport for salg.
I feltet Posteringsspesifikasjon kan man fylle inn opp til 94 tegn fritekst som tilleggsinformasjon. Posteringsspesifikasjonen vises i Betalingstransaksjonsrapporten for salg.
I spesialtilfeller kan en faktura også merkes som betalt dersom det foreligger en ekstra betaling for den (det utestående beløpet på fakturaen viser minus), og den ekstra betalingen betales tilbake eller matches mot en annen faktura.
Dersom man prøver å angi en tidligere dato enn fakturadatoen som betalingsdato, vil programmet gi beskjed om dette, men godkjenner betalingsregistreringen. Betalingsdatoen kan ikke falle under en lukket regnskapsperiode eller oppfølgingsperiode.
Etter å ha gitt opplysningene klikker man Fortsett. Opplysningene om betalingstransaksjonen blir da lagret. Det er ikke nødvendig å lagre opplysningene separat.
Når fakturaens Utestående beløp er null, vil Fakturastatus endre seg til Betalt et annet sted og fakturaen blir slettet fra fakturalisten. Betalingsanmerkningen i spesialtilfeller gjør ingen registreringer i regnskapet, men de nødvendige posteringene må utføres separat i en journal.
Ved å klikke Fjern betalingstransaksjon kan man slette betalingstransaksjoner som er blitt registrert i Spesialtilfeller. Blant betalingstransaksjonene kan man velge de som man ønsker å slette, og man behøver ikke å slette dem i rekkefølge.
NB: Merk at man i denne visningen ikke kan fjerne en registrert referansebetaling som er automatisk allokert til bilaget. For å fjerne betalingshendelsen i så tilfelle, må dette enten gjøre av kundeservice@finago.com, eller så kan man flytte referansebetalingen over til et annet bilag via Avventer overføring> Kontoutskrifter og referansebetalinger. Betalingshendelser som er manuelt lagt inn kan brukeren derimot fjerne selv.