I behandlingen av kontantrabatt i Procountor kan man opprettholde kunde- og leverandørspesifikke kontantrabatter, samt opprette ordre og fakturaer ved å bruke kontantrabatter. Behandlingen av kontantrabatt i programmet gjør også at reskontroen og kontantrabattregistreringene oppdateres automatisk.
Nedenfor gir vi en nærmere beskrivelse av kontantrabattbehandlingen og hvilke deler av programmet behandlinger påvirker.
Brukerinnstillinger
For å aktivere kontantrabattbehandlingen klikker man Administrasjon > Bedriftsopplysninger > Bruksinnstillinger. Dette gjøres separat for salgsfakturaer og leverandørfakturaer.
Innstillingen Kontantrabatter for salg påvirker bruken av todelte betalingsbetingelser på salgsfakturaer og salgsordre samt i kunderegisteret. Ved å velge denne innstillingen kan man på salgsfakturaer og -ordre samt i kunderegisteret bruke betalingsbetingelser som spesifiserer netto forfallsdato samt forfallsdato og prosentsats for kontantrabatten.
Innstillingen Kontantrabatt for kjøp påvirker bruken av todelte betalingsbetingelser på leverandørfakturaer og innkjøpsordre samt i leverandørregisteret. Ved å velge denne innstillingen kan man på leverandørfakturaer og innkjøpsordre samt i leverandørregisteret bruke betalingsbetingelser som spesifiserer netto forfallsdato samt forfallsdato og prosentsats for kontantrabatten eller totalbeløpet (kun på fakturaer).
Registre
Forretningspartners basisopplysninger
I Forretningspartnerregisteret kan man lagre kunde- og leverandørspesifikke betalingsbetingelser, som brukes på ordre og fakturaer når bestillingen eller fakturaen opprettes ved hjelp av registeropplysninger. Du kan redigere en forretningspartners basisopplysninger i punktet Register > Forretningspartnere i programmet ved å velge forretningspartnertype (kunde eller leverandør), søke og velge en forretningspartner og klikke Vis basisopplysninger.
I feltene Betalingsbetingelse (dager / %) lagres fakturaens forfallsdato og rabattprosenten som skal brukes. Man kan f.eks. lagre 14 (dager) - 0 (%) i feltene. NB! Antall døgn i betalingsbetingelsene kan ikke være større enn antall døgn for kontantrabatten.
I feltene Kontantrabatt (dg / %) lagres forfallsdatoen for kontantrabatten og rabattprosenten som skal brukes. Man kan f.eks. lagre 7 (dager) - 3 (%) i feltene.
Todelte betalingsbetingelser kan lagres enkeltvis i forretningspartnerens basisopplysninger via Innlesing av forretningspartnerdata eller ved å bruke funksjonen Redigering av flere forretningspartnere.
Forretningspartnerrapport
Ved hjelp av programmets forretningspartnerrapport kan man se hvilke kunder eller leverandører har fått registrert kontantrabatt og i tillegg kontantrabattens betalingsbetingelser og prosentsatser. Rapporten finnes under punktet Registre > Registerrapporter > Forretningspartnerrapport i programmet. Feltene Betalingsbetingelser og Kontantrabatt skal inkluderes i rapporten (Registeropplysninger). Ved å velge Detaljert rapport som utskriftsformat, kan man gå inn på detaljnivå i forretningspartnerens basisopplysninger for å redigere opplysninger.
Bruk av kontantrabatter på fakturaer
Salgsfaktura og -ordre
Betalingsbetingelsene som er lagret i kunderegisteret importeres til fakturaen som standard i forbindelse med opprettingen av en faktura når registeropplysningene brukes som grunnlag for fakturaen. Feltene Betalingsbetingelser (dager / %) samt Kontantrabatt (dager / %) kan også redigeres på fakturaen.
Når en faktura lagres og man tidligere har definert betalingsbetingelsene for en kontantrabatt og rabattens prosentsats, vises også totalbeløpet inklusiv kontantrabatt under fakturaens totalbeløp når man velger Faktura og Fakturadata.
Ved å klikke Vis på fakturaen blir begge betalingsbetingelsene skrevet ut øverst i fakturamalen i tillegg til separat informasjon om kontantrabatt, rabattens størrelse, forfallsdato og totalbeløp iht. kontantrabatt.
F.eks.: Verdien av kontantrabatten er på 18,45 €. Beløpet på 596,55 € må betales senest 5.8.2010, ellers gjelder fakturaens totalbeløp.
Leverandørfaktura og innkjøpsordre
Betalingsbetingelsene som er lagret i leverandørregisteret importeres til fakturaen som standard ved opprettingen av en faktura, når registeropplysninger brukes som grunnlag for fakturaen. Feltene Betalingsbetingelser (dager / %) samt Kontantrabatt (dager / % / verdi) kan også redigeres på fakturaen. Det er mulig å angi kontantrabattens størrelse direkte i Verdi-feltet, og da behøver man ikke å lagre prosentsatsen separat. Dersom prosentsatsen er valgt og man har angitt totalbeløpet i verdifeltet, bruker programmet tallet i verdifeltet ved beregningen av kontantrabatt.
Når en faktura lagres og man tidligere har definert betalingsbetingelsene for en kontantrabatt og rabattens prosentsats, vises også totalbeløpet inklusiv kontantrabatt under fakturaens totalbeløp når man velger Faktura og Fakturadata.
Betalinger og korrigeringer av regnskapet
Kvittering av en salgsfaktura fra åpne
Når en betaling av en salgsfaktura mottas som en KID-betaling og det er brukt korrekt KID-nummer, blir betalingen automatisk matchet mot fakturaen og registrert som en betalingstransaksjon med det betalte beløpet. Dersom kontantrabatt er blitt benyttet ved betaling og kun en del av fakturabeløpet er betalt, forblir kontantrabattbeløpet åpent.
Ved automatisk matching av KID-betalinger kontrollerer Procountor om den matchede fakturaen inneholder kontantrabatt og om differansen er identisk med kontantrabattbeløpet og om betalingsdatoen for KID-betalingen er identisk med eller mindre enn kontantrabattens forfallsdato. Dersom alle opplysningene både på fakturaen og på betalingen stemmer med hverandre, genereres en ny betalingstransaksjon på fakturaen som kvitterer kontantrabattbeløpet bort fra åpne og fakturaen kvitteres med status Betalt.
NB! Dette gjelder bare dersom kontantrabatten er angitt i lokal valuta (NOK).
Korrigering av regnskapet for en gitt kontantrabatt
På regnskapssiden for en KID-betaling genereres automatisk en korreksjonspostering som kvitterer kontantrabatten vekk fra kontoen for kundefordringer, og kontantrabattbeløpet bokføres mot rabatter som er gitt og spesifisert pr. avgiftssats. Dette innebærer at de kontantrabatter som er et resultat av betalingsbetingelsene som brukes ved salg, registreres på samme måned som betalingen er mottatt.
Dersom kunden har brukt feil KID-nummer ved betaling og betalingen ikke har blitt matchet automatisk mot fakturaen, kan man ved hjelp av funksjonen riktig KID matche betalingen mot korrekt faktura. Programmet behandler kontantrabatten automatisk i forbindelse med matchingen som beskrevet over.
NB! Dette gjelder bare dersom kontantrabatten er angitt i lokal valuta (NOK).
Betaling av en leverandørfaktura
Betalingsbetingelsene som er lagret på en leverandørfaktura viser en eventuell kontantrabatt. Når leverandørfakturaen sendes til betaling, viser visningen Gå til > Betaling mer informasjon om kontantrabatten. Her vises kontantrabattbeløpet, kontantrabattens forfallsdato og totalbeløpet som skal betales inklusiv kontantrabatt. I feltet Betales går programmet ut i fra at hele fakturaens totalbeløp skal betales eller beløpet som står åpent på forfallsdatoen. Dette betyr at dersom man ønsker å benytte seg av kontantrabatten, endres beløpet inklusiv kontantrabatt i feltet Betales og i feltet Utbetalingsdato endres forfallsdatoen for kontantrabatten før man klikker Betal.
Kvittering av en leverandørfaktura fra åpne
Når Procountor mottar en kontoutskrift for betalingsdatoen og leverandørfakturaen er blitt betalt som en KID-betaling, matcher programmet fakturaen som tidligere er sendt til betaling mot en tilsvarende transaksjon på kontoutskriften ved hjelp av KID-nummeret. Fakturaen kvitteres som betalt med det betalte beløpet. Hvis fakturaen har en anmerkning om kontantrabatt, hvis differansen mellom fakturaen og betalingen er identisk med kontantrabatten og hvis leverandørfakturaen er blitt betalt på eller før den egentlige forfallsdatoen, kvitterer programmet automatisk en ny betalingstransaksjon på kontantrabattbeløpet på leverandørfakturaen. Fakturaen vil da i sin helhet få status Betalt, og vil bli slettet fra åpne leverandørfakturaer.
Korrigering av regnskapet for en gitt kontantrabatt
På regnskapssiden for en kontoutskrift genereres automatisk en korreksjonspostering som kvitterer kontantrabatten vekk fra kontoen for betalingsformidling, og kontantrabattbeløpet bokføres mot rabatter som er gitt og spesifisert pr. avgiftssats. Dette innebærer at kontantrabatter som er et resultat av innkjøp og andre tilsvarende korreksjonsposter registreres på samme måned som betalingen er utført.
NB! Dette gjelder bare dersom kontantrabatten er angitt i lokal valuta (NOK).