Med funksjonen betalingspåminnelse kan man sende en betalingspåminnelse og Inkassovarsel for en enkelt forfalt salgsfaktura.
I denne anvisningen forteller vi hvordan man kan sende en betalingspåminnelse på en salgsfaktura i posten eller med e-post, eller registrere i minnet at påminnelsen er gjort per telefon. Betalingspåminnelsen gjøres ved å søke opp salgsfakturaen, enten via Søk/Bilagssøk, Søk> Åpne fakturaer for så å velge Betalingspåminnelse. Fakturaens forfallsdato må være passert for at man skal kunne sende en betalingspåminnelse.
Felt i visningen
Kanal:
I nedtrekksmenyen Kanal kan man velge fakturakanalen betalingspåminnelsen skal sendes på. Her kan man velge mellom Velges etter fakturakanal (post/e-post), post, e-post eller telefon / ingen sending.
Hvis E-post velges som kanal, hentes e-postadressen fra fakturaopplysningene. Hvis det ikke finnes noen e-postadresse i fakturaopplysningene, hentes den fra kundeopplysningene. Velges etter fakturakanal (post/e-post) bruker da samme fakturakanal som på originalbilaget. Hvis Post velges som kanal, hentes faktureringsadressen som betalingspåminnelsens adresse.
I nedtrekksmenyen Mal kan man velge blant malene man har opprettet. Procountor-standard er satt som standardmal om man ikke endrer dette.
I nedtrekksmenyen Språk kan man angi hvilket språk betalingspåminnelsen skal skrives i.
Under Overskrift velger man om man vil sende Betalingspåminnelse eller Inkassovarsel. Ut i fra hva man huker av for, er det denne overskriften som vil brukes på dokumentet som genereres. Velger man Inkassovarsel vil det automatisk velges fakturakanal Post og 14 dager betalingsfrist.
Betalingspåminnelsens tekst velges automatisk fra malen som er valgt. Ønsker man å gjøre manuelle tilpasninger kan dette gjøres i tekstfeltet. Endringer som gjøres i dette tekstfeltet vil kun gjelde den aktuelle betalingsminnelsen man jobber med. Ønsker man å endre teksten på en mal, må dette gjøres ved å klikke på Rediger tekstmalene.
Søkeresultater:
Huk av for en eller flere fakturaer man ønsker å sende betalingspåminnelse eller inkassovarsel til. Ved å trykke på Forhåndsvisning kan man velge å vise et utkast av dokumentet i enten PDF eller HTML. Ved å trykke på Fakturadata kan man legge inn ytterligere opplysninger på betalingspåminnelsen. Klikk deretter på Send for å sende betalingspåminnelse eller inkassovarsel til kunden(e).
Knapper i visningen
Ved å klikke Rediger tekstmalene kommer man til visningen hvor man kan endre og legge til nye maler for teksten i betalingsmpåminnelse og inkassovarlsel. I venstre spalte har man valgene Ny, Kopier, Endre navn, Angi standard og Slett. Dette er valg som kan benyttes for å legge til, endre eller slette en eksisterende mal. Når man har markert en mal i venstre spalte, kan man deretter klikke på språket man ønsker å redigere teksten på i høyre spalte. Et vindu kommer til syne, og man kan her redigere teksten på betalingspåminnelsen eller inkassovarlselet. Klikk Lagre for å lagre endringen.
Ved å klikke
Send sendes en ferdig betalingspåminnelse, hvor teksten i påminnelsen er ferdig utfylt og forsendelseskanalen er valgt.
- Dersom Post er valgt som Kanal, sendes et papirbrev til kunden. For betalingspåminnelsen benyttes samme forsendelsesmåte som for den opprinnelige fakturaen. Dersom fakturakanalen har vært en annen enn Post, brukes standard forsendelsesmåte definert under Bedriftsopplysninger > Brukerinnstillinger.
- Med kanal E-post vil kunden få tilsendt en betalingspåminnelse som vedleggsfil i PDF-format med e-post. Når betalingspåminnelsen blir sent som e-post, inneholder meldingen informasjon som er nødvendig for å betale fakturaen (fakturanummer, forfallsdato, totalbeløp, KID-nummer og kontonummer), og emnefeltet inneholder ordet Betalingspåminnele/Inkassovarsel, fakturanummer og navnet på avsenderbedriften. I betalingspåminnelsen vises fakturaopplysningene og Teksten i betalingspåminnelsen.
- Når kanalen er Telefon vil ingen betalingspåminnelse bli sendt, men ved å klikke Send lagres informasjonen om påminnelsen i tillegg til Selgers notater og teksten som er registrert i området Betalingspåminnelsens tekst (f.eks. detaljert informasjon om en telefonsamtale angående saken).
Ved å klikke Forhåndsvisning vises betalingspåminnelsen på skjermen enten i HTML- eller PDF-format.
Dersom man har valgt Automatisk beregning av inkasso- og rentekostnader i miljøets Bruksinnstillinger, blir brukeren spurt om purregebyr skal legges til kundens neste salgsfaktura ved å klikke Send.
Søke opp betalingspåminnelse og inkassovarsel
Du kan alltid søke opp sendte betalingspåminnelser ved å søke opp bilaget betalingspåminnelsen er sendt på vegne av. Søk først opp bilaget, gå inn på fakturaen og velg Vedlegg.
Betalingspåminnelse i søkeresultatvisning
Når man henter åpne salgsfakturaer på skjermen, vises i kolonnen Betalingspåminnelse det totale antallet sendte betalingspåminnelser for fakturaen som kreves betalt, datoen for den sist sendte betalingspåminnelsen og forsendelseskanalen (P=Post, dvs. brev, E=E-post, T=Telefon). Nærmere opplysninger om forsendelseskanalen for betalingspåminnelsen og tidspunktene finnes under Fakturaens hendelsesopplysninger i menyen Legg til funksjoner.
Når man oppretter en betalingspåminnelse (inkassovarsel) for en faktura opprettet for en registerkunde og automatisk beregning av inkasso- og rentekostnader er i bruk, spør Procountor om det skal legges til en rad om inkassokostnader på neste faktura til kunden?
- Svarer man Nei, sendes betalingspåminnelsen på normal måte, og det blir ikke stilt et spørsmål om å legge til en rad om inkassokostnader på kundens neste faktura.
-
Svarer man Ja, stiller programmet et annet spørsmål: Radkommentar til inkassokostnadsrad? Om ønskelig kan du skrive tekst som skrives ut i fakturaradens radkommentar. Det er mulig å innstille synligheten av en radkommentar i en faktura som sendes kunden ved å endre Radkommentarinnstillingen på siden Bedriftsopplysninger og Fakturamalens innstillinger. Etter dette vil betalingspåminnelsen bli sendt på normal måte og programmet foreslår å legge til en inkassokostnadsrad på kundens neste faktura.