Funksjonen Kontroll av salgsfakturaer dreier seg om en metode som gjør det mulig for selgere å kontrollere fakturaer som skal sendes til egne kunder før den egentlige sendingen finner sted. Implementeringen og bruken av funksjonen har 6 faser.
Implementering av funksjonen Kontroll av salgsfakturaer
Under punktet Bruksinnstillinger under Bedriftens opplysninger krysser man av punkt Salgsfakturaens kontrollmerknader. Etter å ha gjort dette kan man legge til kontrollmerknader på fakturaene, og både kontrollmerknadene og avgrensningskriteriene i tilknytning til disse vises i Bilagssøk.
Lagring av standardprodukter for kunder
Procountor benytter standardprodukter. Dette innebærer at man kan plukke produkter fra produktregisteret for kunden, og disse blir automatisk hentet til fakturamalen ved opprettingen av en faktura. Opplysningene om standardproduktene kan endres for hver kunde separat. Opplysningene om standardproduktene ligger under Forretningspartnerens basisopplysninger.
Opplysninger som kan endres er antall, pris og rabatt. Ved oppretting av en faktura for en kunde med en Gruppefaktura eller en enkeltstående faktura legges standardantallet produkter på radopplysninger på fakturaen. Dersom dette antallet er null, skal standardproduktet ikke legges til fakturaen. Dersom man ønsker å definere en kundespesifikk pris og/eller rabatt på produktet, velges først punktet Annen pris og/eller Annen rabatt og deretter angis ønsket Pris og/eller Rabatt-%. Dersom kundespesifikke priser og rabatter ikke brukes, kan man søke etter disse opplysningene i produktregisteret.
I tillegg kan man fastsette gyldighetsperioder for produktet. Er gyldighetsperioden ikke definert, fungerer alt som tidligere, dvs. produktet blir alltid lagt til på fakturaen. Man kan registrere x stk. gyldighetsperioder for hvert produkt. Disse periodene sammenlignes med datoen på opprettelsestidspunktet for fakturaen (ikke fakturadatoen) og de legges til fakturamalen dersom opprettelsestidspunktet faller inn under gyldighetsperioden. Start- og sluttdatoen er inkludert i gyldighetsperioden. Man kan la være å lagre den ene eller andre datoen, dvs. man kan f.eks. lagre kun startdatoen.
Oppretting av salgsfakturaer
Salgsfakturaer kan opprettes for kundene enkeltvis eller importeres ved hjelp av overføringsfilen for fakturadata, eller man kan bruke funksjonen oppretting av Massefaktura, dvs. opprette en faktura til flere mottakere på en gang. En massefaktura opprettes under punktet Ny > Faktura > Velg Massefaktura. Hent de forretningspartnere som ønskes fakturert. Procountor henter automatisk standardproduktene som er registrert i kunderegisteret til disse kundenes fakturaer. Nye produkter kan tas med ved opprettingen av en gruppefaktura.
Kontroll av salgsfakturaer
Selger søker etter ønskede fakturaer via Billagssøk, f.eks. ved hjelp av navnet på fakturagruppen til gruppefakturaen eller kundegruppen. Fakturamalen inneholder allerede de nødvendige fakturaradene med antall kundespesifikke standardprodukter ferdig registrert. Dette kan være et fast tall eller f.eks. 1, som må byttes ut hver måned. Selger kompletterer/kontrollerer ikke avsluttede salgsfakturaer.
Den første som kontrollerer en salgsfaktura, dvs. selger, kontrollerer sine egne fakturaer og klikker Godkjenn, og kan ytterligere registrere hans/hennes kontrollmerknad på fakturaen i feltet Selgers notater. I forbindelse med kontrollmerknaden kan selger skrive en kort kommentar (maks. 255 tegn), som vil bli vist etter datoen.
Fakturaen vil hele tiden ha status ”Ikke avsluttet”. De personer som kontrollerer salgsfakturaene vil kunne lese hverandres notater, men kan kun redigere eller slette egne notater.
Søk kontrollerte salgsfakturaer
Kontrollmerknadene vises i kolonnen Notater i søkeresultatet etter at man har søkt etter Fakturaer/Bilag. En kan også markere salgsfakturaen og velge Legg til funksjoner > Fakturaens hendelsesopplysninger for å se de forskjellige hendelsene som har forekommet på fakturaen.
Søkekriteriene i Søk bilag inneholder også alternativer for å begrense søket etter faktura som er kontrollert av enkelte personer, som for eksempel, Redigert sist av.
Sending av salgsfakturaer
Når fakturaene har fått de nødvendige kontrollmerknadene, kan de sendes via Billagssøk eller Søk etter salgsfakturaer ved å velge Send i menyen som åpnes ved å klikke høyre museknapp eller ved å klikke Legg til funksjoner > Godkjenning/sending av flere salgsfakturaer.