Procountor-programmet inneholder alle nødvendige verktøy for å behandle og betale leverandørfakturaer. På denne siden beskriver vi i korte trekk funksjonene knyttet til registrering og godkjenning av leverandørfakturaer og leverandørreskontro.
NB! Dersom det fremdeles er behov for å redigere eller annullere en leverandørfaktura etter godkjenningen, kan man endre leverandørfakturaens status fra Godkjent til Ikke avsluttet ved å velge Gå til > Kontrollering inne på bilaget.
Egenskaper for behandling av leverandørfakturaer og leverandørreskontro
- behandling, attestering, godkjenning og bokføring av leverandørfakturaer
- mottak av leverandørfakturaer som eFaktura
- behandling, sending og bokføring av innkjøpsordre
- skanningstjeneste for leverandørfakturaer i samarbeid med OpusCapita
- legge skannet bilde ved i faktura
- vedlikehold av leverandør- og produktregistre
- liste over åpne fakturaer
- betaling av leverandørfakturaer som innenlands- og utenlandsbetaling
- automatisk oppdatering av leverandørreskontro på grunnlag av kontoutskrifter
Lagring av leverandørfakturaer
Mottak av eFakturaer
Den mest effektive måten å importere leverandørfakturaer i Procountor på er å motta dem som eFakturaer. eFaktura er en elektronisk faktura, og fakturaens opplysninger kan leses direkte inn i økonomistyringsprogrammet uten manuelt arbeid. Dette gjør arbeidet mer effektivt og reduserer feil ved bokføringen av fakturaer.
Procountor er utstyrt med forbindelsene man trenger for sende og motta eFakturaer, og derfor holder det å gi fakturaavsenderen eFaktura-adressen deres. Etter at man har gjort dette, vil eFakturaene dukke automatisk opp i Procountor-plattformen deres med statusen Mottatt, hvor de både kan attesteres, godkjennes og betales elektronisk. Bokføringen av fakturaer blir også generert automatisk på grunnlag av standardverdier.
Skanningstjeneste for leverandørfakturaer
Dersom fakturaavsenderen ikke kan sende eFakturaer enda, men dere likevel ønsker en elektronisk behandling av leverandørfakturaer, kan dere bruke OpusCapitas skanningstjeneste for leverandørfakturaer. Dette gjør at leverandørfakturaene styres til en separat postboks-adresse hvor de skannes automatisk og overføres til bedriftens Procountor-plattform. Heretter kan fakturaene behandles helt elektronisk.
Både leverandørfakturaer som er mottatt som eFaktura og skannede leverandørfakturaer finner man i Procountor med statusen Mottatt. Man kan enkelt søke etter dem ved å for eksempel klikke Søke leverandørfakturaer.
Elektroniske leverandørfakturaers fakturarader
I behandlingen av fakturaradene i elektroniske fakturaer leser man alle fakturaradene i fakturadataen og sammenligner opplysningene med fakturaens totalbeløp. Dersom opplysningene stemmer, får man lest leverandørfakturaen inn i programmet radvis, og dersom det er forskjell i opplysningene, dvs. at alle fakturaradene ikke kan identifiseres, behandler man fakturaen på følgende måte:
Procountor lager atuomatisk en rad til fakturaen, hvor man kan se den eventuelle differansen mellom fakturaradene og totalbeløpet. Disse radopplysningene bør alltid kontrolleres og ved behov korrigeres i forbindelse med attesteringen av fakturaen.
- På raden for sum som skal kontrolleres lagrer man differansen mellom fakturaradenes og fakturaens sluttsum. Sum som skal kontrolleres-raden må alltid behandles, og brukeren må ved behov korrigere fakturaraden slik, at opplysningene blir registrert riktig i bilaget når det gjelder mva og totalbeløp.
- På Sum som skal kontrolleres-raden kan man for eksemepl lage et produkt i produktregisteret, med produktkoden procountor_sum_difference. Ved hjelp at denne kan man styre standardkonteringen til f.eks. en korrigeringskonto, som alltid kontrolleres når man avslutter
- Avrundingsdifferanse-raden genrereres når differansen er liten. Avrundingsdifferansen har produktkoden procountor_rounding_difference, og på grunnlag av denne kan man generere et produkt i produktregisteret og føre summen til en bestemt konto.
- Dersom fakturadataen ikke inneholder fakturarader, oppretter man en Fakturering etter vedlegget-rad, som skal kontrolleres og behandles.
Registrering av leverandørfakturaer manuelt
Man kan også lagre en leverandørfaktura i Procountor manuelt, enten på en leverandør som er lagret i leverandørregisteret eller direkte på en såkalt tom fakturamal. Med Leverandørfakturaens Veldegg kan man legge filer ved i fakturaen (for eksempel et skannet bilde av fakturaen). Leverandørfakturaen bokføres enten ved å klikke på Ny > Innkjøpsfaktura eller Overfør til faktura i leverandøregister. Det er også mulig å opprette en ny leverandørfaktura ved å hente en tidligere opprettet faktura ved hjelp av fakturaens kopieringsfunksjon.
Kontroll og godkjenning av leverandørfakturaer
Attestasjon og godkjenning
Før man betaler leverandørfakturaer man har mottatt, må de kontrolleres. Procountor har en funksjon til dette formålet som inneholder attestasjon og godkjenning av mottatte leverandørfakturaer. Attestasjonen innebærer at leverandørfakturaens innhold kontrolleres mot f.eks. en ordrebekreftelse, og godkjenningen består i at fakturaen kan godkjennes for utbetaling. Etter godkjenningen blir fakturaen behandlet som en forretningstransaksjon i regnskapet.
Bruk av Godkjenningsrunde
Dersom det er flere personer i bedriften som deltar i attestasjon og/eller godkjenning av leverandørfakturaer, lønner det seg å bruke funksjonen godkjenningsrunde for leverandørfakturaer. Da er det mulig å definere bestemte attestasjons- og godkjenningsansvarlige for fakturaene, og disse mottar ved behov også meldinger per e-post om leverandørfakturaer som venter på attestasjon og godkjenning.
Leverandørreskontro og betaling
Søk åpne leverandørfakturaer
Åpne leverandørfakturaer er attesterte eller godkjente leverandørfakturaer som enda ikke er betalt. Man kan søke etter disse direkte via funksjonen Søke etter åpne kjøp eller ved å klikke Bilagssøk og deretter angi søketype Søke åpne.
Søke innkjøp og betaling
Procountor inneholder bankforbindelser som gjør det mulig å betale leverandørfakturaer fra bedriftens bankkontoer som er koblet til Procountor. Man kan søke etter leverandørfakturaer som venter på betaling direkte i hovedmenyens funksjon Betalingshendelser/Søke bilag som skal betales eller ved å klikke på Bilagssøk og deretter angi søketype Søk de som skal betales.
For å gå til visningen Betaling klikk på Gå til > Betaling i fakturabildet, eller gå til Bilagssøk for så å markere bilaget og velg Betaling. For å betale flere fakturaer samtidig kan man benytte seg av funksjonen Betaling/Betale flere fakturaer i Bilagssøk. Godkjente fakturaer blir ikke automatisk overført til betaling, men de må alltid betales separat.
Automatisk henting av kontoutskrifter
Kontoutskrifter blir hentet automatisk fra bankkontoer som er tilknyttet Procountor. Uttakene på kontoutskriften matches mot betalte leverandørfakturaer på grunnlag av KID-nummeret, og derved blir fakturaene kvittert som betalt og slettet fra åpne leverandørfakturaer.