På denne siden har vi beskrevet feltene og knappene som er tilgjengelige på en innkjøpsfaktura. Innkjøpsfakturaer kan opprettes under programmets punkt Ny > Innkjøpsfaktura > Sett opp ny faktura.
Se en mer detaljert instruks om hvordan opprette en innkjøpsfaktura i programmet:
Felt på fakturaens tittelnivå
Leverandørens adresse
Feltene under Navn, specifier og gateadresse har plass til 80 tegn. Postnummer-felt har plass til 20 tegn. Poststed-felt har plass til 40 tegn. Navn er en obligatorisk opplysning. Ved utenlandsbetalinger er også gateadresse, postnummer og poststed obligatoriske opplysninger.
Kjøperens leveringsadresse
Betingelsene under feltet Kjøperens leveringsadresse er identisk med adressen hvor de fakturerte produktene har blitt levert. Antall tegn i feltene er identisk med antall tegn i feltene Leverandørens adresse.
Faktureringsdata
Fakturaens dato- Fakturadato kan angis enten i fortid eller fremtid, men ikke i en lukket periode. Dersom datoen til en faktura som har blitt mottatt som eFaktura eller via skanningtjeneste, faller innenfor en lukket periode, blir den neste åpne datoen etter den lukkede perioden registrert som fakturadato. Dette endrer ikke forfallsdatoen.
Organisasjonsnummer. brukes for å legge inn leverandørens Org.nr.
Fakturakanal - Fakturakanal har ingen betydning for en leverandørfaktura annet enn at den viser om fakturaen har blitt mottatt som eFaktura eller via skanningtjeneste. Bildet av en faktura som har blitt mottatt elektronisk, kan ses som en vedleggsfil.
Kontaktperson- Du kan notere en kontaktperson på et bilag. Opplysningen vil kunne ses på bilaget. Ved hjelp av kontaktpersonen kan man søke etter bilag via Søke bilag.
Bilagsnummer- blir generert når faktura lagres.
MVA-registreringsnummer- Det er plass til 40 tegn i feltet. MVA-nummer vises på innkjøpsordren som sendes til leverandøren.
Språk- velg ønsket språk for bilaget, enten engelsk, svensk, estisk eller finsk.
Ordrereferanse- Det er plass til 70 tegn i feltet. Ordrereferansen ses som en melding på en betaling.
Kundenummer - I dette feltet kan man angi leverandørens kundenummer, dersom det finnes. Under Brukerinnstillinger kan man også definere at leverandører skal ha generert kundenummer automatisk. Når innstillingen automatisk nummerering av leverandører er slått på, får en ny leverandør automatisk generert et kundenummer som er ett nummer større enn det største kundenummeret for leverandører som er i bruk. Automatisk nummerering er ikke i bruk som standard.
Sendemåte- Hvis fakturakanal er angitt som Post, må man velge hvordan brevet har blitt mottatt fra Skanningstjenesten.
Status på bilaget
Over området Faktureringsdata ser man en statuslinje som angir bilagets status. Her kan status være Ikke avsluttet, Ikke sendt, Sendt eller Fakturert.
Betalingsopplysninger
Kontonummer- Mottakers bankkonto er en obligatorisk opplysning, dersom man har valgt Kontooverføring som betalingsmåte. Dersom fakturaen er f.eks. betalt med kontanter, kan bankkontoopplysningen utelates, men da må Kontanter velges som betalingsmåte.
Betalingsdato- Angir bilaget forfallsdato. Her legges det som standard inn 10 dager etter bilagets dato, men kan endres i Bruksinnstillingene.
Forsinkelsesrente %- Tast inn forsinkelsesrentesats.
KID-nummer - KID-nummer er en obligatorisk opplysning dersom man har valgt Kontooverføring. Dersom fakturaen ikke har et KID-nummer, kan feltet stå tomt, men da må man velge Annet som betalingsmåte. Unødvendige nuller foran KID-nummeret blir automatisk slettet. Lengden på KID-nummer er maksimum 20 tegn.
Betalingsbetingelser (dager / %) - I det første feltet skal man angi antall døgn og i det andre feltet prosenttall. Betalingsbetingelser kan variere fra 0 til 999 døgn og prosenttallet kan variere fra 0 til 100.
Rabattprosent- Denne rabattprosentsatsen gjelder hele fakturaen. Dersom det har stått andre rabattprosentsatser i ordreradene, blir de slettet og erstattet med en oppdatert ordrespesifikk rabattprosentsats. Rabatten kan angis med en nøyaktighet på fire desimaler og den kan variere fra 0 til 100 %, og den påvirker feltene Ekskl. MVA, MVA tot. og Totalbeløp. Rabatt-% ses i ordreradene med en nøyaktighet på to desimaler.
Betalingsmåte- Det vanligste alternativet er Kontooverføring. Når betalingsmåte er Kontooverføring, er KID-nummer og Bankkonto obligatoriske opplysninger. Har fakturaen ikke KID-nummer eller bankkonto, må man velge Annet som betalingsmåte, noe som brukes også når fakturaen betales på en annen måte enn via Procountor (f.eks. nettbank, kontantbetaling). Ved utenlandsbetalinger bruker man som betalingsmåte Utenlandsbetaling, og da er Leverandørens adresse, IBAN-kontonummer og SWIFT-kode (dvs. BIC-kode) obligatoriske opplysninger.
Kontantrabatt (dager / % /verdi)- I det første feltet angis antall dager, i det andre feltet angis kontantrabatt-% og i det siste feltet angis verdi. Rabattprosentsats kan angis fritt med en nøyaktighet på to desimaler mellom 0 og 100 %. Kontantrabatt påvirker ikke fakturaens totalbeløp. Les mer om kontantrabatt her.
Valuta og kurs - Man kan velge fakturaens valuta i rullegardinmenyen, noe som gjør at kurset blir hentet fra Valutakursregisteret. Det er også mulig å taste inn ønsket verdi på valutakurs.
Godkjenningsrundens opplysninger
Fakturaens attest.1-3 - Dersom Godkjenningsrunde for leverandørfakturaer er i bruk, må navn på attestasjons- og godkjenningsansvarlige fylles ut i disse feltene. E-postadressene til de attestasjons- og godkjenningsansvarlige må være angitt under brukerens egne opplysninger, slik at man kan sende dem en melding om leverandørfakturaer som venter på behandling.
Mer informasjon
Leveringsdager- Velg datoer for levering i feltet.
Leveringsinstruksjoner- Leveringsinstruksjoner kan skrives i fritekst i feltet. Det er plass til 250 tegn i feltet.
Leveringsbetingelser - Feltet er i bruk dersom man under Bedriftsopplysninger og Brukerinnstillinger har definert at man ønsker å bruke leveringsbetingelser. Leveringsbetingelser velges fra rullegardinmenyen.
Mer informasjon- Antall tegn som kan tastes inn i feltet er ikke begrenset. Ved innlesing av fakturaer kan man importere maksimum 500 tegn.Tilleggsopplysningene kan tastes direkte inn i feltet, eller man kan åpne et redigeringsvindu ved å klikke -knappen bak feltet. Da er det også mulig å skifte linje i feltet. Linjeskift kan ses i feltet som \ -tegn.
Pris inkl. MVA, Enhetspriser inkl. MVA- Med dette valget kan man definere om prisen på produkter som skal faktureres, skal inkludere merverdiavgift eller ikke.
Leveringsmåte - I feltet kan man velge som leveringsmåte enten Postlegging, På nettet, Kurirtjeneste, Frakttransport, Buss, Skal hentes og Annen.
Leveringsuke - Opplysningen i feltet skal defineres iht. feltene under Leveringsdatoer, f.eks. skal det stå 9 i feltet når datoen 2.3.2011 befinner seg innenfor den 9. uken.
Kjøperens notater - Mengden av tekst som kan tastes inn i feltet er ikke begrenset. Feltet vil ikke være synlig i ordrens Forhåndsvisning. Her kan man f.eks. skrive leverandørens fakturanummer. Man kan taste inn notatene direkte i feltet eller ved å klikke -knappen som åpner et redigeringsvindu. Da er det også mulig å bruke linjeskift. Linjeskiftene kan ses i feltet som \ -tegn. Notatene vises også på regnskapssiden og i egen kolonne i søkeresultater ved søking av innkjøpsfaktura. .
Regnskapet pr. rad- Ved hjelp av dette valget kan man definere at regnskapet skal genereres på regnskapssider pr. rad og ikke som totalbeløp. Det lønner seg å bruke dette valget f.eks. om flere typer produkter faktureres på en faktura, og produktene skal uansett bokføres på forskjellige kontoer. Dersom man ønsker å bruke standardkontoer eller-dimensjoner for produkter, må regnskapet genereres pr. rad.
Prisenes skatteandel- Man kan huke av denne boksen dersom enhetsprisene er inkl. MVA.
Radopplysninger
Produkt- Feltet viser navn på produktet/tjenesten som skal faktureres. Det er plass til 80 tegn i feltet. Produktinformasjon vil bli kopiert til regnskapssiden, dersom man velger Regnskapet pr. rad på fakturaen.
Produktkode- Feltet viser koden på produktet/tjenesten som skal faktureres. Det er plass til 40 tegn i feltet.
Antall- Feltet viser antall produkter/tjenester som skal faktureres. Antallet kan spesifiseres med 4 desimalers nøyaktighet.
Enhet- Feltet viser faktureringsenhet for produktet/tjenesten som skal faktureres.
Pris- Feltet viser enhetspris på produktet/tjenesten som skal faktureres.
Rabatt-%- Feltet viser radspesifikk rabattprosentsats. Rabatten som kan angis med fire desimalers nøyaktighet, kan variere fra 0 til 100 % og den påvirker feltene Ekskl. MVA, MVA totalt, og Sum. Rabatt-% vises alltid med to desimalers nøyaktighet i fakturaradene.
MVA- Feltet viser en radspesifikk MVA-prosentsats.
Ekskl. MVA- Feltet viser pris ekskl. MVA på produkter/tjenester som skal faktureres.
MVA tot. - Feltet viser MVA-andel av produkter/tjenester som skal faktureres.
Sum - Feltet viser pris inkl. MVA på produkter/tjenester som skal faktureres.
Linjekommentar- Det er plass til 255 tegn i feltet. Dersom fakturaen konteres pr. rad, vises Radkommentar på regnskapssiden.
Nedenfor radene vil man også se totalsum for kolonnene Ekskl. MVA, MVA totalt og Sum.
Knapper for i øverste rad
Lagre - Lagrer fakturaen i databasen og genererer en regnskapsside for fakturaen. Fakturaen har fremdeles status Ikke avsluttet og kan fremdeles redigeres. Etter lagring kan fakturaen kontrolleres, godkjennes og/eller sendes for utbetaling.
Godkjenn - Klikk her for å godkjenne bilaget.
Send - Klikk for for å sende ut bilaget.
Send på rundgang - Valget sender fakturaen på rundgang og en påminnelsesmelding i e-post til den første attestasjonsansvarlige. E-postadressen til fakturaens attestasjonsansvarlige må være lagret under den attestasjonsansvarliges egne opplysninger (Adminitrasjon > Egne opplysninger og innstillinger) for at sendingen lykkes. Fakturaen må ha enten status Ikke avsluttet eller Mottatt.
Ved å klikke Rediger og deretter Kopier kan man kopiere en faktura. Dersom det ikke gjøres endringer på Bilagstype eller Forretningspartner, vil det bli generert en identisk faktura med status Ikke avsluttet. Dersom det gjøres endringer på Bilagstype eller Forretningspartner, hentes radopplysninger fra den opprinnelige fakturaen og andre opplysninger fra registeret. Ved å klikke Rediger kan man også tilbakestille fakturaen til status Ikke avsluttet eller annullere bilaget, velge Gjenopprett under behandlingen eller Rediger notater.
Forhåndsvisning - Her kan man åpne bilaget i PDF format i egen fane, for utskrift eller lagring lokalt på pc.
Vedlegg- Valget åpner et vindu hvor man kan behandle fakturaens vedleggsfiler (f.eks. skannet bilde av fakturaen). Bildet av en faktura som har blitt mottatt som en eFaktura, kan ses som en vedleggsfil.
Fakturabilde - Her angir man hvor man ønsker å se forhåndsvisning av bilaget. Man kan også angi å ikke se forhåndsvisning.
Bak knappen Gå til har man valgene:
- Regnskap (åpner fakturaens regnskapsside)
- Dimensjoner (som åpner fakturaens dimensjonsside)
- Kontrollering (som åpner fakturaens kontrollside)
- Kontoutskrift (som navigerer til evt. postering i kontoutskriften bilaget er knyttet til)
- Betaling (betalingssiden til bilaget)
- Leverandør (åpner leverandørkortet).
Forrige- Henter forrige faktura i søkeresultatene fra forrige side.
Neste- Henter neste faktura i søkeresultatene fra forrige side.
Knapper for radopplysninger
Hent produkt- Åpner en produktregisterside der man kan plukke produkter til fakturarader.
Hent produktet ved hjelp av koden- Åpner et vindu hvor man kan hente et produkt til en fakturarad ved å taste inn produktkode.
Legg til linjen- Genererer en tom fakturarad.
Kopier linjen- Lager ønsket antall kopier av en valgt fakturarad.
Slett linjen - Sletter en valgt fakturarad.
Linjekommentar - Ved hjelp av knappen kan man lage linjeskift i radkommentaren. Ved hjelp av linjeskift kan fakturaradene gjøres mer lesbare i fakturaens Forhåndsvisning.
Match raden mot produktregisteret - Ved å angi et produktlinje, kan man identifisere linjen mot et produkt i produktregisteret.Dette er nyttig dersom man har mottatt en innkjøpsfaktura og ønsker å registere et kjøp til produktregisteret slik at kjøpet lagres i miljøet.