En innkjøpsordre kan kopieres eller endres til en faktura.
Les også beste praksis for håndtering av ordre og faktura i Procountor her.
Oppretting av en innkjøpsordre
Innkjøpsordre opprettes ved å velge Ny > Innkjøpsfaktura og ved å velge først Bilagstype og deretter Ordrebekreftelse i rullegardimenyen. Leverandør hentes fra registeret ved å klikke Finn leverandør. I rullegardinmenyen ved Fakturaens linjedata kan man velge produkter fra produktregisteret, og de ønskede produktene kan hentes til fakturaene ved å klikke Finn produkter. Ved behov kan man komplettere leveringsadresse og andre opplysninger. Til slutt opprettes ordren ved å klikke Sett opp ny faktura.
Dersom du prøver å opprette ordren i en måned der omsetningsoppgave allerede er levert, vil programmet varsle om dette i forbindelse med lagring. Dersom leverandøren har fått definert standardprodukter, står de allerede på radene.
En ordre kan også opprettes på en tom mal ved å velge Ordrebekreftelse som fakturatype og klikke Sett opp ny faktura. Deretter kan man fylle ut leverandøropplysninger, ordredato og andre opplysninger i visningen Ordrebekreftelse.
Innkjøpsordrens rader
Søk produkt kan brukes for å hente produkter/tjenester til ordren fra produktregisteret. Fra listen som åpner seg som viser alle innkjøpsproduktene som er registrert i registeret, kan man finne ønsket produkt. Ved å klikke Søk produkter kan man spesifisere søket ved hjelp av produktnavn, -kode og -gruppe. Produktet velges ved å klikke på raden. Flere produkter kan velges samtidig ved hjelp av å holde Ctr knappen inne og velge flere produkter. Overfør til faktura brukes for å overføre produktene til ordren.
Ved å velge Nytt produkt på Produktregister-siden kan man komplettere produktregisteret.
Ved å klikke Produktkort på Produktregister-siden kan man åpne produktkortet for et valgt produkt.
Det er mulig å søke etter produkter/tjenester for ordren ved hjelp av Hent produkt og valg Hent produkt ved hjelp av koden. Da åpnes et vindu hvor man kan taste inn produktkoden. Dette er raskere enn søk i registeret, hvis man kan produktkodene. Dersom samme kode er i bruk for to eller flere produkter, kan man ikke benytte kode for å legge til produkter.
Ved å klikke Legg til en linje kan man opprette en ny tom ordrerad. På den tomme ordreraden skriver man deretter opplysningene om ordretransaksjonen. Det anbefales likevel å bruke produkter som er lagt inn i registeret, for da kan man utnytte standardkontoer og -dimensjoner, og produktrapportene er mer oversiktlige. Sistnevnte punkt er også vesentlig for om produktdata hentes inn til Salgsrapporterings-funksjonen og Innkjøpsrapporterings-funksjonen i Procountor.
Ved å klikke Kopier kan man kopiere ordrerader. Velg først rad som skal kopieres og klikk deretter Kopier linjen. Under knappen Kopier finnes valget Kopier linjen i flere eksemplarer som åpner et vindu hvor man blir spurt hvor mange kopier av en rad man ønsker kopiert. Neste spørsmål gjelder om man ønsker å fordele antallet jevnt i alle radene. Pris pr. enhet forblir den samme.
Ved å klikke Slett linjen kan man slette en valgt rad.
Uavhengig av måten raden er opprettet på kan man redigere opplysningene på raden på siden Innkjøpsordre med unntak av kolonnene Ekskl. MVA, MVA tot og Sum. Synligheten av Linjekommentar på ordren som sendes til kunden, kan justeres ved å endre innstillingen Linjekommentar på siden Bedriftsopplysninger og ved å velge Fakturamalens innstillinger.
Hvis man har definert standardkonto eller -dimensjoner for produktene og man ønsker å bruke disse, må man i vinduet Mer informasjon krysse av punktet "Regnskap pr. rad".
Rekkefølgen til fakturaradene kan endres ved å klikke på høyre museknapp og i menyen som åpner seg velge enten Flytt ett trinn oppover eller Flytt et trin nedover. Etter at rekkefølgene til radene er endret må man klikke Lagre for at endringen skal tre i kraft.
Antall rader som vises kan endres ved å flytte markøren til grensepunktet mellom radopplysninger og basisopplysninger om ordren på oversiden av knapperaden (markøren endrer seg til en tohodet pil på korrekt sted). Ved å ta tak i grensen med venstre museknapp flyttes grensen oppover eller nedover. Innstillingen lagres i minnet til nettleseren lukkes.
Knapper øverst på innkjøpsordre
Ved å klikke Lagre kan man lagre ordreopplysninger. Deretter har ordren status Ikke avsluttet. En ordre med status Ikke avsluttet kan fremdeles redigeres. Etter lagring vises fakturanummeret øverst på innkjøpsordren og stempler for oppretting og redigering nederst på innkjøpsordren.
Ved å klikke Godkjenn kan man godkjenne en ferdig utarbeidet innkjøpsordre. Etter dette har ordren status Ikke sendt. En innkjøpsordre med status Ikke sendt kan ikke redigeres.
Ved å klikke Send kan man sende en innkjøpsordre (bortsett fra om det gjelder en ordre med fakturakanal Sendes ikke) til mottaker, og ordren vil få status Sendt. Det er ikke mulig å redigere en innkjøpsordre med status Sendt. En innkjøpsordre som har blitt sendt, kan ikke sendes på nytt.
En innkjøpsordre med status Ikke sendt og Sendt kan tilbakestilles til status Ikke avsluttet via Rediger > Gjenopprett under behandlingen.
Ved å klikke Send på rundgang kan fakturaer med status Ikke avsluttet eller Mottatt sendes på rundgang, dvs. for attestasjon, godkjenning og utbetaling. Dersom godkjenningsrunde for leverandørfakturaer er i bruk, kan man definere det maksimum antall attestasjons- og godkjenningsansvarlige som er definert under Brukerinnstillinger for leverandørfakturaer. Standard attestasjons- og godkjenningsansvarlige kan defineres på bedriftsnivå eller på leverandør- og personnivå. Ved å klikke Send på rundgang kan man sende e-postmelding til attestasjonsansvarlige, dersom disse er definert for fakturaen, ellers blir meldingen sendt til de godkjenningsansvarlige. Meldingen blir sendt så mange ganger som man klikker på knappen og sendingen godkjennes. Dersom fakturaen har blitt sendt på rundgang tidligere, mottar man en varsel om det. E-postadressene til de attestasjons- og godkjenningsansvarlige må være angitt under brukerens egne opplysninger for at påminnelsen skal kunne sendes. Procountor sender påminnelsesmeldinger med regelmessig mellomrom, og dersom flere påminnelser skal sendes til den samme attestasjons-/godkjenningsansvarlige, vil de bli samlet i samme e-postmelding.
Ved å klikke Endre til faktura kan man endre en ordre til en faktura. Knappen åpner et vindu hvor man kan velge om man ønsker å kopiere som en faktura, kopier delvis eller endre ordren til en faktura. Om du ikke ønsker å velge noen av alternativene, velg Kanseller.
Ved å velge Kopier til faktura kan man kopiere en ordre til en faktura og samtidig beholde ordren. Ordren vil få Fakturert som status og bokføringen blir slettet. Ordre med status Fakturert kan søkes ved å klikke Søk > Bilagssøk. Leverandørfakturaen som genereres vil få inneværende dato som fakturadato og forfallsdato vil bli beregnet fra inneværende dato iht. betalingsbetingelser. Fakturaen vil få et nytt nummer og KID-nummer. Med unntak av regnskaps- og dimensjonsopplysninger vil alle andre opplysninger opprettholdes. Vedleggsfiler vil ikke bli overført til fakturaen. Det er fremdeles mulig å redigere fakturaopplysninger før godkjenning.
Ved å klikke Kopier delvis kan man kopiere en del av produkter på ordren til en faktura ved å beholde ordren. Deretter åpnes et vindu hvor man kan velge hvor mange enheter av ikke fakturerte produktrader på en faktura, skal faktureres. Det er mulig å skrive en radkommentar som vises på fakturaen. På ordreraden vil antall produkter reduseres med antall fakturerte produkter. På ordrens radkommentar vil det stå informasjon om hvor mye som er fakturert i tillegg til fakturanummer. Etter at alle produktene på ordren har blitt kopiert til en faktura, vil ordren få status Fakturert og blir fjernet fra regnskap. Det er mulig å søke etter ordre med status Fakturert ved å klikke Søk > Bilagssøk. Leverandørfakturaen som genereres vil få inneværende dato som fakturadato og forfallsdato vil bli beregnet fra inneværende dato iht. betalingsbetingelser. Fakturaen vil få et nytt nummer og KID-nummer. Med unntak av regnskaps- og dimensjonsopplysninger vil alle andre opplysninger opprettholdes. Vedleggsfiler vil ikke bli overført til fakturaen. Det er fremdeles mulig å redigere fakturaopplysninger før godkjenning.
Ved å klikke Endre til faktura kan en ordre endres til en faktura, slik at ordren vil bli slettet. Leverandørfakturaen som genereres vil få inneværende dato som fakturadato og forfallsdato vil bli beregnet fra inneværende dato iht. betalingsbetingelser. Når en ordre blir endret til en faktura, vil fakturanummer være det samme som ordrenummer, og fakturaens KID-nummer vil være ordrens KID-nummer. Alle andre opplysninger opprettholdes, inklusiv regnskaps- og dimensjonsopplysninger. Ved endring til faktura vil vedleggsfiler bli overført til fakturaen. Det er fremdeles mulig å redigere opplysninger før godkjenning.
Ved å klikke Rediger og valget Kopier kan man generere en identisk ordre med status Ikke avsluttet, bortsett fra fakturanummer, referanse, fakturadato og forfallsdato. Ved kopiering er det mulig å endre Bilagstype g Forretningspartner f.eks. ved å kopiere identisk innkjøpsordre for en annen leverandør. Ved å velge Gjenopprett underbehandlingen kan man endre status tilbake til Ikke avsluttet, men dette kan man kun gjøre dersom status er Ikke Sendt. Ved å klikke Annuller kan man annullere salgsordre som kan redigeres. Annullerte ordre har ikke regnskapsside, men man kan se på dem og lage en kopi av dem.
Via Forhåndsvisning kan man velge om man ønsker utskriften i HTML- eller PDF-format.
Ved å klikke Vedlegg kan filer legges ved ordren og man kan se og slette eksisterende vedlegg. Dette åpner et vindu med Vedleggsfil-funksjoner, hvor man kan velge Legg til, Vis eller Slett. Valgene Vis og Slett er ikke tilgjengelig dersom ordren ikke har vedleggsfiler. Navn på filer som er lagt ved ordren, og tidspunkter for når de er lagt ved, vises på en liste nederst i vinduet. Vedleggsfiler kan behandles selv om ordren for øvrig ikke kan redigeres. Ved å klikke Legg ved vedleggsfiler kan man hente en fil som skal legges ved lokalt fra din pc. Les mer om hvordan man legger til vedleggsfil til fakturaen her.
Bak knappen Gå til finner man valgene Regnskap, Dimensjoner og Leverandør. Ved å klikke Regnskap kan man åpne en regnskapsside. Ordrens regnskapsopplysninger vil ikke bli inkludert i det offisielle regnskapet som spesifisert i regnskapsloven. Via valget Dimensjoner -kan man dimensjonere fakturaen. Ved å klikke Leverandør kan man åpne Forretningspartnerregisterets side Leverandørens basisopplysnnger.