Overføringsfil for budsjettdata – Procountor

Med overføringsfilen for budsjettdata kan man importere Basisbudsjetter og Dimensjonsbudsjetter til Procountor.

NB! Innlesing av budsjettdata skjer ved at budsjettopplysningene kontrolleres på radnivå, ikke som en helhet. I praksis erstatter ikke nye importdata gamle opplysninger, men opplysingene oppdateres på radnivå. Dersom nye importdata har en rad med samme dato og samme regnkapskonto, blir summen oppdatert og dersom nye importdata har en rad som ikke eksisterte tidligere, vil denne bli lagt til budsjettet.

For eksempel kan man importere salg og kostnader i forskjellige datamaterialer til budsjettet slik at man importerer først opplysninger om kontogruppe 300 og i en separat import for eksempel opplysninger om kontogruppe 400. På denne måten legger en ny innlesing opplysninger til det eksisterende budsjettet. Men om man har en situasjon der det står et tall ved en bestemt konto i budsjettet som er blitt innlest tidligere og som man ønsker å nullstille med det nye budsjettet, må summen for vedkommende konto i de nye innlesingsdataene være 0.

Dersom navnet på budsjettversjonen er nytt, genereres et nytt budsjett, og man bruker flere versjoner av budsjettet for samme periode (for eksempel om man har laget et budsjett før regnskapsperiodens start og man lager mer spesifiserte budsjetter på et senere tidspunkt).

Budsjettdata

Det finnes to typer budsjetter, Basisbudsjett og Dimensjonbudsjett. Om man ønsker å lage et budsjett med dimensjoner og betegnelser, må dimensjon og betegnelse defineres i dataene. I samme datamateriale kan man importere opplysninger om betegnelser til forskjellige dimensjoner. Et dimensjonbudsjett hører inn under gebyrbelagte tilleggsrapporter.

Det kan lages flere forskjellige versjoner av budsjettet for den samme perioden. Versjonen angis i overføringsfilens kolonne 2 (B) og den kan navngis fritt. Dersom man importerer nye data med navnet til en eksisterende versjon, erstatter de nye dataene de gamle. Dersom perioden som budsjettet skal gjelde ikke er et kalenderår, kan dataene importeres i form av flere årsrader, f.eks. ved at man først har en rad for år 1 med verdiene for juli - desember og deretter en rad for år 2 med verdiene for januar - juni.

En mal for budsjettdataene kan skaffes ved hjelp av Budsjettmal rapporten.

Fil

En dataoverføringsfil er en tekstfil der én rad utgjør en post. Feltene i posten skilles fra hverandre med semikolon. Derfor kan ikke semikolon brukes i feltene. Filen har ikke en separat overskriftsrad, dvs. postene begynner umiddelbart på filens første rad. CSV brukes som filtype, ellers kan filen navngis fritt. Dersom filen lages i en Excel-tabell og lagres i CSV-format (ikke CSV (Macintosh) eller CSV (MS-DOS)), blir feltets skilletegn og filtype automatisk korrekt. Dersom filen lages med OpenOffice regneark, tilbyr programmet anførselstegn rundt tegnstrenger ved lagring i CSV-format. Denne innstillingen må slettes.

Postbeskrivelsen nedenfor inneholder følgende informasjon pr. post og pr. felt:

Nr - feltets løpenummer
Excel-cellefeltets kolonne i Excel-tabellen.
Feltnavn / Informasjon om hvilken opplysning det dreier seg om
Obligatorisk eller ikke - X = obligatorisk, (X) = obligatorisk avhengig av situasjonen, tomt = frivillig
Format - tekst, desimaltall, heltall, dato eller annet som er definert separat
Tillatte verdier / Kontroll - verdier som er tillatt, eller skal det kontrolleres om opplysningene er riktige
Standardverdi som tildeles feltet, dersom det står tomt
Tilleggsopplysninger

Overføringsfilen for budsjettdata kan inneholde én type post:

Radpost i budsjettet

Radpost i budsjettet

Budsjettopplysninger. Brukes både for Basisbudsjett og for Dimensjonsbudsjett.

Nr	Excel-celle	Feltnavn / Opplysning	Obligatorisk eller ikke	Format	Tillatte verdier / Kontroll	Standard	Tilleggsopplysninger
1	A	Radtype	X	Tekst, 1 tegn	p, d eller tom		p er basisbudsjett og d er dimensjonsbudsjett. Den tomme raden er en kommentarrad der man kan skrive fritekst, f.eks. om strukturen i kontoplanen. Kommentarraden er ment å lette behandlingen av budsjettet i Excel, og tas ikke hensyn til denne ved innlesingen av data.
2	B	Versjon		Tekst	Fritt	Budsjett	Ved hjelp av denne opplysningen kan man lage flere versjoner av budsjettet for den samme perioden.
3	C	Konto	X	Nummer	Må kunne finnes i kontoplanen.		Etter nummeret kan man angi kontonavnet skilt med et mellomrom. Kommentarraden er ment å lette behandlingen av budsjettet i Excel, og tas ikke hensyn til denne ved innlesingen av data.
4	D	År	X	Nummer, 4 tegn
5	E	Sum januar		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
6	F	Sum februar		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
7	G	Sum mars		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
8	H	Sum april		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
9	I	Sum mai		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
10	J	Sum juni		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
11	K	Sum juli		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
12	L	Sum august		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
13	M	Sum september		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
14	N	Sum oktober		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
15	O	Sum november		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
16	P	Sum desember		Heltall			Debetføringer som positive og kreditføringer som negative
17	Q	Dimensjon		Tekst	Må kunne finnes i Procountor		I bruk for dimensjonsbudsjett
18	R	Betegnelse		Tekst	Må kunne finnes i Procountor eller (ingen betegnelse)	(ingen betegnelse)	I bruk for dimensjonsbudsjett

Artikler i denne seksjonen

Med overføringsfilen for budsjettdata kan man importere Basisbudsjetter og Dimensjonsbudsjetter til Procountor.

Budsjettdata

Fil

Radpost i budsjettet

Relaterte artikler