Hensikten med periodisering er å fordele inntekter og kostnader som er bokført i regnskapet på én faktura, over flere måneder. For eksempel bør en faktura som inneholder husleie for seks måneder, periodiseres over seks måneder.
Periodiseringsverktøy ligger under menyen Regnskap. Dette er en funksjon som tilbys alle brukere kostnadsfritt og brukes av alle som har nødvendige tilgangsrettigheter.
Brukeren må ha minimum Alle rettigheter for Nytt journalbilag i Brukere og brukerrettigheter.
Periodiseringsverktøyets struktur og knapper
I hovedvisningen til Periodiseringsverktøyet kan man se søkekriterier øverst og søkeresultater nederst i tabellform. I søkekriteriene kan man velge Registreringsperiode for periodisering (år-måned, f.eks. 2012-01). Visningen har den eldste åpne finansperioden som standardverdi, eller hvis finansperioden ikke er i bruk, er standardverdien forrige måned. Deretter velger man Bilagstyper for periodisering, dvs. man søker i salg og innkjøp. I tillegg er det mulig å søke tidligere periodiserte bilag ved å krysse av valget Søk også bilag som er periodisert tidligere. MERK at det ikke kan søkes opp eksisterende journalbilag her, kun salgs- og innkjøpsfakturaer.
Ved å klikke Finn eksport for periodisering starter man søk i samsvar med definerte søkekriterier.
Posteringer for periodisering vil bli vist i søkeresultatet (ingen motposteringer eller avstemmingsdifferanser). Oversikten inkluderer alle posteringer som tilfredsstiller følgende kriterier:
- Regnskapssiden som er knyttet til posteringer, er datert i perioden som skal periodiseres.
-
På posteringsnivå har man på bilagets regnskapsside angitt Tjenesteperiode, og periodens start- og/eller -sluttdato befinner seg i en annen periode enn perioden som skal periodiseres og som er definert som søkekriterium, eller posteringsnivåets tjenesteperiode er tom, og en tjenesteperiode som tilfredsstiller det forannevnte kriteriet har blitt angitt på regnskapssidens tittelnivå. Procountor vil kun søke opp bilag med Tjenesteperiode som strekker seg utover mer enn en måned.
-
Mulige andre søkekriterier, for eksempel bilagstyper for periodisering, samt søk i bilag som har blitt periodisert tidligere, matcher hverandre
Ved å klikke Velg alle kan man velge alle posteringer som er inkludert i søkeresultatet, på en gang.
Ved å klikke Regnskap kommer man til regnskapssiden til en aktivert postering.
Etter å ha klikket Sett opp periodiseringsplaner åpnes følgende vindu.
Under punktet Fakturagruppens navn genereres det automatisk et navn der det står Periodiseringer dd.mm.åååå kl 00:00. Under punktet Periodiseringskonto salg og Innkjøpenes periodiseringskonto vises basiskontoplanens kontoer som Procountor standard, men kontoen kan endres i menyen som kan åpnes med forstørrelsesglass-knappen. Man kan huke av valget Bruk opprinnelig konto dersom man ikke vil endre konteringen på bilaget. Dersom Beregning av dagbaserte verdier er krysset av, beregnes verdiene som skal periodiseres basert på antall dager og ikke på måneder. Under punkt Dimensjoner kan man ved å krysse av, definere om man ønsker å kopiere dimensjonopplysningene.
Ti slutt velges Fortsett.
Opprettede periodiseringsjournaler
Opprettingen av periodiseringsjournaler fungerer slik at det lages én journal for perioden som skal periodiseres samt for hver måned som befinner seg i tjenesteperioden i raden som er valgt i søkeresultatet. I journalen som genereres samles alle periodiseringsposteringer knyttet til denne periodiseringskjøringen som påvirker den aktuelle månedens regnskap, og de valgte radene gjennomgås én rad om gangen.
Ved opprettingen av periodiseringsjournaler gjennomgås i tillegg alle månedene fra begynnelsen av en tjenesteperiode til slutten av en tjenesteperiode, og det beregnes hvor stor andel av verdien av posteringene hører under hver enkelt måned (avhengig av antall dager eller måneder. For måneden som regnskapsdatoen faller under, vil det kun bli stående den andelen av verdien som beregningsmessig hører under denne). Verdien overføres fra perioden som skal periodiseres til andre måneder i tjenesteperioden ved å redusere regnskapsverdien i perioden som skal periodiseres, dvs. det gjøres en postering i journalen med motsatt fortegn og på samme regnskapskonto som den opprinnelige posteringen. Denne motposteringen balanseføres som utsatt inntektsføring eller utsatt kostnadsføring. I perioden som hører inn under tjenesteperioden økes regnskapsverdien, dvs. det gjøres posteringer med motsatt fortegn sammenlignet med forrige punkt på den opprinnelige regnskapskontoen og som utsatt inntektsføring eller utsatt kostnadsføring.
Hvis ønskelig kan kostnadskonto endres. Og dersom bedriften foretrekker å ha alle periodiseringer på en bestemt kostnadskonto, kan denne kontoen settes direkte i periodiseringsverktøyet.
Alle posteringsspesifikasjonene viser hvilket bilag den aktuelle posteringen periodiserer og selve beregningsgrunnlaget. Som sluttresultat for hver postering som skal periodiseres, vil summen av periodiseringene være null og summen av posteringene i hver periodiseringsjournal blir til sammen null.