I programmenyen under punktet Administrasjon > Regnskapsopplysninger kan man definere flere innstillinger knyttet til regnskapet. Det er viktig å gå gjennom disse under oppstarten.
Regnskapsår
Det er nødvendig å lagre bedriftens regnskapsår i Regnskapsår for å kunne avslutte det gamle regnskapsåret og åpne et nytt. Transaksjoner kan registreres selv om regnskapsåret ikke skulle være definert. Ved å klikke Nytt regnskapsår kan man legge til et nytt regnskapsår. Start- og sluttdatoene hentes fra kalenderen ved å klikke på dato. Regnskapsårene kan ikke overlappe hverandre. Regnskapsårne behøver ikke være enhetlige eller like lange. Man kan registrere transaksjoner i et nytt regnskapsår selv om den forrige perioden ikke ennå er avsluttet. Ved å klikke Slett regnskapsår kan man slette et valgt regnskapsår. Det er ikke mulig å slette et lukket regnskapsår eller et år som inneholder finansperioder.
Det er mulig å endre regnskapsårenes lengde ved å velge nye start- og sluttdatoer i kalenderen ved å klikke på datofeltet.
Ved å klikke Åpne regnskapsåret kan man åpne den markrete lukkede regnskapsåret, dersom man ønsker å gjøre endringer i perioden som avsluttes. Ved å åpne et lukket regnskapsår sletter man samtidig åpningsbilaget for neste regnskapsår. Dersom perioden inneholder lukkede finansperioder og man ønsker å gjøre endringer i dem, må også de åpnes. Dersom de neste perioder inneholder lukkede regnskapsår, må de åpnes før man kan åpne en lukket regnskapsår. Perioden kan igjen lukkes ved å klikke Lukk regnskapsåret.
Ved å klikke Lukk regnskapsåret lukkes det eldste åpne regnskapsåret. Dersom regnskapsåret inneholder transaksjoner som ikke er avsluttet, mottar man melding om dette og man får vite hvilke bilag som ikke er avsluttet. Ved å lukke en regnskapsår genereres et åpningsbilag for neste regnskapsår. I tillegg lagres i kontoplanen, resultatregnskapet, balansen samt posteringsjournalen og hovedboken i arkivet for det avsluttede regnskapsåret.
Ved å markere et regnskapsår, kan man også velge Rediger finansperioder (Oppfølgingsperioder). Under hvert regnskapsår kan man legge til finansperioder (for eksempel måneder). Disse periodene kan opprettes, slettes, åpnes og lukkes på lik linje med regnskapsår. Les mer om Finansperioder.
NB! Før lukking er det viktig å oppdatere rapporteringsdatabasen for at saldoer på Regnskapsrapporter skal bli oppdatert. Oppdateringen gjøres ved å klikke Oppdater rapporteringsdatabase. Automatiske oppdateringer skjer med jevne mellomrom.
Kontoplan
Les mer om kontooversikt.
Konteringsstandarder
Les mer om Standardkontering her.
Dimensjoner
I Dimensjoner -visningen kan man definere de dimensjoner og titler/dimensjonsverdier som brukes i den interne beregningen. De første dimensjonene er som standard Prosjekt og Person. De kan endres. Dimensjonene 3-6 kan gis navn som passer for bedriften som for eksemepl By, Kostnadssted eller Avdeling. For dimensjonene kan man lagre ønsket antall titler. I Antall dimensjoner-feltet i Brukerinnstillinger i Bedriftens opplysninger definerer man hvor mange av dimensjonens titler summene kan fordeles på dimensjonssidene for fakturaer og regnskapet. Alternativene er 1, 2, 4, 6 og 10. Standard er 4. Dersom ingen dimensjon har fått definert titler, vises ikke ting knyttet til dimensjoneringen noe annet sted i programmet. Ved å klikke Rediger dimensjon kan man endre navnet på en valgt dimensjon. Ved å klikke Rediger titler kan man redigere underdimensjonen for en valgt dimensjon.
Ved å klikke Velg dokument kan man lese inn en fil som inneholder dimensjons- og betegnelsesdata i Procountor. Se anvisning for å lage dimensjonsdata. Ved å klikke Utskriftsvennlig format får man listet alle eller bare aktive dimensjoner og underdimensjoner enten i dimensjonsrekkefølge eller i alfabetisk rekkefølge for titlene.
Ved å klikke inn på dimensjonene, kan man velge Legg til underdimensjon. Når tittel/underdimensjoner legges til kan man legge til og redigere titler for en valgt tittel/underdimensjon. En underdimensjon kan ikke slettes, men de kan gjøres inaktive eller gis nytt navn. En bestemt dimensjon kan ikke ha to underdimensjoner med samme navn. I Mer informasjon -feltet kan man skrive forklarende tekst på fri form knyttet til en underdimensjon.
Ved å klikke Legg til underdimensjon, legges en tom tittelrad til, og her tastes opplysningene til tittelen inn. En av tittelene bør være Andre. Semikolon må ikke brukes i betegnelsene.
Underdimensjonen kan redigeres ved å velge ønsket felt på en valgt rad.
Les mer om Hva er dimensjon? og Dimensjonering
Avgiftsterminer
I Avgiftsterminer velges ønsket oppgaveperiode for omsetningsoppgaven og der vises standard regnskapskonto.
MVA-standarder
I visningen MVA-standarder defineres de MVA-prosenter og MVA-statuser som brukes i programmets menyer.
Les mer om MVA-standarder.