Om ønskelig kan bedriften bruke interne finansperioder innenfor regnskapsperioden (regnskapsåret). Vi anbefaler å bruke finansperioder for å lukke regnskapet hver måned.
Generelt om finansperioder
Ved å klikke Rediger finansperioderi visningen Administrasjon/Regnskapets opplysninger/Regnskapsår kan man legge til, slette, lukke og åpne interne oppfølgingsperioder innenfor regnskapsperioden.
Det er ikke obligatorisk å bruke en intern oppfølgingsperiode, men det gir bedriften blant annet følgende fordeler:
- Forhindrer at opplysningene i en allerede avstemt måned ikke blir endret.
-
Det er lettere å utføre Avstemming av regnskap når man kun behøver å følge opp perioden som er åpen, og ikke alle bilag fra begynnelsen av regnskapsperioden.
- Inngående balanse for balansemåneden blir vist i posteringsjournal og i hovedbok.
Legge til finansperioder
Velg først regnskapsår i visningen Regnskapsår og klikk deretter Rediger oppfølgingsperioder. Oppfølgingsperioder legges så til ved å velge Legg til finansperiode.
Det er kun mulig å lukke og åpne oppfølgingsperioder til den eldste åpne regnskapsperioden.
Ved å klikke Legg in finansperiode kan man legge til en ny oppfølgingsperiode. Finansperiodens start- og sluttdato antas å være start- og sluttdato i den neste måneden. Det er mulig å redigere start- og sluttdatoer ved å klikke datofelt og søke etter ønsket dato i kalenderen som åpner seg. Finansperiodenes lengde kan velges og kan f.eks.være en måned eller et kvartal så lenge disse ikke overlapper hverandre. Vi anbefaler en måned som en oppfølgingsperiode.
Ved å klikke Opprett finansperioder kan man med et klikk opprette alle månedsbaserte oppfølgingsperioder for hele regnskapsperioden.
Slette oppfølgingsperioder
Ved å klikke Slett finansperioden kan man slette en valgt oppfølgingsperiode. En lukket finansperiode kan ikke slettes.
Åpne finansperioder
Ved å klikke Åpne finansperioden kan man åpne en allerede lukket oppfølgingsperiode dersom det er ønskelig å gjøre endringer i en avsluttet periode. Perioden kan igjen lukkes ved å klikke Lukk finansperioden. Det er ikke mulig å åpne finansperioder som befinner seg i et lukket regnskapsår, og finansperioder må åpnes ved å åpne fra den nyeste perioden til de eldste periodene. Ved å åpne en lukket finansperiode sletter man samtidig finansperiodenes åpningsbilag (Inngående balanse).
Lukke finansperioder
Når finansperiodenes regnskap er ferdig og vedkommende tidsperiodens MVA-beregning er utført, kan perioden lukkes. Lukkingen genererer et åpningsbilag for dagen etter periodens siste dag, akkurat som lukking av et regnskapsår genererer et bilag for åpning av regnskapet. Bilag som ikke er forretningstransaksjoner, må flyttes fra perioden til den neste åpne perioden før lukking. Dersom man benytter seg av interne finansperioder, må man alltid huske og sjekke at regnskapsperiodens resultat og balanse matcher hverandre i perioden som skal avsluttes før tidsperioden lukkes. Om dette ikke er tilfelle, må differansen avklares før perioden lukkes. Denne prosedyren reduserer også arbeidsmengden betydelig ved slutten av regnskapsperioden.
Når perioden er lukket, kan man ikke lenger lagre nye bilag eller gjøre endringer i eksisterende bilag som er bokført i denne perioden, med mindre perioden åpnes igjen separat.
NB! Før lukking er det viktig å oppdatere rapporteringsdatabasen for at saldoer på Regnskapsrapporter skal bli oppdatert. Oppdateringen kan gjøres ved å klikke Oppdater rapporteringsdatabasen. Denne funksjonen oppdaterer ikke databasen som brukes for grafiske rapporter, som for eksempel Salgsrapportering.
Ved å klikke Lukk finansperioden kan man lukke den eldste åpne oppfølgingsperioden. Dersom det er ikke-avsluttede transaksjoner i regnskapsåret, mottar man melding dette og hvilke bilag som ikke er ferdig behandlet. Lukking av en oppfølgingsperiode genererer et åpningsbilag av periodens forretningstransaksjoner for neste finansperiode, og opplysningene kan ses i posteringsjournal og hovedbok ved å velge Vis åpningsbilag for oppfølgingsperioden.