Det er helt nødvendig å lagre bedriftens regnskapsår i Regnskapsopplysningene for at man skal kunne avslutte den gamle regnskapsperioden og åpne en ny. Man kan registrere transaksjoner selv om en regnskapsperiode ikke er definert.
Endring av regnskapsperiodene
Med tasten Nytt regnskapår kan man legge inn en ny regnskapsperiode. Man kan hente start- og sluttdatoene fra kalenderen ved å klikke på datofeltet. Regnskapsårene kan ikke overlappe hverandre. Regnskapsårene behøver ikke være enhetlige eller like lange. Man kan registrere transaksjoner i en ny regnskapsperiode selv om den forrige perioden ikke er avsluttet enda.
NB! På stempelet til den som har laget bilaget for regnskapsåpningen kan man se hvem som har lukket en periode og når dette er gjort.
Ved å klikke på Slett regnskapsår kan man slette en valgt regnskapsperiode. Det er ikke mulig å slette en lukket regnskapsperiode eller en periode som inneholder finansperioder.
Man kan endre regnskapsårets lengde ved å klikke på datofeltet for de nye start- og sluttdatoene i kalenderen. Regnskapsåret man ønsker å forandre lengden på, kan ikke inneholde finansperioder.
Ved å klikke på Åpne regnskapsåret kan man åpne regnskapsperioden som ble lukket sist og utføre endringer i perioden som avsluttes. Ved å åpne et lukket regnskapsår, sletter man samtidig åpningsbilaget for neste regnskapsår. Dersom perioden inneholder lukkede finansperioder og man ønsker å gjøre endringer i dem, må man også åpne disse. Dersom neste regnskapsår inneholder lukkede finansperioder, må man åpne disse før man kan åpne et lukket regnskapsår. Perioden kan lukkes igjen ved å klikke på Lukk regnskapsåret.
Ved å klikke på Lukk regnskapsåret lukker man det eldste åpne regnskapsåret. Dersom regnskapsåret inneholder transaksjoner som ikke er avsluttet, mottar man en melding om dette som forteller hvilke bilag som ikke er avsluttet. Når man lukker et regnskapsår genereres det et åpningsbilag for neste regnskapsperiode. I tillegg blir kontoplanen, resultatregnskapet, balansen samt posteringsjournalen og hovedboken for den avsluttede regnskapsperioden lagret i Arkivet.
NB! Før man lukker perioden er det viktig å oppdatere rapporteringsdatabasen, slik at man får oppdaterte saldoer til regnskapsrapportene. Etter at perioden er lukket, lønner det seg også å oppdatere rapporteringsdatabasen, slik at det genererte åpningsbilaget kommer frem i rapportene. Oppdateringen gjøres ved å klikke på Oppdater rapporteringsdatabase. Funksjonen oppdaterer ikke databasen som brukes til grafiske rapporter, som for eksempel Salgsrapportering.
Ved å klikke på Rediger finansperioder kan man legge til, slette, lukke og åpne regnskapsårenes interne finansperioder.
Eksempel: Når regnskapsåret 2014 lukkes, genererer programmet registreringen 1.1.2015 automatisk på kontoen Regnskapsperiodens resultat, som viser resultatet for regnskapsperioden 2014. Denne saldoen overføres deretter til kontoen Overskudd/Underskudd i tidligere regnskapsår.
Varslingsinnstillinger
Ved å aktivere Varselinnstillinger i Procountoris Bruksinnstillinger får brukeren heretter en advarsel dersom man prøver å lagre bilag på en dato som ikke tilhører noen regnskapsperiode eller oppfølgingsperiode i forbindelse med lagringen av bilag.
I advarseldialogen blir man informert om at bilagsdatoen man har valgt for bilaget man vil lagre ikke tilhører noen regnskapsperiode eller oppfølgingsperiode, og brukeren blir spurt om han vil fortsette, avbryte eller gå videre til endring av regnskapsperiodene på Regnskapsperiode-siden.