I forbindelse med oppstarten av Procountor, lagres åpningssaldoene i regnskapet i programmet som basisopplysninger. Opplysningene importeres enten med en journal eller en overføringsfil for regnskapsdata. Alternativt kan man i programmet også lagre referansedataene for forrige regnskapsperiode, og da genereres det basert på opplysningene automatisk et kontoåpningsbilag for inneværende regnskapsperiode.
Oppretting av journalbilag
Kontoåpningssaldoene lagres med et journalbilag. Et nytt journalbilag opprettes i programmet under punktet Regnskap > Nytt journalbilag.
Journalen gis for eksempel navnet Kontoåpning dd.mm.åååå med den første datoen i regnskapsperioden som dato. Posteringene på journalbilaget tastes inn ved å klikke Legg til post. I Regnskapsverdi-feltet angis summen av regnskapskontoens saldo. Debet-saldoer tastes inn med positivt fortegn og kredit-saldoer med negativt fortegn. Som posteringsspesifikasjon kan man skrive tilleggsopplysninger om åpningssaldoen. Når postene er tastet inn, klikker man Lagre. Hvis det er mange rader, er det lurt å lagre opplysningene av og til. Etter at radene er tastet inn må bilagets sum utgjøre 0,00 NOK. Den ferdige journalen bekreftes ved å klikke Godkjenn.
Journalbilag ved å bruke en overføringsfil for regnskapsdata
Saldoene for regnskapskontoene kan importeres til programmet ved hjelp av en overføringsfil for regnskapsdata, og programmet vil generere et journalbilag til regnskapet basert på dette.
Lagring av referansedata for forrige regnskapsperiode
Saldoene for regnskapskontoene for forrige regnskapsperiode kan lagres i programmet for å få referanserapporter for flere regnskapsperioder. Da importeres saldoene for regnskapskontoene både for balanseregnskapets og balansens del. Regnskapssaldoene importeres på tilsvarende måte som over enten med et journalbilag eller en overføringsfil for regnskapsdata.
Under lagringen av referansedata samt når både saldoene for balanseregnskapet og balansen importeres til programmet med samme bilag, må ikke resultatet i det øyeblikket registreres i balanseregnskapet eller balansen. Procountor beregner automatisk resultatet for regnskapsperioden basert på posteringene. Debet-saldoene for regnskapskontoene tastes inn med positivt fortegn og kredit-saldoene med negativt fortegn. Totalsummen av konteringene av bilaget må utgjøre 0,00 euro.
Når resultatregnskapet og balansen registreres som egne journaler, blir resultatet for regnskapsperioden i det øyeblikket totalsummen for posteringene, og resultatet registreres da på kontoen regnskapsperiodens resultat. Registreringen av regnskapsperiodens resultat har ingen innflytelse på resultatet, da postene på journalbilagene for den aktuelle kontoen nullstiller hverandre (den ene journalen har debet-registrering og den andre kredit-registrering).
Referansedata kan tastes inn månedsvis for hver eneste måned i regnskapsperioden slik at saldoene som skal lagres består av endringene i saldoene for den aktuelle måned. Hvis det ikke er behov for å følge saldoene for forrige regnskapsperiode på månedsbasis, kan referansedataene importeres akkumulert for forrige regnskapsperiodes siste dato.
Når referansedataene er lagret og bilagene godkjent, oppdateres rapporteringsdatabasen og riktigheten av saldoene sjekkes i rapportene. Deretter lukkes regnskapsperioden og programmet genererer automatisk kontoåpningsbilaget for første dato i inneværende regnskapsperiode.
Kontoåpning midt i regnskapsperioden
Hvis man starter å bruke Procountor midt i en regnskapsperiode, importeres åpningssaldoene for balansen til regnskaperiodens første dato med et journalbilag eller en overføringsfil. Saldoene som åpnes kan også være generert automatisk for inneværende regnskapsperiode, hvis referansedata er lagret i programmet.
Deretter importeres endringer i saldoene for regnskapskontoene mellom starten på regnskapsperioden og oppstarten av programmet med en journal eller en overføringsfil. Da lagres både de endrede saldoene for regnskapskontoene i balansen og i resultatregnskapet i programmet. Opplysningene kan lagres månedsvis eller for siste dato i måneden forut for oppstarten.