Procountor muliggjør revisjon av regnskapet og bilagene fra revisors egen arbeidsplass når som helst. De samme rettigheter som her beskrives for revisor, må også gis til skatteinspektør eller annen myndighet, som med bakgrunn i loven har rett til å revidere selskapets regnskap.

 

I brukeradministrasjonen er det opprettet en ferdig rolle (Revisor / Inspektør) for bedriftens revisor. Rollen gir tilgang til å se opplysninger. Med de rettigheter revisoren får, kan han/hun kun endre sine egne personlige opplysninger. Revisors brukertilgang må ikke på initiativ fra hovedbruker utvides, bortsett fra å gi visningstilgang til betaling, fordi revisor i følge loven ikke har rett til å føre regnskap.

 

Enhver bedrift gir selv brukertilgang til sin revisor. Hvert medlem av revisorgruppen gis egne personlige rettigheter. Dette skjer under punktet Administrasjon / Brukere og brukerrettigheter. Hvis revisoren er kontrollør i mange Procountor-bedrifter, blir han/hun med som eksisterende bruker for at han/hun kan logge seg inn hos alle bedrifter som skal revideres med samme brukernavn. Rettighetene til kontrollørene kan fjernes i brukeradministrasjonen etter at revisorarbeidet er fullført.

 

Søk bilag består av flere søketyper som man kan bruke til å søke bilag ved hjelp av ulike søkekriterier og kombinasjoner av disse. Søketypene er: Bilagssøk, Søk etter åpent salg, Søk etter innkjøp som skal kontrolleres og Søk etter bilag som skal betales.

 

Med Bilagssøk kan man sjekke opprettede salgs- og leverandørfakturaer samt journaler. Med funksjonen kan man se fakturaer, vedleggsfiler til disse (f.eks. bilde av fakturaer for mottatte eFakturaer) og regnskapet for disse. Bilag kan søkes basert på f.eks. fakturadato, registreringsperiode og bilagstype. Av bilagets tidsstempler går det fram hvem som har opprettet bilaget og hvem som sist har redigert dette. Av regnskapets tidsstempler går det fram hvem som sist har redigert regnskapet.

 

Med Søk etter innkjøp som skal kontrolleres kan man sjekke leverandørfakturaer og journaler. Gjennom funksjonen kan man ut fra tidsstemplene sjekke hvem som har attestert og godkjent bilaget.

 

Med Søk etter åpent salg kan man avstemme åpne transaksjoner. For eksempel ved avstemming av kundefordringer fram til årsskiftet 2012/2013 er søkekriteriene følgende: bilagstype: Salgsfaktura, Betalingstransaksjoner fram til: 31.12.2012 og i registreringsperiodens andre felt angis som sluttmåned 2012-12. Dette fordi at forsikringsfakturaene har kunnet komme som eFakturaer og være datert for året 2012, mens de i regnskapet direkte er overført til året 2013 og ønskes dermed ikke tatt med på listen i det hele tatt. For leverandørgjeld gjelder de samme kriterier, bortsett fra at leverandørfakturaer tas med.

 

Med Søk etter bilag som skal betales vises hvem som har satt fakturaene til betaling, om fakturaen er betalt i ett eller flere avdrag, fra hvilken konto den er betalt og en eventuell melding knyttet til betalingen. Også tidsstemplene for attestasjonen og godkjenningen vises i Betaling-visningen.

 

Kontoutskrifter og KID-betalingsdata pr. konto kan sjekkes under punktet Betalingshendelser / Kontoutskrifter og KID-betalinger. Revisor kan i Procountor bekrefte saldoen for bankkontoen i regnskapet, fordi kontoutskriftens innhold ikke kan endres av noen person som har fått brukertilgang. Kontoutskriftens innhold er låst etter at det elektronisk er overført fra banken via pengeoverføringssystemet OpusCapita til databasen i Procountor. Under punktet Betalingsrapporter finnes forskjellige rapporter knyttet til betaling.

 

Under punktet Meldinger kan man sjekke meldinger knyttet til merverdiavgiften. Regnskapsrapporter kan kjøres under punktet Regnskap.

 

Det lønner seg å kjøre resultatregnskapet, balansen, posteringsjournalen og hovedboken med avgrensingen Forretningstransaksjoner for bilagets status og med bilagstypeavgrensingen Alle. Som format for alle regnskapsrapportene kan man velge html, PDF, Excel eller Detaljert rapport, hvorved man selv kan sjekke bilag, regnskapssidene for disse og vedlegg.

 

Med kontonummer kan man avgrense antall transaksjoner som skal granskes, f.eks. bare kontoer i balansen eller kontoer i resultatregnskapet med avgrensninger. Med resultatregnskapet og balansen får man med valget Vis alle kontoer mer detaljerte rapporter.

 

Rapporter kan kjøres i html-, PDF- eller Excel-format, og de kan åpnes eller lagres som filer for videre behandling eller arkivering. Fakturaer kan man få i html- eller PDF-format ved å klikke Vis og regnskapssider og meldinger fås i html- eller PDF-format ved å klikke Utskriftsvennlig format.

 

Med valgene Enkel export-utskrift og Utvidet export-utskrift i Søk bilag i menyen som åpner seg bak høyre museknapp får man opplysninger om søkte fakturaer i en Excel-tabell. Med valget Søkeresultat og MVA-spesifikasjon får man opplysninger om de søkte fakturaene og deres merverdiavgift i html-format.

 

Revisor kan skrive ut bilag, regnskapspostsider, regnskapsbøker og andre dokumenter på papir for sine egne arbeidsnotater. F.eks. får man fakturaer i html- eller PDF-format ved å klikke Vis og regnskapssider og meldinger får man i html- eller PDF-format ved å klikke Utskriftsvennlig format.

 

Brukertilgangen utgjør grunnlaget for Procountors interne overvåking. Basert på de rettigheter hovedbruker gir andre brukere kan man hindre brukere i å se opplysninger, som han/hun ikke trenger for sitt eget arbeid. Det finnes tre brukertilgangsklasser: ingen tilgang (nei), visningstilgang og Alle rettigheter. Full tilgang gir mulighet til å opprette og vedlikeholde opplysninger: for eksempel lage salgsfakturaer.

 

I tjenesten brukes et eget engangspassord i tillegg til SSL-kryptering for at det for brukerne skal være like trygt å bruke Procountor som å foreta betalinger i nettbanken fra egen bankkonto.

 

Avhengig av omfanget av bedriftens virksomhet, kan det for transaksjoner til betaling defineres et ett- eller totrinns godkjenningssystem. I små organisasjoner er godkjenning og betaling tilstrekkelige rettigheter for at man skal kunne håndtere betalingsformidlingen. I større organisasjoner kan det være begrunnet også å ta i bruk attestasjon, og ved hjelp av denne forteller ansvarlig person til godkjenningsansvarlige at leverandørfakturaen etter hans/hennes oppfatning er riktig og kan betales. Det er også mulig å ta i bruk en godkjenningsrunde for leverandørfakturaer, og da kan man definere ønsket antall attestasjonsansvarlige og godkjenningsansvarlige for fakturaene.

 

I Procountor registreres for hver eneste transaksjon den person som har opprettet denne. Som registreringsopplysning er det for brukeren registrert brukernavn. Opplysningen lagres automatisk basert på hvem som har åpnet forbindelsen til tjenesten med sine egne brukernavn og passord. I tillegg registreres opprettingstidspunktet for transaksjonen i samsvar med datamaskinens klokke. Dermed kan man i ettertid entydig utrede hvem som har opprettet transaksjonen og når eller hvem som har endret opplysningene.

 

Ved hjelp av bankkontoavstemminger kan man overvåke riktigheten av regnskapet svært pålitelig. Da det på kontoutskriften finnes egne sumposter for betalinger i kundereskontroen (KID-betalinger) og for betalinger i leverandørreskontroen (betalingstjeneste for fakturaer) som bokføres i regnskapet , kan man etter bankkontoavstemmingen være sikker på at også kundefordringene og leverandørgjelden er behandlet riktig.

 

Ved hjelp av de interne avstemmingene i regnskapet kan man likevel ikke være sikker på om alle salg og innkjøp er registrert i regnskapet. Brukeren kan ikke slette en elektronisk leverandørfaktura som har kommet fra nettjenesten, men hvis papirversjonen av leverandørfakturaen aldri føres i regnskapet, kan heller ikke fakturaen betales i Procountor-systemet.

 

Avstemmingen av regnskapet kan vise små avstemmingsdifferanser, som skyldes at opplysningene på bilaget lagres i den opprinnelige valutaen. Når radene på bilaget konverteres til regnskapsvaluta, er det mulig at de avrundes motstridende slik at det på bilaget finnes en marginal differanse. Denne avstemmingsdifferansen overføres også til balansen, hvor resultatet for regnskapsperioden beregnes som differansen mellom sum aktiva og sum passiva. Differansen inneholder også avstemmingsdifferansen. Først ved opprettingen av regnskapet registreres avstemmingsdifferansen i regnskapet, for at hele regnskapsperioden skal stemme.

 

Under punktet Regnskap / Avstemmingsverktøy finnes forskjellige rapporter som forenkler avstemmingen.