Med balansens søkekriterier kan man definere hvilke opplysninger som skal inkluderes i balansen.
Balanse-rapporten finner man i programvaremenyen Rapportering > Regnskapsrapporter, så velg Regnskapsrapportens type som Balanse.
Regnskapsbilagets dato
I regnskapsbilagets dato. maks-feltet kan man avgrense hvilke bilag som skal inkluderes etter sluttdato.
Ved å legge til søkekriteriet Registreringsperiode (åååå-mm) under punktet Nytt søkekriterium kan man avgrense hvilke bilag som skal inkluderes etter registreringsperiode. Ingen standardinnstillinger er definert for registreringsperioden. Ved å angi både dato og registreringsperiode, hentes bilagene etter den minste felles tidsperioden (f.eks. kombinasjonen Regnskapsbilagets dato 01.09.2011 - 31.10.2011 og Registreringsperiode 2011-10 - 2011-12, henter bilagene for perioden 01.10.2011 - 31.10.2011).
Rapportlengde
I rullegardinmenyen Rapportlengde kan man velge enten en forkortet versjon, en standardversjon, alle kontogrupper eller alle kontoer.
Presentasjonstype
I rullegardinmenyen Presentasjonstype kan man velge sammenlignende informasjon til søkeresultatet.
Alternative kolonner er:
▪ Periodens siste måned og perioden totalt
▪ Periodens siste måned, periode og prognose
▪ Periode pr . måned og totalt
▪ Periode pr. kvartal og totalt
▪ Akkumulerte tall over 12 mnd, valgfri periode
▪ Periode pr. underdimensjon og dimensjon totalt
▪ Inngående balanse, endring og utgående balanse
▪ Inngående balanse, kreditt, debet og sluttsaldo
▪ Utgående saldo per måned
I tillegg kan man velge å vise prosentandel av balansen ved å huke av boksen Vis prosentandel av balansen.
Nytt søkekriterium
Under punktet Nytt søkekriterium kan man legge nye kriterier til søkekriteriene, enten direkte i rullegardinmenyen eller via forstørrelsesglasset.
Bilagstatus
I menyen Bilagstatus kan man velge de bilagstatusene som man ønsker å inkludere på rapporten. Ved å velge Forretningstransaksjoner kan man inkludere alle godkjente bilag, men ikke de som er annullert, ikke avsluttet, attestert eller de med status Mottatt, men ordre blir ikke inkludert. Valg av bilagstatus Alle henter til rapporten alle bilag bortsett fra de som er annullert og ordre med status Fakturert. Valg av Ikke forretningstransaksjoner henter til listen transaksjoner med status Ikke avsluttet, Attestert og Mottatt, samt alle ordre som ikke har status Fakturert. Det er mulig å velge flere statuser for et bilag samtidig, bortsett fra om man velger Forretningstransaksjoner, Alle eller Ikke forretningstransaksjoner.
I menyen Bilagstatus kan man velge de bilagstatusene som man ønsker å inkludere på rapporten. Flere bilagstyper kan velges samtidig.
Vis nullrader
Har man valgt Vis nullrader, vises også de radene hvis sum er null. Valg av Alle kontoer under Rapportlengde har ingen betydning.
Har man valgt Vis nullrader, vises også de radene hvis sum er null. Valg av "Alle kontoer" under Rapportlengde viser også regnskapskontoer som danner summen av tittelnivåene.
Sammenlignende info som skal vises
Som sammenlignende informasjon for rapporten kan man velge mellom Budsjett og Sammenligningsperiode, hvor hver av disse boksene gir flere alternativer dersom de krysses av.
Søkeresultatets knapper
Ved hjelp av HTML-, PDF- og Excel-knapper kan man få generert en detaljert rapport i ønsket format. Valg av Finn regnskapsposter åpner en detaljert balanse av en valgt rads transaksjoner som gjør det mulig å gå inn på detaljnivå i opplysningene i et enkelt bilag.