Gjennomføring av automatisk betalingsformidling forutsetter at innehaveren av bankkontoen gir Procountor fullmakt til å gjennomføre de dataoverføringsfunksjoner som betalingsformidlingen krever. Basert på fullmakten gir banken de nødvendige identifikatorer og åpner tjenestene for Procountor.
Bankkontofullmakter
Fullmakten skrives ut på papir og alle nødvendige opplysninger skrives ned på denne og den underskrives og sendes til banken. Den praktiske utarbeidingen av fullmakten kan også gjøres av regnskapskontoret som bedriften bruker. Basert på fullmakten gjennomfører Procountor automatisk de nødvendige betalingsformidlingstiltak ved å bruke pengetransaksjonssystemet i OpusCapita som formidlingsprogram.
Se nærmere info via Avtaler for bankoppkobling.
Bankforbindelser

Punktet I fakturamal må være krysset av, dersom man ønsker at kontoen skal vises i bunnteksten i fakturamalen.
NB! Når bankkontonummeret angis i basisopplysningene, må man være spesielt nøye. Bankkontonummeret har et kontrollnummer, og det er viktig at dette nr sjekkes.
Kontrollen er 100 % sikker hvis ett tegn er feil når man angir kontonummer. Hvis det finnes to eller flere feilaktige tegn (f.eks. tall har byttet plass), så vil hver tiende slik feil slippe igjennom kontrollen på grunn av beregningsmetoden.
Når en ny bankkonto legges til, kan man definere hvilken valuta som er registrert på kontoen. Denne innstillingen er vesentlig for hvordan kontoutskriftene leses inn for denne konto i Procountor.
Pengene på kontoen
Pengene på kontoen tilhører i sin helhet kontoinnehaver. Verken regnskapskontoret som brukes av Bedriften/organisasjonen eller Procountor Norge / Procountor International Oy har noen som helst tilgang til pengene på kontoen, og de kan kun brukes til betaling av leverandørfakturaer godkjent til betaling eller til andre betalinger i tjenesten. Bedriften gir selv, med tanke på behandling av betalinger, fullmakt til brukeren av tjenesten via Brukere og brukertilgang i brukeradministrasjonen.
Tjenester knyttet til bankkontoen
I bankkontoopplysningene finnes flere bankkontospesifikke punkter knyttet til bl.a. tjenester som er i bruk for kontoen:
- BIC-kode (genereres automatisk basert på bank)
- Innenlandsbetaling (valget forteller om det kan foretas vanlige kontooverføringer fra kontoen)
- Betaling utland (valget forteller om det kan foretas utenlandsbetalinger fra denne kontoen)
NB! Før man velger forskjellige betalingstjenester for bruk på kontoen, må det sikres at bruken av disse er avtalt med banken. Se nærmere info via Avtaler for bankoppkobling.
Procountor forutsetter at tilbakemeldinger på betaling av fakturaer mottas i kontoutskriften. I kontoutskrifttjenestene anbefaler vi at kontoutskrift mottas daglig. Procountor kan også motta ukentlige og månedlige kontoutskrifter. Da forsinkes likevel regnskapet og bokføringen av betaling av leverandørgjeld tilsvarende.
Mottatte betalinger på bankkontoen
KID-betalinger mottas som egne filer fra banken og NETS, og betalingene bokføres automatisk på salgsfakturaene. I Procountor navngis disse som Referansebetalinger. Feilaktige betalinger kan tilbakebetales til betaler eller KID-nummeret på disse kan korrigeres på en riktig åpen faktura.
Betaling av fakturaer fra bankkonto
Under sirkuleringen av fakturaer kan fakturaene attesteres og godkjennes før betaling. I innstillingene for godkjenningsrunden kan man definere om fakturaene må være godkjente før de kan betales. Spesielt i små bedrifter kan det hende det ikke er nødvendig med attestasjon og godkjenning da den næringsdrivende umiddelbart setter fakturaene til betaling. Under betaling kan beløpet som skal betales endres, for eksempel hvis det ikke er tilstrekkelig med penger på kontoen til å betale hele fakturaen. Denne delbetalingen kan ha betydning spesielt i beskatningen når det gjelder de sanksjoner som ilegges på grunn av forsinkelse i betalingen.
Betalingsdato er den dato da betalingsinformasjon overføres til banken. Hvis fakturaens betalingsdato er i framtiden, beholder fakturaen status Avventer på overføring til bank fram til betalingsinformasjon på betalingsdatoen overføres til banken. Hvis betalingsdatoen er langt inn i framtiden, gjør systemet oppmerksom på dette i forbindelse med betalingen, men fakturaen kan settes til betaling. Hvis betalingsdatoen er i fortiden, overføres dataene til banken i neste kjøring av overføringer.
Tider for forsendelse av betalingsinformasjon til bankene er som følger (denne info finner man også i sidepanelet i Procountor når man navigerer på betalingssider):
08:00 - Alle norske banker (innland) 09:45 - Alle norske banker (utland) 11:00 - Alle norske banker (innland) 12:15 - Nordea (innland) 13:45 - Handelsbanken (innland), Danske Bank (innland), Sparebank 1 (innland og utland) 14:10 - DNB, NETS Direkte remittering (EIKA og lokale sparebanker) (innland)
Betalingsfeil og manglende dekning
Hvis det på bankkontoen ikke er tilstrekkelig penger for å betale hele beløpet, avviser banken alle betalingstransaksjoner knyttet til avdraget. Ved pengemangel kan det gjøres en overføring fra den næringsdrivendes konto til bedriftens konto eller endre betalingsdatoen for noen betalinger til et senere tidspunkt. På den måten kan man sikre at betalinger som haster blir betalt. Procountor behandler alle mottatte tilbakemeldinger på betalingen i kontoutskriften og matcher de mot transaksjonen etter at banken har foretatt betalingen.
Procountor kundeservice sørger for å varsle brukeren angående gjennomførte betalinger i Procountor dersom Procountor mottar feilmeldinger fra banken.
Flere bankkontoer
Hvis bedriften ønsker å bruke flere forskjellige bankkontoer, er dette mulig. Kontoene som brukes til betalingsformidling merkes som betalingskontoer under punktet Administrasjon > Bedriftens opplysninger. Den konto hvor betalingen går fra, velges i betaling av fakturaer, og man kan også angi enkeltkontoer som standard betalingskonto.
Konteringsmerknader i regnskapet for bankkontotransaksjoner
Hvis bedriften bruker flere bankkontoer, må de underkontoene som først må åpnes i kontoplanen merkes av som standardkonto på bankkontoen.
Samtidig kan navnet på standardkontoen endres, for eksempel:
Samtidig kan navnet på standardkontoen endres, for eksempel:
1920 Bankfordringer, M-bank
1921 Bankfordringer, O-bank
1922 Bankfordringer, S-bank
Banktransaksjonene registreres i regnskapet som daglige summer med innskudd og uttak separat. Ved bruk av ukentlig kontoutskrift deles kontoutskriften i daglige kontoutskrifter som danner basis for de daglige bokføringspostene.
De radspesifikke transaksjonene på kontoutskriften registreres automatisk basert på bokføringsspesifikasjoner. Be din regnskapsfører om å se om standardposteringene på regnskapssiden for KID/Referansebetalinger og kontoutskrifter er i orden. Procountors registreringskjede fungerer ikke hel-automatisk hvis det for eksempel ikke genereres en regnskapsside for KID-betalinger.
Bruk av bankkontoer i miljøet
I tillegg til innbetaling for salgsfakturaer og betaling av leverandørfakturaer kan man på bankkontoen i miljøet utføre flere oppgaver knyttet til bankkonto, for eksempel
- Direkte debitering av avdrag og renter på lån
- Bankkortbetalinger
- Innskudd fra kontantsalg
- Banktjenestegebyrer
Procountor forutsetter en hovedbokkonto for alle disse transaksjonene ved hjelp av bokføringsspesifikasjonen. Hovebokkontoen må spesifiseres på regnskapssidene.
Brukeren kan bla i kontoutskriftene for bankkontoen for å kunne gjøre posteringer og for å kunne følge bankkontotransaksjonene. Selve kontoutskriftsopplysningene kan ikke endres, men basert på kontoutskriften kan utførte posteringer spesifiseres og korrigeres under hele regnskapsperioden.
Avstemminger av bankkontoen
Personen som er ansvarlig for bedriftens regnskap må til tider avstemme bankkontoens saldo med kontoutskriften og den tilsvarende bankkontoens saldo i hovedregnskapet. Avstemmingen skjer ved å ta for eksempel en hovedbokvisning av den aktuelle bankkontoen og sammenligne den utgående balansen med den utgående balansen på kontoutskriften på det tilsvarende tidspunktet.
Årsaken til større avstemmingsdifferanser må utredes. Differansen kan lokaliseres ved å bla i kontoutskrifter bakover og se i hovedbokvisningen hvor differansen har oppstått. I praksis kan årsaken til differansen bare være en feilaktig korrigering av regnskapet (f.eks. en spesifisering av kontonummeret) eller manglende informasjon fra bank (isåfall kontakt kundeservice@finago.com vedr. dette).
Et godt verktøy for å avstemme bankkonto kan for eksempel være Kontohendelsenes avstemmingsrapport.