Med funksjonen kan man opprette en spesifisert balanse, ikke bare i forbindelse med årsoppgjøret, men også i forbindelse med den månedlige avstemmingen. Man kan gå til spesifisert balanse fra programmets Regnskaps-del, hvor dette finnes som et eget punkt.
Som regnskapsperioden som skal brukes, går man ut i fra den eldste åpne regnskapsperioden, og start- og sluttdatoen for regnskapsperioden som datointervall for spesifikasjonen. En spesifikasjon gjøres alltid fra begynnelsen av regnskapsperioden til slutten av en bestemt måned. Under punktet Spesifisert regnskapskonto kan man se hvilken konto man behandler. Balansespesifikasjonene opprettes på grunnlag av bilagsdatoen på regnskapssiden, og ikke på grunnlag av registreringsperioden.
I den øverste tabellen vises kontonummer, kontonavn, inngående balanse i begynnelsen av regnskapsperioden, utgående balanse på sluttdatoen for spesifikasjonen, endring i saldo i den aktuelle tidsperioden, hvor mye av saldoen som er spesifisert og hvor mye som er uspesifisert. Før den første balansespesifikasjonen lages, er Spesifisert saldo null og Uspesifisert saldo det samme som Utgående balanse. Når spesifikasjonene er gjort er Uspesifisert saldo differansen mellom Utgående balanse og Spesifisert saldo. Hvis det står igjen en uspesifisert saldo, vises tallet med rød farge. Når den uspesifiserte saldoen er null, vises den med grønn farge. Innholdet i feltene i tabellen øverst kan ikke redigeres.
I tabellen nederst vises spesifikasjonsradene som er laget for en valgt konto. Spesifikasjonen på radene vises som Dato, Beskrivelse, Bilagstype, Bilagsnummer, Verdi og Akkumulert saldo. Alle feltene med Dato, Beskrivelse og Verdi på spesifikasjonsradene kan redigeres. Opplysningene på radene kommer fra regnskapssidene for bilag. Spesifikasjonsradene kan tildeles funksjoner med tastene ovenfor radene. Man kan velge flere rader på en gang ved å bruke Ctrl- og Skift-tastene. Når man klikker på rader kan man dessuten (andre steder enn i valgkolonnen) velge flere rader ved å holde enten Shift- (valg av et bestemt antall rader) eller Ctrl- (legge til valg eller slette valg fra tidligere valgte rader) nede.
Veiledning for å lage balansespesifikasjoner finner man i Avstemmingsanvisningen.
Siden har knapper i to rader. Alle knappene er nødvendigvis ikke synlige hele tiden. Man finner også funksjoner i menyen som åpnes ved å klikke på høyre museknapp.
Knappene i øverste del
Ved å klikke på Lagre lagres opplysningene i balansespesifikasjonen. En lagret balansespesifikasjon kan redigeres senere. Bare én versjon av balansespesifikasjonen blir lagret i hver regnskapsperiode, og kan man ikke se forrige måneds spesifikasjon dersom man allerede har begynt å lage spesifikasjonen for neste måned. Når man lager spesifikasjonen, lønner det seg av og til å lagre, for at sesjonen ikke skal løpe ut.
Ved å klikke Vis konto vises spesifikasjonsradene som er laget for en valgt konto i tabellen nederst. Ved å dobbeltklikke på kontoraden får man også frem spesifikasjonsradene for kontoen i tabellen nederst.
Ved å klikke på Utskriftvennlig format vises spesifikasjonsdataene i html-, Excel- eller PDF-format. Når spesifikasjonen er laget ferdig til slutten av en bestemt måned, lønner det seg å ta den frem i utskriftsvennlig format og lagre den på egen pc.
Ved å klikke på Endre via kan man velge en annen regnskapsperiode, som man vil lage balansespesifikasjon for. Regnskapsperiodene må være lagret i Basisopplysninger for regnskapet, men de trenger ikke å være åpne.
Ved å klikke på Ta med balansespesifisering kan man kopiere balansespesifikasjoner (etter regnskapsperioden som spesifiseres) fra den forrige regnskapsperiodens sluttdato til den første dagen i den nye regnskapsperioden. Dersom det allerede er spesifiseringer i den nye regnskapsperioden, gis det en melding, hvor man spør brukeren om å legge inn flere rader.
Ved å klikke på Oppdater rapporteringsdatabase oppdateres dataene i databasen som balansespesifikasjonen bruker. Rapporteringsdatabasen som balansespesifikasjonene bruker oppdateres automatisk hver natt. Hvis det er laget nye bilag eller utført endringer i bilagene etter oppdateringen, og man ønsker at disse skal vises i balansespesifikasjonen, må databasen oppdateres.
Knappene i nederste del
Ved å klikke Finn åpningssaldo kan man søke etter åpningssaldo for en valgt konto som spesifikasjonsrader.
Ved å klikke Finn regnskapsposter kan man søke etter regnskapstransaksjoner for en valgt konto som spesifikasjonsrader. Knappen åpner et vindu hvor man velger perioden og bilagstypene transaksjonene hentes fra. Start- og sluttdatoen for spesifikasjonen og alle bilagstyper er standard. Funksjonen henter fram alle regnskapstransaksjoner på den valgte kontoen i den valgte perioden og fra de valgte bilagstypene uavhengig av bilagets status. Hvis det søkes flere ganger etter posteringer, vil posteringene i det nye søket bli plassert etter de eksisterende spesifikasjonsradene. Man kan ikke søke etter åpningssaldoen for kontoen eller regnskapsperiodens resultat med funksjonen.
Ved å klikke på Søk åpne balansekoder hentes de balanseposteringene i periodiseringsjournalen og andre bilag som inneholder balanseposter, som ikke er kvittert ut innen sluttdatoen for spesifikasjonene. Søket skjer automatisk på grunnlag av posteringenes referanseopplysninger. For eksempel vises en utgift på 600 € som er datert i januar og periodisert for januar-juni slik i balansespesifikasjonene 31.1. 500 €, 28.2. 400 €, 31.3. 300 €, ..., og 30.6. 0 €. I journalen vises dette slik, at januar har 5 x 100 € posteringer i balansen, og posteringene som tilsvarer disse i februar-juni er én pr. måned. Søket Søk åpne balanseposter søker etter alle posteringsreferanser som er brukt på kontoen og beregner de åpne saldoene for balansen som tilsvarer disse.
Ved å klikke Finn resultatet for regnskapsåret vises regnskapsperiodens resultat fram til slutten av en valgt periode på spesifikasjonsradene. Knappen er i bruk på kontoen Regnskapsperiodens resultat.
Ved å klikke Finn åpne fakturaer vises opplysningene på sluttdatoen for Spesifikasjonen fra åpne salgs- og leverandørfakturaer, fra reise- og utleggsregninger samt fra MVA-beregningen og omsetningsoppgaven, hvis disse har posteringer for den valgte kontoen.
Ved å klikke Legg til en linje opprettes det en tom spesifikasjonsrad, hvor man fritt kan komplettere opplysningene i felt som kan redigeres.
Ved å klikke Slett linjen slettes den/de valgte spesifikasjonsraden(e).
Ved å klikke Velg alle velger man alle spesifikasjonsradene.
Ved å klikke Slå sammen linjene slår man de valgte spesifikasjonsradene sammen til én rad. Knappen åpner et vindu hvor man kan velge datoen på en av radene som skal slås sammen som dato, en Beskrivelse fra en av radene som skal slås sammen som beskrivelse, og som Verdi tilbys verdien av radene som skal slås sammen.
Ved å klikke Tøm sletter man alle spesifikasjonsradene for en konto.
Ved å klikke Regnskap kommer man til regnskapssiden for en valgt spesifikasjonsrad.