Med funksjonen Fakturering av arbeid kan man kontinuerlig legge inn fakturerbare arbeid/oppdrag/tjenester på kunder. Funksjonen fungerer fint dersom man ønsker å samle opp oppdrag over tid før man velger å fakturere flere poster i en fakturering.
Funksjonen er inkludert i Financials Plus og Financials Premium pakkene. Utenom disse pakkene er funksjonen en gebyrbelagt tilleggstjeneste. For bestillinger ta kontakt med kundeservice@finago.com.
Registrering av fakturerbart arbeid - via Kunderegister og Personregister
Registreringen av arbeidet gjøres under Registre / Kunderegister eller Personregister.
Kunderegister: Finn frem rett kunde og gå inn på denne, trykk så på Arbeid som skal faktureres og Legg til. Obligatoriske opplysninger er Person, Produktinformasjon om arbeidet som skal registreres på (tittel, antall og pris). Legg inn dato arbeidet ble utført / dato arbeidet skal registreres på dersom datoen som lages automatisk ikke stemmer (systemet velger dagens dato automatisk).
Opplysninger som Person, Dato (med unntakt av dersom man velger å inkludere dere når man kjører faktura, se mer om dette lenger ned i intruksen), Timer og Notater vises bare for brukere av Procountor, og produktopplysningene og radkommentaren blir også overført til salgsfakturaen som kunden vil kunne se. Ved kjøring av fakturaer vil arbeidsregistreringer som dreier seg om samme kunde, produkt, enhetspris og MVA-prosentsats, bli slått sammen til én fakturarad.
Trykk på Velg Person * for å legge til ansatt som har utført oppdraget. Lagre.
* Personregister: Alle oppdrag / arbeid må ha en tilhørende person registrert på seg - først må man opprette personen i personregisteret. Meny: Registre - Personregister.
I personregisteret kan man også følge hvilke typer arbeid hver enkelt person har registrert ved å gå inn på ønsket person og trykke på Arbeid som skal faktureres. Disse vil synes her så lenge de ikke er fakturert enda og kan tas ut til Excel / HTML / PDF.
Selve registreringen kan som tidligere nevnt også gjøres under personregister. Man velger rett person som oppdraget tilhører, går inn på denne og registrerer via Arbeid som skal faktureres på samme måte som via Kunderegisteret.
Fakturakjøring - via Registre / Fakturering av arbeid
Under Registre / Fakturering av arbeid vil all arbeid som er registrert via Kunderegister eller Personregister synes. Herfra kjøres fakturering.
Trykk på 'Finn kunder som skal faktureres' for å få opp listen over all arbeid som ikke er fakturert ut. Man kan også velge å snevre inn datointervallet for søket
Velg alle eller ønskede kunder for fakturering og trykk på Start fakturering. Legg inn Fakturagruppens navn (hvis ønsket enn det som kommer opp automatisk), Fakturadato og Leveringstid (Hvis det legges inn dato her vil disse til slutt bli inkludert i fakturakolonnen Leveringsdatoer).
Ved å krysse av for Vis standardprodukter kan man samtidig fakturere eventuelle standardprodukter som står på kundene.
Som standard er valget Slå sammen registreringer for samme produkt på fakturaen aktivert, som betyr at registreringer av samme produkt slås sammen til én registrering. Dersom man for eksempel via selve registreringen av arbeid (via Kunderegister eller Personregister) har registrert det samme produktet to ganger, vil fakturaen vise én produktrad, hvor det i Antall-kolonnen vil stå 2. Dersom krysset i ruten fjernes, vil registreringene som er gjort av samme produkt vises på fakturaen på 2 forskjellige rader.
Det kan være nyttig å hake av for Legg til registreringsdato i linjekommetar, dette valget gjør at datoen arbeidet/oppdraget ble utført synes i kommentarfeltet på den endelige fakturaen.
Legg registreringsdato til linjekommentar betyr at registreringsdatoen på arbeidet vil være synlig på fakturaen som en Linjekommentar.
Trykk til slutt Fortsett og Ja dersom man ønsker å se fakturaen som er gjort klar. Status på faktura (ene) er 'Ikke avsluttet' og neste steg er å Godkjenne og sende ut faktura.
Fakturakanal velges fra kunderegister, men kan endres før sending.
Arbeid som er registrert via Kunderegister eller Personregister kan også legges til faktura som har status 'Ikke avsluttet' på samme kunde(r). Dette betyr at hvis kunden har en salgsfaktura som ikke er avsluttet og det er lagret mer arbeid som skal faktureres for kundene, kan man via funksjonen Fakturering av arbeid foreta en ny faktureringskjøring som gjør at utført merarbeid legges til den midlertidige fakturaen.
Legge inn arbeid som skal faktureres som tekst
Ved å klikke Legg til linjer i visningen Arbeid som skal faktureres, åpnes et vindu i programmet hvor man kan legge inn opplysninger om arbeid som skal faktureres. Opplysningene kan kopieres fra et dokument i et regnearkprogram, for eksempel Excel, og limes inn i tekstfeltet. Etter at de er limt inn, kan man nederst i vinduet se hvilke opplysninger som finnes i hvilken kolonne, og ved behov er det mulig å gjøre endringer.
Dersom man taster inn opplysninger i tekstfeltet manuelt, eller fra et annet program enn et regnearkprogram, må opplysningene skilles fra hverandre med Tab-tasten, slik at plasseringen av opplysningene blir korrekt identifisert.
Etter at andre nødvendige opplysninger er fylt ut i raden(e) og riktigheten av disse er litt kontrollert, klikker man Fortsett.
Brukertilgang
Registrering av arbeid som skal faktureres forutsetter følgende brukertilgang:
- Snarveien på forsiden: Full tilgang til kunderegisteret
- Via kunderegisteret: Full tilgang til kunderegisteret
- Via personregisteret: Full tilgang til personregisteret
Søk etter kunder, personer og produkter forutsetter som et minimum visningstilgang til et tilsvarende register.
Kjøring av fakturaer via funksjonen Fakturering av arbeid forutsetter full tilgang for å opprette salgsfakturaer.