Nedenfor beskrives tiltak som er nødvendige for hovedbrukeren å gjennomføre når bedriften tar i bruk Procountor.
Administrasjonsinnstillinger
Egne opplysninger og innstillinger
1. Fyll ut egne personopplysninger (navn, telefonnummer, e-postadresse osv) under punkt Administrasjon/Egne opplysninger og innstillinger og velg deg selv et passord og skiv engangspassordliste.
Brukere og brukertilgang
2. Gå til punkt Administrasjon/Brukere og brukerrettigheter og sjekk status på din egen tilgang.
3. Hovedbruker oppretter bedriftens andre brukere og definerer brukernes brukertilgang.
* Tenk spesielt nøye over hvilke personer som skal tildeles brukertilgang under punkt Administrasjon/Brukere og brukerrettigheter, fordi disse personene kan endre Brukertilgang som de har blitt tildelt i tillegg til at de kan slette andre brukere.
Kontrollér hvem har fått tildelt tilgang til betalingsformidling.
* Når du oppretter en ny person, lagre først f.eks. personens e-postadresse og fødselsnummer. E-postadressen brukes blant annet ved godkjenningsrunder, og ved hjelp av fødselsnummer kan brukertilgang avgrenses.
* Sørg for at den nye brukeren følger påloggingsveilederen for første gangs innlogging, som du finner her.
* Dersom noen av de nye brukerne ønsker å ta i bruk engangspassordliste fremfor Procountor Nøkkel appen ved innlogging, fortell brukerne at programmet genererer en engangspassordliste i forbindelse med den første innloggingen. Derfor er det på fprhånd viktig å sikre seg at sprettoppvinduer (pop-up) kan åpnes i Procountor. Det anbefales dog å ta i bruk Procountor Nøkkel for enklere verifisering ved innlogging. Nettleserspesifikke innstillinger kan foretas ved hjelp av denne instruksen.
Definisjon av bedriftens basisopplysninger
Basisopplysninger
4. Komplettér bedriftens basisopplysninger under punkt Administrasjon/Bedriftens opplysninger/Bedriftspplysninger.
▪ Adresseopplysninger lagret under Administrasjon/Bedriftens opplysninger/Bedriftsopplysninger samt opplysninger om kontaktperson for fakturering kan ses nederst på salgsfakturaer.
Bankforbindelser
5. Fyll ut kontoinformasjon under punkt Administrasjon/Bedriftsopplysninger/Bankopplysninger:
▪ Navn på bank og kontonummer må lagres før fullmakt for bruk av bankforbindelser leveres til banken. Det er nødvendig å lagre bankkonto for å kunne opprette salgsfakturaer.
▪ Ved å klikke Standardkonto for faktura kan man velge én konto som vil være bedriftens standard bankkonto på salgsfakturaen.
▪ Tilgjengelige betalingsmåter er avhengige av tjenester som er avtalt med banken. Velg de samme tjenestene for Procountor som ble spesifisert i fullmakten som ble levert til banken.
6. Levér fullmakt for etablering av bankforbindelser til banken med tanke på åpne betalingsformidling. Du kan lese mer om dette her.
▪ Skjema for etablering av bankforbindelser varierer fra bank til bank. Det må utarbeides en separat fullmakt for hver bankkonto.
▪ Vi anbefaler å avtale at kontoutskriften sendes hver dag, slik at man kan motta oppdaterte rapporter om blant annet åpne fakturaer.
▪ I bankfullmakten bør man krysse av beredskap på alle typer funksjoner.
7. Når det har gått et par dager, test om banken din har koblet bankkontoen til Procountor.
▪ Under punkt Betalingsformidling/ Kontoutskrifter og KID-betalinger/ Søk kontoutskrift kan du se den aller siste kontoutskriften dersom banken har ferdigbehandlet bankfullmakten som du har levert inn.
Ved å klikke Standard betalingskonto kan man velge én bankkonto som vil være det første alternativet ved utbetalinger som vises i rullegardinmenyen for valg av betalingskonto. Definér kontoen som betalingskonto under punkt Administrasjon/Bedriftsopplysninger/Bankforbindelser ved å krysse av punkt Kontooverføring og ved å angi Org.nr.
▪ Test at betalingsformidling fungerer som den skal ved hjelp av én faktura. Betalingen er vellykket om Org.nr. er angitt korrekt og om bankforbindelsen fra banken er åpnet korrekt. Etter mottak av den neste kontoutskriften vil fakturaen automatisk få status betalt, dersom alt er i orden.
▪ For å kunne sende og motta eFakturaer, bestill eFaktura-adresser fra Itella.
▪ Leverandører må informeres om egne eFaktura-adresser, dvs. mottakadresse og operatør. Dersom dere ønsker å motta eFakturaer fra deres leverandører i fremtiden, må leverandører informeres om egne eFaktura-adresser.
Mal for leverandørbrev kan du laste ned her.
Brukerinnstillinger
Forsikre deg om at miljøets Bruksinnstillinger passer for din bedrift. Under brukerinnstillinger bør man blant annet ta stilling til følgende:
-automatisk oppretting av nye kunder og leverandører i registeret
-automatisk oppretting av kundenummeret i kunderegisteret
▪ Vi anbefaler å ta i bruk funksjonen for aktiv godkjenningsrunde. Den første attestasjonsansvarlige vil motta beskjed om EHF faktura som har blitt mottatt av Procountor. Velg en person som har rett til å være attestasjonsansvarlig, fra rullegardinmenyen.
▪ Dersom du ønsker at Procountor skal følge opp inkasso- og rentekostnader, ta i bruk denne funksjonen.
Regnskapsopplysninger
Regnskapsperioder
8. Fyll ut regnskapsperiode i regnskapets basisopplysninger under punkt Administrasjon/Regnskapets opplysninger/Regnskapsår/Rediger finansperioder.
▪ Lagre også forrige regnskapsperiode som regnskapsperiode for å kunne lagre saldoer som avsluttes på den forrige regnskapsperiodens siste dato.
▪ Opprett finansperioder for inneværede regnskapsperiode.
Kontoplan
9. Sammenlign tidlige brukt kontoplan med Procountors kontoplan
▪ Legg til nye underkontoer på Procountors kontoplan ved behov. Det er ikke mulig å endre kontoplanens struktur. NB! MVA-behandling skjer ikke ved hjelp av kontoplanens kontoer.
Dimensjoner
Bestem om bedriften ønsker å bruke intern beregning. I Procountor utføres den interne beregningen ved hjelp av dimensjoner. Dimensjonene kan opprettes under punkt Administrasjon/Regnskapets opplysninger/Dimensjoner.
Avgiftsterminer
10. Oppgi antall avgiftsterminer under punkt Administrasjon/Regnskapsopplysninger/Avgiftsterminer.
Generelle råd om å ta i bruk programmet
Bruk av registre
Ved å bruke produkter og forretningspartnere i produktregisteret (kunder, leverandører, personer), kan du få generert allsidige rapporter pr. produkt og forretningspartner.
Opprett produktene i produktregisteret (salg og kjøp). Sjekk produktenes MVA-prosentsats og innstill eventuelle standardkontoer og standard dimensjoneringer for produktene. Lagre forretningspartnere i programmet, og innstill eventuelle standardverdier for dem.
Dataimport
11. Fyll ut bedriftens person-, kunde-, leverandør- og produktregistre manuelt eller ved å benytte deg av dataimport under punkt Administrasjon/Innlesing av data.
Regnskapsføring, oppstart
12. Etter å ha lagret opplysningene i forretningspartner- og produktregistrene, kan du begynne med å opprette fakturaer, foreta utbetalinger og utføre andre nødvendige funksjoner. Etter å ha tatt programmet i bruk kan du fremdeles lagre utgående balanse for forrige periode eller opplysninger for begynnelsen av året.
Procountor starter nummerering av hvert bilagstype fra nummer en. Ved ønske om å endre nummerrekkefølgen, vennligst kontakt kundeservice@finago.com. Utgående balanse for forrige periode lagres på periodens siste dato ved hjelp av journalbilag eller ved å benytte funksjonen Import av regnskapsdata. I forbindelse med lukking av perioden oppretter programmet automatisk inngående balanse for den neste regnskapsperiodens første dag.
▪ Om du ønsker å se alle åpne salgsfakturaer via Procountor, lagre alle fakturaer som er åpne på starttidspunktet i programmet. Husk også å lagre korrekte referanser, slik at mottatte KID-betalinger bli automatisk matchet mot korrekte fakturaer.
▪ Den første MVA-beregningen opprettes i programmet på den måneden som inneholder de eldste mva-belagte transaksjonene. NB! Dersom du har lagt inn MVA-belagte transaksjoner på en måned som faller under før den første MVA-måneden, husk å nullstille MVA-belagte transaksjoner før du oppretter den første MVA-beregningen, for å unngå at merverdiavgiften som inngår i disse bilagene, blir inkludert i beregningen.