Tilgangsrettigheter til forskjellige personer tildeles i bedriftens brukeradministrasjon. Brukertilgangen bestemmer hvilke funksjoner personen kan se i programmenyen og på funksjonslinjene i forskjellige vinduer.
NB! Bedriftens hovedbruker må sørge for at brukerne har nødvendig tilgang til Procountor-plattformen. En bruker som har Alle rettigheter kan redigere tilgangsrettighetene under punktet Bedriftens brukeradministrasjon. For eksempel under ferier bør man på forhånd sørge for at et nødvendig antall brukere har tilgang til blant annet å betale fakturaer osv. I spesialtilfeller ta kontakt med kundeservice: kundeservice@finago.com for mer informasjon.
For mer informasjon om hvordan en bruker legges til, les her.
Les mer om hvordan opprette reise- og utleggsregninger for en medarbeider med personalrolle
Med tanke på tilgangsrettigheter har man ferdig definerte roller, f.eks. ledelse / kontrollør. Dette kan brukes i situasjoner der ledelsen ikke ønsker å delta i oppdateringen av opplysninger, men man ønsker likevel å bla i systemopplysningene og utarbeide forskjellige rapporter.
Ferdige roller kan endres enkelt ved å endre standardvalg. Unntaket fra dette er Personalrolle, som ikke kan redigeres. Vi anbefaler at kun hovedbruker og hans/hennes stedfortreder har full tilgang til bedriftens brukeradministrasjon. Disse personene kan da endre brukertilgangen for alle personer.
Ingen roller har automatisk tilgang til å betale fakturaer.
Les mer om brukerrollenes tilgangsrettigheter.
Legge inn en ny bruker i bedriften
Man kan opprette brukere for bedriften ved å opprette ett nytt brukernavn eller ved å angi et eksisterende eksternt brukernavn som bruker. Dersom brukeren allerede har et brukernavn, anbefaler vi at man bruker det siste alternativet, slik at brukeren ikke behøver å bruke mer enn ett brukernavn. Les mer om hvordan man legger til brukere i Procountor her.
Første innlogging
Etter at en ny bruker er opprettet via Brukere og Brukerrettigheter i Procountor, vil den nye brukeren ha mottatt påloggingsinfo av den ansvarlige som opprettet brukeren, eller fått tilsendt påloggingsinfo pr epost og personlig passord tilsendt til sitt telefonnr via SMS. Brukeren bør skifte sitt personlig passord etter første innlogging via Egne opplysninger og innstillinger.
En bruker som er lagt til i bedriften bør informeres om at han/hun har fått tilgang til å logge inn i Procountor for den aktuelle bedriften. Hans/hennes brukernavn og passord forblir uendret.
Ved første innlogging via: https://secure.procountor.com/procountor/ vil brukeren først måtte registrere sitt brukernavn og personlig passord. Etter å ha valgt Neste må brukeren i neste bilde bekrefte opplysninger om navn og kontaktopplysninger. Etter å ha bekreftet opplysningene ved å velge Bekreft, må brukeren deretter velge om det skal benyttes A) Procountor Nøkkel app eller B) Engangspassord som ekstra sikkerhetsledd ved innlogging. Ved første gangs innlogging behøver ikke brukeren en liste over engangspassord, da det opprettes for ham/henne i samme forbindelse.
A) Dersom brukeren angir Procountor Nøkkel for innlogging vil en egen påloggingsveileder åpnes i neste bilde, hvor brukeren kan få tilsendt en link via SMS for installasjon av appen på sin telefon. Merk at det vil genereres Engangspassordliste for brukeren selv om Procountor Nøkkel angis som pålogginsmetode, da appen krever Engangspassord for aktivering. Les mer om hvordan man installerer Procountor Nøkkel appen her.
B) Dersom brukeren angir Engangspassordliste for innlogging vil brukeren i neste bilde kunne laste ned sin genererte Engangspassordliste som PDF- eller HTML-dokument. I HTML eller PDF-format kan listen skrives ut eller lagres lokalt på brukerens PC. Når brukeren åpner Engangspassordlisten vil listen åpnes i et seperat pop-up-vindu, og brukeren må derfor forsikre seg om at pop-up-vinduer er tillatt fra Procountor i sin nettleser. For mer informasjon om hvordan man tillater pop-up-vinduer, les her.
Personalrolle
Personalrollen gir brukeren kun tilgang til å fylle ut og se egne reise- og utleggsregninger. Vedkommende har ikke tilgangsrettigheter til andre deler av Procountor. Standardinnstillingene for Personalrollen kan ikke endres.
Når en bruker ikke har fått lagret et fødselsnummer under Administrasjon og egne opplysninger og innstillinger, vises denne meldingen til brukeren når han/hun åpner visningen Ny reise- og utgiftkrav.
Brukeren må derfor forsikre seg om at fødselsnummeret er lagt til under Egne opplysninger og innstillinger. Dersom man fortsatt ikke kan opprette en reise- eller utleggsregning, mangler personopplysningene i Personregisteret. For å komplettere opplysningene i Personregisteret må brukeren ta kontakt med hovedbrukeren.
Sletting av en bruker fra en bedrift
For å slette en bruker fra bedriften markerer man brukeren og velger knappen Slett.
Sletting av en bruker fra en bestemt bedrift påvirker ikke hans/hennes virksomhet i andre bedrifter hvor han/hun har tilgangsrettigheter.
Dersom en person er registrert som Person i forretningspartnerregisteret, påvirker ikke slettingen av brukernavnet opplysningene i registeret.
Dersom en bruker blir slettet fra bedriften og han/hun har vært registrert som attestasjonsansvarlig eller godkjenningsansvarlig for leverandørfakturaer i bedriftens basisopplysninger, i standardinnstillingene for en leverandør eller på listen over attestasjonsansvarlige, vil han/hun bli slettet fra de nevnte punktene, men ikke på eksisterende fakturaer.
Det er ikke mulig å slette bedriftens siste bruker som har alle tilgangsrettigheter til Bedriftens brukeradministrasjon.
Utskrift av brukeropplysninger
Ved å markere brukeren i venstre panel og klikke Åpne får brukeren tilgang til å laste ned utskrift av brukerrettighetene i eget excel- eller htmldokument.
Kopiere en brukerrettighet til en ny bruker
Det er mulig å kopiere en angitt brukerrettighet for en bruker og lime inn rettigheten for andre brukere. Man markerer først den brukeren man ønsker å kopiere brukerrettigheten til, velger Kopier rettighetene, markerer så den (de) brukeren (brukerne) man vil ha like rettigheter for, og velger Legg ved rettighetene.
Dimensjonsspesifikke begrensninger på brukernivå
Ved å markere en bruker, kan man velge knappen Dimensjoner for å angi visse begresninger på dimensjonsnivå for hver enkelt bruker i miljøet.
Da åpnes det et nytt vindu hvor det er listet opp miljøets registrerte dimensjoner på hovednivå (markert i grønt) og tilhørende dimensjonsverdier på rad-nivå. Ved å markere de dimensjonsverdier brukeren skal ha tilgang til, vil brukeren kun søke opp bilag som er tilknyttet de angitte dimensjonsverdier. Øvrige bilag som er knyttet til dimensjonsverdier som ikke er angitt for brukeren, vil ikke brukeren kunne søke opp i miljøet.
Ved å velge HTML knappen øverst i vinduet får man opp en ny fane i utskriftsvennlig format som gir en oversikt over dimensjonsspesifikke begrenseninger for brukeren.
Dette er en prisbelagt tjeneste i Procountor. For å få tilgang til dimensjonsspesifikke rettigheter, vennligst send forespørsel til kundeservice@finago.com.
Begrensninger i brukerrettighetene
For å gjøre det mulig å definere brukertilgangen på en allsidig måte finnes tilgangsgruppen Begrensninger i brukerrettighetene nederst på på siden. Disse valgene er deaktiverte som standardinnstilling, men ved hjelp av dem kan man begrense brukerens rettigheter mer utvidet enn en normal personalrolle.
En person kan for eksempel ha begrensninger til å kun opprette og redigere egne reise- og utleggsregninger ved å angi I bruk på begrensningen Kun egne reise- og utleggsregninger.
Dersom Kun egne fakturaer er i bruk, kan brukeren kun søke etter salgsfakturaer som han/hun selv har opprettet. For at oppretting av egne fakturaer overhodet skal være mulig, må brukeren ha fått tildelt tilgang til Ny salgsfaktura og Søk salgsfakturaer. Når dette valget er aktivert, vises under Sammendrag av opplysninger på Velkommen-siden først antall egne fakturaer og bak skråstreken totalt antall fakturaer.
Dersom Kun egne leverandørfakturaer er i bruk, kan brukeren kun søke etter leverandørfakturaer som han/hun selv har opprettet. For at oppretting av egne fakturaer overhodet skal være mulig, må brukeren ha fått tildelt tilgang til Ny leverandørfaktura og Søk fakturaer. Når dette valget er aktivert, vises under Sammendrag av opplysninger på Velkommen-siden først antall egne fakturaer og bak skråstreken totalt antall fakturaer.
Dersom Kun egne reise- og utleggsregninger er i bruk, kan brukeren kun opprette reise og utleggsregninger for seg selv. Dette forutsetter at det i Personregisteret er registrert en person med samme fødselsnummer som brukeren. Personen kan kun søke etter reise- og utleggsregninger som han/hun selv har opprettet eller som andre har opprettet for ham/henne. For å kunne behandle egne reise- og utleggsregninger behøver ikke personen noen tilgang til Personregisteret. Denne funksjonen tilsvarer reise- og utleggsregningsfunksjoner i en Personalrolle. Når dette valget er aktivert, vises under Sammendrag av opplysninger på Velkommen-siden først antall egne fakturaer og bak skråstreken totalt antall fakturaer.
Dersom Kun egne journalbilag er i bruk, kan brukeren kun søke etter journalbilag som han/hun selv har opprettet. For at oppretting av egne journalbilag overhodet skal være mulig, må brukeren ha fått tildelt tilgang til Nytt journalbilag og Søk fakturaer i brukertilgangen.
Dersom Kun tilgang til å lese i regnskapet er i bruk, har brukeren ikke tilgang til å redigere regnskapssidene. Åpningen av regnskapssider og visningen av dem defineres uavhengig av dette valget på samme vis som tidligere tilganger til faktura/bilagstype. Brukeren kan innstille dimensjonsopplysninger, selv om dette valget skulle være aktivert.
Dersom Kun tilgang til regnskapet er i bruk, kan brukeren redigere regnskapssidene for bilag, men ikke fakturasiden, og han/hun kan heller ikke opprette nye fakturaer. Brukeren kan se på fakturasider og redigere opplysninger på salgsfakturaer i visningen Spesialtilfeller, dersom han/hun ellers har tilgang til disse.
Dersom Kun søk etter egne attestasjoner er i bruk, kan brukeren under Søk bilag og Søk bilag for attestering kun søke etter leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger som han/hun er attestasjonsansvarlig eller godkjenningsansvarlig for. Når dette valget er aktivert, vises det kun fakturaer som ligger til attestasjon hos brukeren under Faktura til godkjenning på Velkommen-siden.