Siden Bruksinnstillinger inneholder en samling av bedriftsspesifikke brukerinnstillinger. Brukerinnstillinger kan redigeres under punktet Bruksinnstillinger i Administrasjon Bedriftens opplysninger.
Bruksinnstillinger
Beskrivelse av hver innstilling
Salgsfakturaens standard tilleggsopplysninger, blir automatisk lagt til i feltet Tilleggsopplysninger på nye salgsfakturaer og salgsordre. Det er plass til maksimum 500 tegn under standard tilleggsopplysninger. Standard tilleggsopplysninger vises ikke på massefakturaer eller på fakturaer for avtalefakturering. Standard tilleggsopplysninger vises på salgsfakturaer som er importert til programmet via Innlesing av materiale, dersom dataimporten ikke inneholder tilleggsopplysninger og kunden ikke har fått definert egne standard tilleggsopplysninger. Dersom kunden har fått definert egne tilleggsopplysninger, erstatter de disse dataene. Tilleggsopplysningene kan tastes direkte inn i feltet, eller man kan åpne et redigeringsvindu ved å klikke på 
knappen bak feltet. Da er det også mulig å bruke linjeskift. Linjeskift vises i feltet som \ -tegn.
Ved hjelp av innstillingen Sendemåte for salgsfakturaer og ordre defineres standard sendemåte når man bruker fakturakanal Post. Man kan velge om man ønsker å sende brevene som A-post eller B-post.
Innstillingen Kontering av salgsfakturaer påvirker standardkonteringen av salgsfakturaer. Som standard er dette krysset av, slik at salgsfakturaer konteres pr. rad. Ellers konteres de pr. postering. Om det er ønskelig bruke produktspesifikke standardkontoer eller dimensjoner på salgsfakturaer, må salgsfakturaene konteres pr. rad.
Innstillingen Kontering av leverandørfakturaer påvirker standardkontering av leverandørfakturaer. Som standard er dette krysset av, slik at leverandørfakturaer konteres pr. rad. Ellers konteres de pr. postering. Om det er ønskelig bruke produktspesifikke
standardkontoer eller dimensjoner på salgsfakturaer, må salgsfakturaene konteres pr. rad.
Innstillingen Kontering av leverandørfakturaer påvirker standardkontering av leverandørfakturaer. Som standard er dette krysset av, slik at leverandørfakturaer konteres pr. rad. Ellers konteres de pr. postering. Om man ønsker å bruke egne standardkonteringer for produktene på reise- og utleggsregninger, må dette være valgt.
Under innstillingen Standard fakturakanal for nye kunder, leverandører og personer, kan man angi hvilken fakturakanal som tilegnes nye forretningspartnere i miljøet automatisk. Her kan man velge Post, E-post, efaktura eller Sendes ikke.
Med innstillingen Kontrollmerknader på salgsfakturaer velger man om det kan legges til kontrollmerknader på salgsfakturaene. Hvis dette er valgt, er det i Søk etter bilag mulig å søke etter fakturaer basert på personen som har skrevet merknadene, antall merknader og teksten i merknaden. I søkeresultatet vises opplysninger om antall kontrollmerknader, personen som har skrevet merknadene og datoen. På siden Fakturaopplysninger vises knappen Kontr.merkn., og ved å klikke på denne kan man se på kontrollmerknader. Hver eneste bruker kan legge til én merknad, og man kan oppdatere og slette egne merknader. Som standard er dette ikke valgt.
Med innstillingen Leveringsbetingelser defineres det om man skal bruke leveringsbetingelser på fakturaene (Incoterms/Finnterms). Som standard brukes ikke leveringsbetingelser. Dersom valget aktiveres, vil fakturaene vise to nye felt.
Innstillingen Kontantrabatter for salg påvirker bruken av todelte betalingsbetingelser på salgsfakturaer og salgsordre samt i kunderegisteret. Ved å velge denne innstillingen kan man på salgsfakturaer og -ordre samt i kunderegisteret bruke betalingsbetingelser som spesifiserer netto forfallsdato samt forfallsdato og prosentsats for kontantrabatten.
Innstillingen Kontantrabatter for kjøp påvirker bruken av todelte betalingsbetingelser på leverandørfakturaer og innkjøpsordre samt i leverandørregisteret. Ved å velge denne innstillingen kan man på leverandørfakturaer og innkjøpsordre samt i leverandørregisteret bruke betalingsbetingelser som spesifiserer netto forfallsdato samt forfallsdato og prosentsats for kontantrabatten eller totalbeløpet (kun på fakturaer).
Med innstillingen Produkter som skal brukes på reiseregningen velger man om det er mulig å søke etter produkter for reiseregninger bare i Procountors produktregister. Hvis ikke dette er valgt, kan man også legge til rader manuelt. Standardkontoene for produkter som skal søkes i produktregisteret kan defineres under punktet Administrasjon > Regnskapsopplysninger > Standardkonteringer > Standardkonteringer for reise-/utleggsregninger.
Med valget Andre del av personnummeret på fakturaene definerer man om programmet skal spørre om personnummeret skal skjules på fakturaen. Alternativene er at programmet spør om personnummeret alltid skal skjules eller aldri. Standardinnstillingen er at personnummeret alltid skjules.
Innstillingen Forretningspartnergrupper på to nivåer avgjør om man skal ta i bruk metoden med hovedgrupper i forretningspartnerregisteret. Hovedgrupper er en forretningspartnergruppe på øvre nivå, hvor det kun kan legges til vanlige forretningspartnergrupper, men ikke forretningspartnere direkte. Hver enkelt forretningspartner kan tilhøre bare én enkelt forretningspartnergruppe under én bestemt hovedgruppe, men kan likevel tilhøre flere forretningspartnergrupper under forskjellige hovedgrupper. Hovedgrupper kan brukes som hjelp under alle søk etter forretningspartnere og forretningspartnergrupper. Hovedgruppene administreres på siden Hovedgrupper i registrene, som vises bare hvis denne innstillingen er aktiv. Som standard er ikke metoden med hovedgrupper i bruk.
Innstillingen Produktgrupper på to nivåer avgjør om metoden med hovedgrupper tas i bruk i produktregisteret En hovedgruppe er en produktgruppe på øvre nivå, hvor det kun kan legges til vanlige produktgrupper, dvs. ikke produkter direkte. Hvert enkelt produkt kan tilhøre bare én enkelt produktgruppe under én bestemt hovedgruppe, men kan likevel tilhøre flere produktgrupper under forskjellige hovedgrupper. Hovedgrupper kan brukes som hjelp under søk på produkter og produktgrupper. Hovedgruppene administreres på siden Produkthovedgrupper i registrene, som vises bare hvis denne innstillingen er aktiv. Som standard er ikke metoden med hovedgrupper i bruk.
Med innstillingen Automatisk søk velger man om søket i registeret for eksempel skal starte automatisk når man velger f.eks. forretningspartnertype, eller først når man klikker på Søk. Som standard er automatisk søk aktivert.
Når Komplettering av søk er valgt, fortsetter tekstsøkene kun fra slutten. Som standard er valget ikke aktivert, dvs. søkene kompletteres både fra begynnelsen og fra slutten. For eksempel vil et søk med “a” som navn på en forretningspartner hente alle navnene som inneholder bokstaven a. Hvis dette valget er krysset av, vil bare alle de forretningspartnere som begynner med bokstaven a bli med i søkeresultatet. Hvis denne innstillingen er valgt, men man likevel ønsker å søke etter alle forretningspartnere som inneholder bokstaven a, må søkekriteriet oppgis på formen ”*a”, hvor * -tegnet svarer til en hvilken som helst tegnstreng inkludert en tom én.
I alle tekstsøk kan man uavhengig av innstillingen Komplettering av søk fritt kombinere *- og ?-tegnet. Tegnet * svarer til en hvilken som helst tegnstreng, dvs. et søk på Pro*countor gir Procountor som søkeresultat. Tegnet ? svarer til et hvilket som helst enkeltstående tegn, dvs. det må alltid finnes et tegn. Da vil et søk på Pro?countor ikke gi Procountor som resultat. Hvis man som søkekriterium oppgir kun tegnet *, hentes de søkeresultater, hvor det i feltet er angitt noen form for informasjon. Også et mellomrom er informasjon, selv om det ikke synes.
Når innstillingen Opprette forretningspartnere er aktiv, opprettes en ny kunde eller leverandør i registeret automatisk i forbindelse med at den første fakturaen lagres. Før en ny forretningspartner opprettes, sjekkes det at forretningspartneren ikke allerede finnes i registeret (med samme org.-nummer, kundenummer eller navn- og adresseopplysninger), og hvis partneren finnes, matches fakturaen mot denne.
Når innstillingen Automatisk tildeling av nummer til kunder er slått på, får en ny leverandør automatisk generert et kundenummer som er ett nummer større enn det største kundenummeret for leverandører som er i bruk.
Når innstillingen Automatisk tildeling av nummer til leverandører er aktivert, får en ny leverandør automatisk generert et kundenummer som er ett nummer større enn det største kundenummeret for leverandører som er i bruk.
Når innstillingen Automatisk tildeling av nummer til personer er slått på, får en ny person automatisk generert et kundenummer som er ett nummer større enn det største kundenummeret for personer som er i bruk.
I Varselinnstillinger huker man av hvis man ønsker advarsel hvis man prøver å spare kvitteringen til en økonomisk periode som ikke eksisterer.
I Integrasjonsinnstillinger huker man av om det er ønskelig å bruke applikasjonen "Procountor Mobile" for miljøet. Her kan man også få en liste over aktive procountor mobile brukere som er tilknyttet miljøet.
I Tilgang til kundeservice kan man huke av boksen Tillat kundeservice å få tilgang til miljøet for problemløsning. Dersom denne boksen er huket av, vil kundeservice-konsulenter kunne aktivere innsynsrett til Procountor-miljøet ved behov (og etter avtale med kunden). For eks, dersom man har en pågående support-sak med kundeservice og en kundeservice-konsulent trenger innsyn i miljøet for å løse problemet. Kundeservice-konsulentene vil alltid sørge for å fjerne sin innsynsrett så fort de ikke lenger trenger innsynsretten, og innsynsretten vil senest forsvinne etter noen timer etter at kundeservice-konsulenten har lagt til sin egen bruker for innsyn i miljøet. All aktivering av innsynsrett blir loggført, og kundeservice-konsulenter kan ikke opprette, redigere/endre eller slette noe som helst av data i miljøet, kun innsyn av eksisterende data.
Balansekode på regnskapssidene
Innstillingen Balansekode på regnskapssidene kan krysses av, noe som gjør at balansepostens identifikatorer vises på regnskapssiden. Med balansepostens identifikator kan man kombinere posteringer i forskjellige balanser med hverandre. Etter posteringsspesifikasjonen på regnskapssiden blir det generert et nytt felt Balansepost på radnivå (opptil 255 tegn fri tekst), hvis den foran nevnte brukerinnstillingen er valgt. Balanseposten kan da redigeres med alle balanseposteringer.
På journalbilaget og i Lagringsverktøyet samt på regnskapssiden for andre bilagstyper kan man i menyen Balansepostens identifikator velge en forretningspartner og de åpne bilagene som hører til forretningspartneren. Hvis det ikke velges noe bilag, fastsettes det som verdi type og nummer for bilaget som er laget i feltet Balansepostens identifikator (Faktura). Feltet Balansepostens identifikator (Faktura) kan redigeres som tekst når det er krysset av for rediger balansepostens identifikatorfelt som tekst. På regnskapssiden for kontoutskrift- og KID-betalingstransaksjoner genereres balansepostens identifikator automatisk, hvis en betalt faktura finnes i Procountor og betalingen er matchet mot fakturaen. På regnskapssiden bak knappen Søk tilsvarende identifikatorer for balanseposten vises en liste over bilag med samme identifikator for balanseposten.
I regnskapsrapportene vises Balansepostens identifikator i én kolonne, f.eks. i posteringsjournalen og hovedboken. Ved å klikke Søk åpne balanseposter i Balansespesifikasjonen finner man de balanseposteringer i periodiseringsjournalen samt i de andre bilagene som inneholder balanseposter, som ikke innen sluttdatoen for spesifikasjonene er kvittert ut. Reskontrorapporten for forretningspartnere lister opp transaksjonene etter balansepostens identifikator.
Leveringsperiode per fakturarad
Huk av bojsen Aktiver periode per fakturarad dersom man ønsker å ta hensyn til seperate leveringsperioder på rad-nivå ved periodisering av faktura.
Dimensjonsinnstillinger
Antall dimensjoneringer-feltet angir hvor mange dimensjons-titler som kan påføres et bilag i miljøet. Innstillingen for dimensjoner vises i Dimensjons-siden (Gå til > Dimensjoner) samt Regnskaps-siden (Gå til > Regnskap) på bilag. Man kan også angi dimensjoner for forretningspartnere og produkter. Alternativene er 1, 2, 4, 6, 10, 14, 20, 30 og 40 stk dimensjons-titler. Standard i systemet er 4, som betyr at man kan maksimum fordele 4 dimensjons-titler (tilknytted en dimensjon) på ethvert bilag, forretningspartner eller produkt.
Vi legger sammen standarddimensjonene-feltet angir om standarddimensjonene på forretningspartnere og/eller produkter skal slås sammen på bilag. Standarden i miljøet for denne innstillingen er Nei, som betyr at standarddimensjonene ikke vil slås sammen og produktets standarddimensjon vil brukes som standard når det opprettes bilag tilknyttet produktet. Dersom et produkt ikke har en standarddimensjon, vil forretningspartnerens standarddimensjon benytttes. Angi denne innstillingen til Ja dersom du ønsker å slå sammen standarddimensjonene. Det vil si, bruke både standarddimensjonene til produkter og standarddimensjonene til forretningspartnere (for dimensjoner som ikke har blitt spesifisert som standard for produkter).
Dokumenter
Huk av for Aktiver dokumenter i miljøet om det er ønskelig å benytte denne funksjonen i Procountor.
Godkjenningsrundens innstillinger
Valget Godkjenningsrunde for fakturaer er en egenskap som gjør det enkelt å sirkulere leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger fra en attestasjonsansvarlig til en annen og videre til de godkjenningsansvarlige. Hvis en godkjenningsrunde er i bruk er det fakturaspesifikt mulig å fastsette attestasjons- og godkjenninsgansvarlige for fakturaene. E-postadressene til de attestasjons- og godkjenningsansvarlige bør være lagt inn under brukerens egne opplysninger, om man ønsker at de mottar en påminnelse på e-post om fakturaer som skal attesteres/godkjennes. NB! Det blir også sendt en e-postmelding om en mottatt leverandørfaktura når Godkjenningsrunde ikke er slått på og man har definert enten én attestasjonsansvarlig eller godkjenningsansvarlig under Brukerinnstillinger.
Personen som har opprettet en faktura kan ved å klikke Send på rundgang sende en påminnelse med e-post til de attestasjons-/godkjenningsansvarlige. En påminnelse om en eFaktura, i likhet med en faktura som har kommet via skannetjenesten, sendes automatisk med e-post til de attestasjonsansvarlige. Når alle attestasjonsansvarlige har kontrollert fakturaen, blir dens status endret til En påminnelse om en attestert faktura sendes til godkjenningsansvarlig.
Påminnelsesmeldinger blir sendt fra Procountor med regelmessige mellomrom til de attestasjonsansvarlige. Dersom det står flere påminnelser i kø til den samme attestasjons-/godkjenningsansvarlige, vil meldingene bli samlet i samme e-postmelding. Av denne grunn mottar ikke attestasjons- eller godkjenningsansvarlige nødvendigvis umiddelbart en påminnelse med e-post, når den som har opprettet fakturaen har klikket Send på rundgang.
Med søketypen Søk bilag for attestering i Søk bilag er det ved bruk av godkjenningsrunde mulig å søke de leverandørfakturaer som venter på egen attestasjon eller godkjenning. Ved utvidet personaltilgang er det mulig å definere at brukeren i Søk
bilag kan søke bare etter leverandørfakturaer som venter på egen attestasjon eller godkjenning.
Innstillingen Sirkulering og godkjenning av leverandørfakturaer avgjør om godkjenningsrunde for leverandørfakturaer er i bruk. Som standard er innstillingen ikke aktivert. Hvis runden ikke er i bruk, vises ingen funksjoner eller felter knyttet til denne. Selv om ingen godkjenningsrunde skulle være i bruk, kan leverandørfakturaer attesteres og godkjennes.
Innstillingen Sirkulering og godkjenning av reise- og utleggsregninger avgjør om godkjenningsrunde for reise- og utleggsregninger er i bruk. Som standard er innstillingen ikke aktivert. Hvis runden ikke er i bruk, vises ingen funksjoner eller felter knyttet til denne. Selv om ingen godkjenningsrunde skulle være i bruk, kan reise- og utleggsregninger attesteres og godkjennes.
Med innstillingen Godkjenningsrundens rekkefølge defineres det om attestasjonen og godkjenningen må skje i rekkefølge.
Hvis innstillingen godkjenninsrundens rekkefølge er aktivert, sendes en e-postmelding om fakturaen som venter på attestasjon til første attestasjonsansvarlige når fakturaen sendes på rundgang og når han/hun har attestert fakturaen, sendes en melding til neste attestasjonsansvarlige og så videre. Først etter siste attestasjonsansvarlige blir statusen Attestert. Hvis en person, som ikke er neste attestasjons- eller godkjenningsansvarlige for fakturaen, attesterer eller godkjenner fakturaen, vil systemet varsle om dette. Hvis innstillingen er aktivert og fakturaen attesteres av en person som ikke er neste attestasjonsansvarlig, blir statusen til fakturaen endret til Attestert, selv om ikke alle attestasjonsansvarlige skulle ha attestert fakturaen.
Hvis innstillingen godkjenningsrundens rekkefølge ikke er aktivert, sendes det en melding til alle attestasjonsansvarlige når fakturaen sendes på rundgang og det har ingen betydning i hvilken rekkefølge de attesterer fakturaen. Først etter alle attestasjonsansvarlige blir statusen til fakturaen Attestert. Det samme gjelder godkjenningsansvarlige.
Med innstillingen Betaling kan man hindre at en faktura blir betalt før den er godkjent.
Ved å huke av innstillingen Matching av innkjøpsordre og leverandørfakturaer vises i visningen Attestasjon en dialogboks, hvor man kan søke etter en innkjøpsordre som skal matces mot en leverandørfaktura. Dette brukes hvis hvis man for eksempel ønsker å matche en ankommet eFaktura mot en eksisterende innkjøpsordre. Funksjonen matcher altså hele innkjøpsordren mot leverandørfakturaen, dvs. at radvis matching ikke er mulig.
Med innstillingen Maks. antall personer som kontrollerer definerer man hvor mange attestasjonsansvarlige som maksimalt kan defineres.
Med innstillingen Maks. antall personer som godkjenner definerere man hvor mange godkjenningsansvarlige som maksimalt kan defineres.
Med valget Kontrollørliste kan man på en ferdig definert liste over attestasjonsansvarlige velge attestasjons- og godkjenningsansvarlige.
Attestasjonsansvarlig for en faktura og godkjenningsansvarlig for en faktura blir standard for leverandørfakturaer og reise- og utleggsregninger ved bruk av godkjenningsrunde hvis fakturaen lages på en tom mal eller for en forretningspartner, som ikke har fått definert individuelle attestasjons- eller godkjenninsansvarlige. Det lønner seg å definere den mest generelt brukte godkjenningsrunden under Bedriftsopplysninger. Godkjenningsrunder kan også defineres leverandør-, person- eller fakturaspesifikt.
Les mer om godkjenningsrunde for fakturaer.
Innstillinger for inkasso- og rentekostnader
Innstillingen Inkasso- og rentekostnader avgjør om automatisk behandling av inkasso- og rentekostnader er aktivert. Som standard er innstillingen ikke aktivert.
Under punktet Inkassokostnadenes produkter velger man for hvilket produkt i salgsproduktregisteret som inkassokostnadene kreves inn for. Hvis intet produkt er valgt, er ikke automatisk behandling av inkassokostnader i bruk.
Under punktet Forsinkelsesutgiftenes produkt velger man for hvilket produkt i salgsproduktregisteret som forsinkelsesrentene kreves inn for. Hvis intet produkt er valgt, er ikke automatisk behandling av forsinkelsesrenter i bruk.
I feltet Forsinkelsutgiftenes dagsmargin fortelles det hvor mange dager betalingstid som gis etter forfallsdato.
I feltet Minimumssum for beregning av forsinkelsesrente defineres det hva som anses som standard forsinkelsesrente når det i forretningspartnerregisteret opprettes en ny kunde eller en ny salgsfaktura på en tom mal. Hvis ingen verdi er definert, går Procountor ut i fra at forsinkelsesrenten er den til enhver tid gjeldende forsinkelsesrente i henhold til renteloven.
I feltet Standard betalingsvilkår for salgsfakturaer defineres hva som er standard betalingsvilkår når en ny kunde opprettes i forretningspartnerregisteret, når man oppretter en ny salgsfaktura på en åpen mal eller man oppretter en massefaktura. Hvis ingen verdi er definert, går Procountor ut i fra at betalingsvilkåret er 10 dager.
I feltet Standard type betalingsvilkår for salgsfakturaer angir man standard for når betingelser skal gjelde.
I feltet Standard forsinkelsesrente for salgsfakturaer angir man standard rente for salgsfakturaer.
Les mer om inkasso- og rentekostnader.