I visningen Bedriftsopplysninger fyller man ut opplysninger om bedriften. Opplysningene som er lagret her utnyttes i forbindelse med flere programfunksjoner. Vi anbefaler å redigere bedriftens basisopplysninger aller først.
Basisopplysninger
Bedriftens navn og adresseopplysninger må alltid fylles ut. De vises i sin helhet eller delvis i forskjellige utskrifter, bl.a. i rapportoverskrifter, i materiale som sendes i elektronisk form og under kontaktopplysninger i nedre kant på fakturaene. Som adresse på fakturaene vises gateadresse, postboks, postnummer og -sted, men ikke faktureringsadresse.
I feltet Regnskapsbyråets navn står navnet på regnskapsbyrået som bedriften bruker. Denne opplysningen må enten oppdateres av Procountor, eller vil vises om det er regnskapskontoret som har opprettet miljøet til kunden (og regnskapskontoret sitt miljø allerede er definert som et regnskapskontor). Denne informasjonen kan med andre ord ikke kunden endre selv. Skulle det være feil i opplysningene som gjelder regnskapsbyrået til deres bedrift, vennligst gi beskjed til kundeservice@finago.com.
Adressen til hjemmesiden vises under kontaktopplysningene nederst på fakturaene som sendes ut.
Org.nr. angis under punkt Bedriftens Org.nr. Velg alternativet NO i menyen om bedriften er norsk. Du kan velge et tomt alternativ dersom bedriften ennå ikke har fått tildelt et Org.nr. Skriv selve nummeret i det tomme feltet som står ved siden av menyen. Dersom Org.nr. ikke er angitt, kan deler av ProCountors funksjoner ikke brukes. MVA-nummer, som er basert på Org.nr., genereres nederst på fakturaene under bedriftsinformasjon.
Hvis bedriften er registrert i Foretaksregisteret, krysses det av for valget Registrert i Foretaksregisteret, og da vil teksten Foretaksregisteret vises før org.nr på salgsfakturaene.
Hvis bedriften er registrert i MVA-registeret, må organisasjonsnummeret inneholde både teksten NO og MVA, for eksempel NOXXXXXXXXXMVA.
Eksempler på hvordan opplysningene på salgsfakturaene vises:
- Bedriften er registrert i Foretaksregisteret og i MVA-registeret
Foretaksregisteret: NO XXX XXX XXX MVA
- Bedriften er registrert i Foretaksregisteret
Foretaksregisteret: NO XXX XXX XXX
- Bedriften er registrert i MVA-registeret
Orgnr: NO XXX XXX XXX MVA
Under punktet Avtaletype vises hvilken type avtale bedriften har inngått om bruken av Procountor. Avtaletypene er enten testbruk eller produksjonsbruk. Det er kun Procountor som kan aktivere til produksjonsbruk, og miljøet vil settes til produksjonsbruk etter avtalt produksjonsdato.
Regnskapets bransje står vanligvis tomt hos vanlige bedrifter.
Når det gjelder valutakurs betyr Procountor-kurs at bedriften bruker den samme valutakursen hele året. Å bruke Procountor valutakurs gjør det enklere å bruke systemet, fordi da slipper man å korrigere regnskapet pga. kursvariasjoner. Bedriften kan også velge månedens siste dag som valutakurs eller valutakurs på inneværende dag. Procountor henter ferske valutakurs fra banken hver dag. Valutakurs som Procountor bruker er imidlertid ikke den samme som kontoen debiteres med. Når betalinger sendes til banken i en annen valuta enn euro, debiterer banken alltid et beløp fra kontoen til valutakurs i vekslingsøyeblikket. Dette betyr at banken oppdaterer alltid betalinger til riktig valutakurs.
Om man ønsker at bedriftens logo skal vises på fakturaer eller andre utskrifter, kan man legge den til under punktet Administrasjon > Bedriftsopplysninger > Fakturamalens innstillinger. Logoen erstatter bedriftens navn på fakturaer.
Man kan velge enten norsk, engelsk, svensk eller finsk som bedriftens språk. Valg av bedriftens språk definerer samtidig også språket som brukes på fakturamalen, produktene på reise- og utleggsregninger og språket i regnskapsrapportene. Bedriftens språk påvirker altså språket i dataene, mens hver bruker kan selv velge programmets bruksspråk.
Ved å klikke Egne informasjonsdokumenter åpnes en visning hvor man kan registrere egne meldinger som vises for bedriftens brukere i vinduet Nyhetsmeldinger på forsiden.
Kontaktpersoner
I programdelen Kontaktpersoner vises kontaktopplysningene til bedriftens administrerende direktør, styreleder, regnskapsfører, datavernleder og Procountors hovedbruker. Disse opplysningene utnyttes blant annet i Procountors informasjonsformidling og som standardopplysning.
Navnet på kontaktpersonen for fakturering blir navnet på kontaktpersonen i skattemeldingens utskriftsvennlige format. Kontaktpersonens navn oppgis ikke i elektroniske meldinger.
Det er viktig å fylle ut e-postadressen til kontaktpersonen for fakturering i bedriftens basisopplysninger. Denne opplysningen vises for eksempel under kontaktopplysningene nederst på fakturaene som sendes. Opplysningen er standardinnstilling som forsendelsesadresse på fakturaer som sendes som e-post. Merk at om det ikke legges inn en adresse i dette feltet, brukes adressen: procountor@procountor.com som standard sendingsadresse.
Det er viktig å fylle ut telefonnummeret til kontaktpersonen for fakturering i bedriftens basisopplysninger. Denne opplysningen vises f.eks. i kontaktopplysningene nederst på fakturaene som sendes.