Bedriftens opplysninger , går man videre til den nye bedriftens brukeradministrasjon under Administrasjon > Brukere og brukertilgang for å opprette brukernavn og passord og brukerprofiler for bedriftens brukere.
Hver bruker som opprettes kan i samme bilde opprettes som ny eller kobles til eksisterende person i Personregisteret. (Alternativt legges inn separat i Personregisteret under punkt Registre > Personregister). Deretter kan brukeren opprette både reise- og utleggsregninger for seg selv.
Legge inn en ny bruker
Brukertilgang
Under Bedriftens brukeradministrasjon, punkt Administrasjon > Brukere og brukerrettigheter, tildeles forskjellige brukere tilgangsrettigheter. Brukerens tilgangsrettigheter avgjør hvilke funksjoner som vises i menyen. Avhengig av definert brukertilgang kan brukeren benytte seg av forskjellige funksjoner.
For å definere brukertilgang kan man velge mellom forskjellige roller: Personale, Salg, Innkjøp, Betalingstrafikk, Entrepenør, Regnskapsfører, Revisor/Inspektør eller Redigert (viser til egendefinert rolle). Ferdige roller kan endres enkelt ved å endre standardvalg. Unntaket fra dette er Personalrolle, som ikke kan redigeres. Vi anbefaler at kun hovedbruker (og hans/hennes stedfortreder) har full tilgang til bedriftens brukeradministrasjon. Disse personene kan da endre brukertilgangen for alle personer. Ingen roller har automatisk tilgang til å betale fakturaer.
I en personalrolle har brukeren kun rett til å opprette og se egne reise- og utleggsregninger og redigere egne personopplysninger.
NB! For at en bruker med Personalrolle kan opprette reise- og utleggsregninger, må hans/hennes komplette fødselsnummer være lagret under egne opplysninger (Administrasjon > Egne opplysninger og innstillinger) samt i bedriftens Forretningspartnerregister hvor han/hun finnes registrert som en Person.
Hovedbruker har full tilgang til alle funksjoner, unntatt betalingsformidling. Hver bedrift må ha minimum én Hovedbruker. Ledelse / attestasjonsansvarlig -rollen kan brukes i situasjoner hvor ledelsen ikke ønsker å bli involvert i oppdatering av opplysninger, men ønsker likevel å bla i systemopplysninger og opprette rapporter basert å disse.
Man behøver ikke å definere en rolle for en bruker, men rollen kan være Redigert.
Legge inn en ny bruker
Man kan legge til en bruker for en bedrift enten ved å opprette et nytt brukernavn eller ved å innstille et eksisterende brukernavn som bruker. Dersom brukeren allerede har et brukernavn anbefaler vi å bruke innstillingen Legg til ekisterende bruker, slik at brukeren slipper å bruke mer enn et brukernavn. Man kan legge til brukere under punkt Administrasjon > Brukere og brukertilgang ved hjelp av knappen Opprett ny bruker eller Legg til eksisterende bruker.
For å opprette en ny bruker, velg punkt Opprett ny bruker i den øverste menyen. Man får opp et skjema man skal fylle ut. Procountor genererer et forslag til brukernavn på bakgrunn av fornavn og etternavn, men dette kan også endres etter behov (såfrem brukernavnet allerede ikke er i bruk). Når opplysningene er registrert og man har trykket Klar, vil Proocuntor sende ut innloggingsopplysninger til registrert epostadresse samt personlig passord til registrert mobiltelefonnummer. Man kan også velge å levere informasjon selv til brukeren ved å angi Lever personlig til brukeren. Brukeren kan senere selv redigere opplysningene på siden Administrasjon/ Egne opplysninger og innstillinger. Et fødselsnummer som inkluderer personnummer og som er angitt riktig en gang, kan ikke endres eller slettes senere.
Et eksisterende brukernavn kan kobles til bedriftens brukere ved å velge alternativet Legg til eksisterende bruker. Programmet spør etter ønsket brukernavnet som skal legges til, og dersom dette eksisterer, vil navnet bli lagt til bedriftens brukere etter at man har svart på et bekreftelsesspørsmål. Uansett hvilken metode som brukes for å legge til nye brukere, har ikke den nye brukeren tilgang til noen av funksjonene.
Brukertilgang innstilles under punkt Administrasjon > Brukere og brukerrettigheter ved først å velge brukeren som er lagt til, og deretter angi brukerens rettigheter i fanene til høyre i bildet. Velg først en passende rolle og endre standardvalg ved behov. Dersom brukeren skal ha rollen Redigert, må man selv innstille passende tilgang for brukeren. Etter å ha definert brukertilgang, velg Lagre.
Ved første innlogging via: https://secure.procountor.com/procountor/ vil brukeren først måtte registrere sitt brukernavn og personlig passord. Etter å ha valgt Neste må brukeren i neste bilde bekrefte opplysninger om navn og kontaktopplysninger. Etter å ha bekreftet opplysningene ved å velge Bekreft, må brukeren deretter velge om det skal benyttes A) Procountor Nøkkel app eller B) Engangspassord som ekstra sikkerhetsledd ved innlogging. Ved første gangs innlogging behøver ikke brukeren en liste over engangspassord, da det opprettes for ham/henne i samme forbindelse. Les mer om påloggingsveilederen for første gangs pålogging her.
Legge en person til personregisteret
Bedriftens medarbeidere kan i tillegg til å opprettes automatisk ved opprettelse av brukere, også legges til i Personregister via Registre > Personregister i programmenyen.
Velg Legg til og fyll inn dataene.