Med det regnskapsmessige starttidspunktet menes det tidspunktet da man begynner å bruke Procountor for å føre regnskapet. I forbindelse med oppstarten av Procountor lagres referansedata for forrige regnskapsperiode og regnskapskontoenes saldoer for dagen forut for det regnskapsmessige starttidspunktet.
Lagring av referansedata:
1. Lagre saldoene for resultatregnskap og balanse.
2. Lukke regnskapsperiode.
3. Overføring av resultat for regnskapsperioden.
4. Lagre saldoene på datoen før regnskapsmessig oppstarttidspunkt.
5. Tallene sjekkes.
6. Lukk oppfølgingsperiodene.
Lagre saldoene for resultatregnskap og balanse
Lagre saldoene for resultatregnskap og balanse på forrige regnskapsperiodens siste dato. Opplysningene hentes enten med et journalbilag eller ved å bruke en overføringsfil for regnskapsdata.
Lukke regnskapsperiode
Regnskapsperioden lukkes og da genereres automatisk et kontoåpningsbilag basert på opplysningene for den første datoen i inneværende regnskapsperiode.
Overføring av resultat for regnskapsperioden
Ved hjelp av kontoåpningsbilag som genereres i forbindelse med lukking av regnskapsperioden, blir resultat for forrige regnskapsperiode registrert på en regnskapskonto som heter Regnskapsperiodens resultat. Overfør totalbeløpet ved hjelp av en journal til regnskapskonto som heter Resultat for tidligere regnskapsperioder (overskuddet føres til debet på Regnskapsperiodens resultat og til kredit på Overskudd/underskudd fra tidligere perioder. Underskudd skal føres tilsvarende, dvs. til debet på Regnskapsperiodens resultat og til kredit på Overskudd/underskudd).
Lagre saldoene på datoen før regnskapsmessig oppstarttidspunkt
Lagre saldoene for resultatregnskap og balanse på dagen forut for det regnskapsmessige starttidspunktet. Husk å lagre på balanse-siden bare endringer i inneværende regnskapsperiode eller nullstill situasjonen av og til. Opplysningene hentes enten med journalen eller med journalen ved å utnytte en overføringsfil for regnskapsdata.
Tallene sjekkes
Sjekk ved hjelp av regnskapsrapportene at tallene i resultatregnskapet og balansen er riktige. Husk å oppdatere rapporteringsdatabasen.
Lukk oppfølgingsperiodene
Det er viktig å lukke oppfølgingsperiodene slik at startsituasjonen ikke endres.
Regnskapssaldoene kan lagres enten med journalen eller med journalbilaget ved å bruke import av regnskapsdata. Det lønner seg å bruke en importfil når det er mange rader.
NB! Når både resultatregnskapets og balansens saldoer importeres til programmet med samme bilag, må ikke resultatet i det øyeblikk bokføres i resultatregnskapet eller balansen. Procountor beregner automatisk resultatet for regnskapsperioden basert på posteringene. Hvis resultatregnskapet og balansen importeres til programmet med forskjellige bilag, kan regnskapsperiodens resultat bokføres på regnskapskontoen Regnskapsperiodens resultat.
Med journalbilag
1. Et nytt journalbilag opprettes i programmet under punktet Regnskap > Nytt journalbilag.
2. Journalen gis for eksempel navnet Regnskapssaldoer dd.mm.åååå og journalen gis denne dato.
3. Posteringene på journalbilaget tastes inn ved å klikke Legg til post.
4. I Regnskapsverdi-feltet registreres summen av regnskapskontoens saldo. Debet-saldoer tastes inn med positivt fortegn og kredit-saldoer med negativt fortegn.
5. Som posteringsspesifikasjon kan man skrive tilleggsopplysninger om åpningssaldoen. Når postene er tastet inn, klikker man Lagre. Hvis det er mange rader, er det lurt å lagre opplysningene kontinuerlig.
6. Etter at radene er tastet inn må bilagets sum være 0,00 NOK.
Journalbilag, ved å bruke import av regnskapsdata
1. Regnskapskontoenes saldoer importeres til programmet ved hjelp av en overføringsfil for regnskapsdata, og basert på denne genererer programmet et journalbilag i regnskapet.
2. Lagre opplysningene i Excel i samsvar med overføringsfilen for regnskapsdata: Innlesing av materiale.
* Lagre regnskapskontoen som finnes i kontoplanen i ProCountor i A-kolonnen, Lagre forklarende tekst i B-kolonnen, f.eks. navn og nummer på regnskapskontoen fra det gamle regnskapssystemet, for at du skal få disse opplysningene med på posteringsspesifikasjonen.
* Lagre summen i C-kolonnen (Debet-saldoer i regnskapskontoene tastes inn med pluss og kredit-saldoer med minus. Totalsummen av konteringene av bilaget må være 0,00 NOK.
* D- og E-kolonnene kan ved behov brukes til å importere dimensjonsopplysninger.
3. Lagre den ferdige Excel-filen på din egen maskin i csv-format.
4. Hent filen på maskinen din under punktet Administrasjon > Innlesing av materiale > Import av regnskapsdata.
5. I forbindelse med dataimporten oppgis dato for journalen og journalen godkjennes.
6. Importen av regnskapsdata genererer et ferdig journalbilag, som ved behov fortsatt kan redigeres.
NB! Referansedata kan tastes inn månedsvis for hver eneste måned i regnskapsperioden slik at saldoene som skal lagres består av endringene i saldoene for den aktuelle måned.