Etter å ha logget inn i Procountor åpnes en forside, som brukeren kan redigere slik han/hun ønsker ved å velge selv de opplysninger som skal vises på forsiden.
Endre bedrift
For å endre Procountor-miljøet velger man ønsket bedrift fra menyen øverst til høyre, og klikker på miljøets navn. Navnet på bedriften som brukeren har logget seg inn på, vises alltid øverst til høyre i Procountor.
Tilpass forsiden
Tilpass forsiden-knappen åpner et vindu hvor man kan velge forsidens snarveier (widgets) og opplysninger som brukeren ønsker å følge.
Her kan man velge mellom følgende snarveier:
- Nyhetsmeldinger
- Opprette en faktura
- Nye kvitteringer
- Registrering av fakturerbart arbeid
- De siste fakturaene.
- Salgsutvikling - forretningspartnertransaksjoner
- Saldo på bankkontoer
- Hurtiglenker
- Eget notat
- Fakturaer til godkjenning
- Oppfølging av kasse og reskontro
- Resultatoppfølgning
- Finansiell oppfølging
- CRM oppgaver
- Utvikling av omsetning og resultat
- Ubetalte fakturaer
- Ubetalte leverandørfakturaer
Nyhetsmeldinger
I snarveien Meldinger vises både regnskapskontorets kundemeldinger, bedriftsspesifikke meldinger som brukeren har lagret, som f.eks. aktuelle nyheter fra Procountor som alle brukere av Procountor kan se. Meldinger som er spesielt viktige, er fremhevet med rødt.
I snarveien vises overskriften og datoen av meldingen på hver enkelt rad. Meldingen kan åpnes ved å klikke på raden.
Ved å klikke på Tannhjulet som befinner seg øvers til høyre i hver enkelt snarvei åpnes en ny visning hvor man kan legge til, redigere og slette egne bedriftsspesifikke meldinger via Egne meldinger. Ved å klikke Legg til i visningen åpnes et nytt vindu hvor man definerer opplysningene i meldingen, dvs. språk, gyldighetsperiode samt overskrift og i tillegg kan man velge å skjule eller fremheve meldingen. Widgeten muliggjør også en lett forming av teksten, dvs. fet skrift ved å skrive tegnene ' ' ' (uten mellomrom) i starten og slutten av teksten som skal ha fet skrift eller kursivering ved å skrive tegnene ' ' (uten mellomrom) i starten og slutten av teksten som skal kursiveres. I meldingen kan det også legges til en lenke, som identifiseres i http-teksten innenfor [ ]-tegnene. Hvis tegnet * finnes i begynnelsen av raden, behandles raden som en del av en liste og foran teksten skrives listetegnet.
Meldingen som skal opprettes kan forhåndsvises før lagring ved å klikke Forhåndsvisning under tekstfeltet Melding.
Opprette ny faktura
Snarveien Oppretting av en ny faktura legger til et skjema på forsiden, og ved hjelp av dette kan man enkelt opprette en ny salgs- eller innkjøpsfaktura. Funksjonen er nyttig for brukere som oppretter mange fakturaer. Når forhåndsopplysningene for fakturaen er valgt eller fylt ut, velges Sett opp ny faktura, og da går man over til fakturavisningen
Nye kvitteringer
Via snarveien Nye kvitteringer dukker kvitteringer som er registrert i appen Procountor Mobile opp. Ved å markere en kvittering, kan man velge å opprette reiseregning eller utgiftskrav.
Registrering av fakturerbart arbeid
Via snarveien Registrering av fakturerbart arbeid kan man legge inn arbeid som skal faktureres, registrert på en kunde og person. Les mer om fakturering av arbeid her.
De siste fakturaene
Via snarveien De siste fakturaene kan man få en oversikt over de siste faktura som har blitt registrert i miljøet.
Salgsutvikling - forretningspartnertransaksjoner
Denne snarveien viser til total sum for forretningspartnertransaksjoner på salgssiden i miljøet.
Saldo på bankkontoer
Snarveien Saldo på bankkontoer viser nåværende saldo på bankkontoene som er registrert i miljøet. Data hentes på bakgrunn av informasjon som Procountor mottar fra banken.
Hurtiglenker
Snarveien Hurtiglenker kan tilpasses slik at man velger de snarveiene man benytter mest. Klikk på tannhjulet i øverste høyre hjørne for å tilpasse hvilke snarveier du ønsker.
Eget notat
I snarveien Eget notat kan brukeren skrive egne personlige notater. Notatene er bruker- og bedriftsspesifikke. Man kan skrive direkte i feltet ved å klikke på selve snarveien.
Fakturaer for godkjenning
I widget Fakturaer for godkjenning kan man se hvor mange leverandørfakturaer og reise- eller utleggsregninger som venter på attestasjon og godkjenning . Fakturaer som vises er avhengige av brukertilgang.
Fra visningen kan man få direkte tilgang til visningene Kontroll av faktura eller Kontroll av flere fakturaer.
Les mer i snarveien Fakturaer for godkjenning.
Oppfølging av kasse og reskontro
Ved hjelp av snarveien Oppfølging av kasse og reskontro ser brukeren saldoene på bankkontoene, salg som forfaller og er forfalt, innkjøp samt bilag som skal betales (reise- og utleggsregninger samt omsetningsoppgaver).
Snarveien viser ikke Forfalte innkjøp og deler av Innkjøp som forfaller, hvis rettighetene i Tilgangsrettighetene er begrenset til Bare søk etter egne attestasjoner.
I snarveien kommer man ved for eksempel å klikke Finn data til Bilagssøk for å sjekke for eksempel leverandørfakturaer som forfaller. I snarveien tas de samme opplysninger med som i søk åpne fakturaer, dvs. åpne fakturaer som ikke inkluderer ordrer eller ikke avsluttede fakturaer.
For at den omtalte skal synes for brukeren, må man minst ha visningstilgang:
Salg
- Ny salgsfaktura
- Søk salgsfakturaer
Innkjøp
- Ny leverandørfaktura
- Søk fakturaer
Betalingsformidling
- Kontoutskrifter og KID-betalinger
Økonomistyring
- Oppgaver
Resultatoppfølging
Ved hjelp av Resultatoppfølging-snarveien kan man se en sammenligning av data fra resultatregnskap (siste lukkede periode, forrige tilsvarende periode og akkumulert resultat). Fra denne snarveien kan man blant annet gå direkte til Søk Resultatregnskap i Regnskap > Regnskapsrapporter ved å klikke Åpne søk i resultatberegningen.
Hvis bedriften i den eldste åpne regnskapsperioden har lukkede oppfølgingsperioder, hentes opplysningene i snarveien Resultatoppfølging helt fram til den nyeste lukkede oppfølgingsperioden.
Hvis bedriften ikke har lukkede oppfølgingsperioder i den eldste åpne regnskapsperioden, hentes opplysningene i omsetningsoppgaven med de siste MVA-opplysningene for oppgaveperioden. Hvis bedriften allerede har levert omsetningsoppgaven for forrige måned, tas opplysningene fra en tidligere måned. Hvis bedriften ikke har oppfølgingsperioder og ingen opplysninger fås fra omsetningsoppgaven, blir sluttdato siste dato i måneden som er inneværende måned - 2 måneder.
Finansiell oppfølging
Med snarveien Finansiell oppfølgning kan man følge tiltak knyttet til økonomiadministrasjonens status, som når bedriftens siste kontoutskrift har ankommet, når omsetningsoppgaven ble sendt osv.
CRM oppgaver
Snarveien CRM oppgaver lister på forsiden de siste tiltakene (CRM) til kundeadministrasjonen. Funksjonen er nyttig for bedrifter sombenytter kundeadministrasjonen aktivt.
Utviklingen av omsetning og resultat
I snarveien Utviklingen av omsetning og resultat vises et stolpediagram, hvor omsetningen, driftsresultatet, omsetningen (forrige år) samt driftsresultatet (forrige år) presenteres med forskjellige farger. Gjennom tannhjulsikonet i widgeten finnes Grafens innstillinger for den grafiske fremstillingen, hvor man kan definere periodens opplysninger eller kumulative opplysninger som Type grafisk fremstilling. I tillegg kan man krysse av Budsjett og/eller Forrige år som referansedata for den grafiske fremstillingen.
Ubetalte fakturaer
I snarveien Ubetalte sfakturaer vises ubetalte salgsfakturaer som er forretningstransaksjoner, dvs. fakturaer med status Ikke sendt, Delvis betalt og Godkjent. I snarveien kan man gå inn på detaljnivå i Faktura-visningen for salgsfakturaen, eller åpne i HTML eller pDF format ved å velge Vis.
Ubetalte leverandørfakturaer
I snarveien Ubetalte leverandørfakturaer vises ubetalte leverandørfakturaer som har status Ikke avsluttet, Mottatt, Delvis betalt, Godkjent og Attestert. I snarveien kan man gå inn på betalingssiden i visningen Betaling, kontrollere ved å velge Kontrollering eller velge Faktura for å gå inn på detaljnivå.
Logg ut
Ved å på menneske-symbolet øverst i høyre hjørne, kan man velge Logg ut for å logge seg ut av programmet.