Denne siden viser informasjon om EHF (efaktura) og hvordan man sender og mottar efaktura i Procountor.
Hva er en EHF?
EHF, ofte referert til som eFaktura, er et elektronisk handelsformat som definerer standarden for elektronisk forsendelse av dokumenter. For mottak og forsendelse av faktura er EHF det mest moderne, pålitelig og kostnadseffektive alternativet i dagens marked. Det som er karakteristisk for en EHF-faktura er at den er hel-automatisk, og krever ingen tolking siden all informasjon vedr. fakturaen ligger kryptert i fakturafilen. Ved fakturering mellom bedrifter kan en EHF-faktura overføres automatisk fra fakturaavsenderens eller tjenestetilbyderens system til mottakerens økonomisystem eller et annet system.
Fra Procountor kan man sende og/eller motta EHF-fakturaer dersom opplysningene om avsenderen og mottakeren av en EHF-faktura er registrert i ELMA-registeret. Det norske ELMA-registeret inneholder en oversikt over mottakere som kan motta fakturaer i EHF-format når fakturaen sendes i formatet for CEF eDelivery (PEPPOL) format.
Les mer om ELMA-registeret
Les mer om EHF og EHF-infrastruktur
Mottak
Hvorfor?
Den som får den aller største nytten av EHF-faktura er fakturamottakeren. Fakturaen registreres automatisk i systemet Mottatt, som betyr at det ikke er behov for manuell lagring. Regnskapsposteringer blir generert automatisk for fakturaen på standardkontoene for salg. Dersom bedriftens Org.nummer tilsier at en faktura skal matches mot forretningspartnerregisteret, kan også Forretningspartnerspesifikke standardkontoer brukes.
Ved hjelp av produktkode kan produktopplysninger i en leverandørfaktura som har blitt mottatt som en EHF-faktura, automatisk matches mot et produkt som er lagret i innkjøpsproduktregisteret. Dette krever at samme kode er brukt både på fakturaen og i registeret. Ellers kan man manuelt matche en fakturarad mot produktregisteret ved å klikke Match rad mot produktregisteret. Knappen er aktiv på leverandørfakturaer som har blitt mottatt som eFaktura og via skanningtjeneste, når de har status Mottatt.
Dersom godkjenningsrunde for leverandørfakturaer er i bruk, vil det automatisk bli sendt en e-postmelding til den første attestasjonsansvarlige om den mottatte fakturaen.
Bildet av fakturaen som har blitt mottatt som en EHF-faktura, kan ses i Procountor som fakturaens vedleggsfil. Procountor kan også motta EHF-fakturaer som inneholder flere vedleggsfiler (for eksempel separate PDF-filer med fakturabilde og mer nøyaktig fakturaspesifikasjon).
Skulle datoen på eFakturaen falle under en lukket regnskapsperiode, blir fakturadatoen endret til neste åpne dato. Forfallsdatoen blir isåfall ikke endret.
Hvordan?
Om du ønsker å motta EHF-fakturaer, ta kontakt med deres egne leverandører og informer dem om bedriftens EHF-fakturaadresse = organisasjonsnummeret til firma. EHF-fakturanummer til bedriften finnes under punkt Administrasjon/Bedriftsopplysninger/E-faktura- og skanningsleverandøradresser.
For å varsle deres leverandører om at bedriften kan motta EHF-faktura kan det sendes ut et leverandørbrev med fakturaadresse. Mal for leverandørbrev kan lastes ned her.
Sending
Hvorfor?
Det er enkelt å sende EHF-fakturaer. Fakturaen sendes raskt til mottakeren og er alltid korrekt uten manuelle faser. Stadig flere kunder ønsker å motta fakturaer i elektronisk format, og derfor kan det være bra å imøtekomme kundens ønsker. Det er mulig å legge en eller flere vedleggsfiler ved eFakturaer som sendes fra Procountor.
Hvordan?
For å kunne sende eFakturaer til egne kunder, bør man aller først finne ut hva mottakerens EHF-fakturanummer er. Når mottakerens EHF-fakturanummer er allerede kjent, velg EHF-faktura som fakturakanal og skriv EHF-adressen i feltet EHF-fakturaadresse. Fakturakanal kan velges enten i fakturavisningen eller ved å fylle ut EHF-fakturaopplysningene i Forretningspartnerregisteret.
I Procountor består mottakerens EHF-fakturaadresse kun av selve EHF-fakturaadressen, som er bedriftens organisasjonsnummer.
Med hvem?
Man kan søke etter bedrifter i ELMA-registeret. Du kan søke etter denne informasjonen ved oppretting av forretningspartnere, og du kan også ta direkte kontakt med din kunde og spørre om de er forberedt på å motta EHF-fakturaer.