De situasjoner, hvor man må godtgjøre og/eller tilbakebetale en innkommet betaling, er forskjellige avhengig av fakturaens status og hva som er avtalt med kunden om godtgjørelse og håndtering av penger.

Kreditnota-funksjon

I Spesialtilfeller for Salgsfakturaer finnes knappen Skriv en kreditnota, som starter Kreditnota-funksjonen. Denne funksjonen kan også finnes inne på faktura ved å velge Rediger > Skriv en kreditnota.

Funksjonen lager en kreditnota av en salgsfaktura, som ellers er identisk med den originale fakturaen når det gjelder fakturarader unntatt et den er negativ. I Tilleggsopplysninger-feltet for fakturaen finnes opplysninger om hvilken faktura kreditnotaen er knyttet til. Konteringen av kreditnotaen genereres i samsvar med standardverdiene.

Kreditnotaen åpnes på skjermen med status Ikke avsluttet, og det er dermed mulig å redigere den. Når fakturaen godkjennes, åpnes godkjenning-siden for kreditnotaen, hvor man definerer betalingsdato for fakturaer, betalingsmåte, posteringsspesifikasjoner og sending av en kreditnota.

Det krysses av i feltet Skal fakturaene settes i status betalt et annet sted, hvis man ønsker å sette den originale fakturaen og kreditnotaen i Betalt et annet sted -status. Som betalingstransaksjonens beløp kommer beløpet på kreditnotaen. I Betalingsdato-feltet velges ønsket betalingsdato. I rullegardinmenyen Betalingsmåte velges tilleggsopplysninger for betalingstransaksjonen. Som posteringsspesifikasjon lagres om standard kreditnotaens nummer, hvor teksten kan redigeres. De lagrede opplysningene om betalingstransaksjonen brukes både på den originale fakturaen og kreditnotaen.

Det krysses av i Skal kreditnota sendes -feltet, hvis man ønsker å sende den opprettede kreditnotaen til kunden.

Ulike scenarioer relatert til kreditnota

Under følger en rekke alternative scenarioer for hvordan man skal behandle kreditnota i Procountor.

1. Fakturaen kan annulleres

Når en faktura har status Ikke avsluttet eller Ikke sendt (ikke hvis fakturakanalen er Sendes ikke) kan den annulleres på salgsfakturaen ved å klikke Rediger > Annuller. Da slettes posteringene for fakturaen.

2. Fakturaen kan ikke annulleres, men fakturaen er ikke betalt.

Hvis en faktura har en status, som gjør at den ikke lenger kan annulleres, må det opprettes en kreditnota. Den enkleste måten å lage en kreditnota på er å bruke Kreditnota-funksjonen.

En kreditnota som tilsvarer den originale fakturaen kan lages ved å klikke Kopier på Salgsfaktura-siden. Bilagstypen eller Forretningspartneren endres ikke når fakturaen kopieres, og da genereres med unntak av fakturanummeret, KID-nummeret, fakturadatoen og forfallsdatoen en identisk faktura med status Ikke avsluttet. På fakturaradene gjøres verdiene i Antall-feltene negative. Ved å gjøre antallet, men ikke prisen, negativt sikrer man at produktantallene og summene er riktige i rapportene.

En salgsfaktura er som standard bokført i regnskapet med Kundefordringer i debet og Salg i kredit. På kreditnotaen blir standard postering Salg i debet og Kundefordringer i kredit. Denne posteringen korrigerer også merverdiavgiften for salg, hvis fakturaen inneholder merverdiavgift.

Hvis det er avtalt med kunden, sendes en kreditnota til kunden. Både salgsfakturaen og kreditnotaen kvitteres som betalt med Spesialtilfeller-funksjonen for salgsfakturaer. Før kvittering av fakturaene bør man sjekke i Forsendelseslisten i Søk bilag at fakturaene ikke venter på å bli sendt, hvis man ønsker å sende dem.

3. Fakturaen er betalt, men beløpet tilbakebetales ikke.

Det er avtalt med kunden at en betalt feilaktig faktura krediteres og kunden trekker fra det ekstra betalte beløpet i sin neste betaling. Først opprettes en kreditnota med Rediger > Skriv en kreditnota-funksjonen eller som beskrevet under punktet Fakturaen kan ikke annulleres, men fakturaen er ikke betalt og sendes til kunden.

Når kunden i sin betaling trekker fra kreditnotaen, kvitteres denne som brukt med Spesialtilfeller-funksjonen for salgsfakturaer. Fakturaen, som kreditnotaen er trukket fra, har etter matching av fakturaen status Delvis betalt og den kvitteres som endelig betalt med Spesialtilfeller-funksjonen for salgsfakturaer.

I regnskapet er den første salgsfakturaen bokført med Kundefordringer i debet og Salg i kredit. Når en betaling er matchet mot denne, er det blitt generert en postering med Bankkonto i debet og Kundefordringer i kredit. Kreditnotaen er bokført med Salg i debet og Kundefordringer i kredit. En ny salgsfaktura bokført med Kundefordringer i debet og Salg i kredit. Det er matchet en betaling mot denne med et beløp som tilsvarer fakturabeløpet fratrukket beløpet på kreditnotaen og bokført på kontoutskriften med Bankkonto i debet og Pengeoverføringer og avstemminger i kredit samt som KID-betaling med Pengeoverføringer og avstemming i debet og Kundefordringer i kredit. Sluttresultatet blir at saldoene på kontoene Bankkonto og Salg har økt tilsvarende beløpet på den nye salgsfakturaen.

4. Fakturaen er betalt og beløpet tilbakebetales

Det er avtalt med kunden at en betalt feilaktig faktura krediteres og pengene tilbakebetales til kunden. Først opprettes en kreditnota med Rediger > Skriv en kreditnota-funksjonen eller som beskrevet under punktet Fakturaen kan ikke annulleres, men fakturaen er ikke betalt og sendes til kunden. Kreditnotaen kvitteres som betalt med Spesialtilfeller-funksjonen for salgsfakturaer.

Deretter opprettes en avgiftsfri leverandørfaktura med et totalbeløp som tilsvarer pengebeløpet som skal tilbakebetales, og dette konteres med Kundefordringer i debet og Betalingsformidlingskonto i kredit. Med tanke på slike leverandørfakturaer, lønner det seg å opprette et produkt i produktregisteret, som har fått definert en bestemt standardkonto og med MVA 0 %. Ved å bruke denne blir konteringen og MVA-beløpene automatisk riktige og i rapporten skiller dette produktet seg fra normale innkjøp.

Den opprettede leverandørfakturaen betales til kunden og den bokføres fra kontoutskriften som betalt med Betalingsformidlingskonto i debet og Bankkonto i kredit.

I regnskapet er salgsfakturaen bokført med Kundefordringer i debet og Salg i kredit. Når en betaling er matchet mot denne, er det blitt generert en postering med Bankkonto i debet og Kundefordringer i kredit. Kreditnotaen er bokført med Salg i debet og Kundefordringer i kredit. Leverandørfakturaen er bokført med Kundefordringer i debet og Betalingsformidlingskonto i kredit. Betalingen er bokført med Betalingsformidlingskonto i debet og Bankkonto i kredit. Som følge av disse bokføringene er ingen saldo på noen konto endret.

5. Fakturaen er betalt to ganger, men beløpet tilbakebetales ikke.

Kunden har betalt samme faktura to ganger og det er avtalt med kunden at kunden trekker fra den ekstra betalingen i neste betaling.

Fakturaen, som den ekstra betalingen er trukket fra, har etter matching av fakturaen status Delvis betalt og den kvitteres som endelig betalt ved å matche den tidligere betalingen mot denne, og ved å fjerne den ekstra betalingen via Matching funksjonen.

Den ekstra betalingen kan trekkes ifra på neste faktura for kunden etter avtale.

6. Fakturaen er betalt to ganger og beløpet tilbakebetales

Kunden har betalt samme faktura to ganger og det er avtalt med kunden at pengene tilbakebetales til kunden.

Det opprettes og betales en avgiftsfri leverandørfaktura som konteres med Kundefordringer i debet og Betalingsformidlingskonto i kredit, som under punktet Fakturaen er betalt og beløpet tilbakebetales.

I regnskapet er salgsfakturaen bokført med Kundefordringer i debet og Salg i kredit. Når en betaling er matchet mot denne, er det blitt generert posteringer på kontoutskriften med Bankkonto i debet og Pengeoverføringer og avstemminger i kredit samt som KID-betaling med Pengeoverføringer og avstemming i debet og Kundefordringer i kredit. En ny betaling har generert bokføringer på kontoutskriften med Bankkonto i debet og Pengeoverføringer og avstemminger i kredit samt som KID-betaling med Pengeoverføringer og avstemming i debet og Kundefordringer i kredit. Leverandørfakturaen er bokført med Kundefordringer i debet og Betalingsformidlingskonto i kredit. Betalingen er bokført med Betalingsformidlingskonto i debet og Bankkonto i kredit. Som følge av disse bokføringene er saldoene på kontoene Bankkonto og Salg økt tilsvarende beløpet på salgsfakturaen.